Как контролировать численность бухгалтерии

Мне точно нужно столько сотрудников?

Иногда у предпринимателя встает вопрос, а действительно компании нужно столько сотрудников, сколько имеется сейчас? 

Часто этот вопрос может возникать в отделе бухгалтерии, т.к. бухгалтерия для компании — расходы, которые не приносят прибыль (не берем в расчет налоговые оптимизации —  это зона ответственности налоговых консультантов, а не бухгалтеров).

Если прийти с этим запросом к главному бухгалтеру, то он скажет, что сейчас в бухгалтерии все ок и если кого-то убрать, то качество процессов станет хуже и начнутся косяки.

Но как проверить то, что говорит главный бухгалтер? И на каком основании он делает свой вывод? На основе своего опыта и ощущений? Но в бизнесе процессы строятся на регламентах, планировании и расчетах. Как быть?

Ресурсное планирование

В этой ситуации нужно использовать ресурсное планирование. Например, его используют производственные компании, когда планируют загрузку на производственные линии. 

У компании есть точное понимание, что для производства 100 единиц продукции необходимо: 

• 100 единиц ресурсов.
• 200 единиц электричества
• 300 единиц человеко-часов.

Для планирования ресурсов любой компании можно использовать тот же принцип.

Например, вы хотите знать, сколько менеджеров по продажам вам необходимо. Для этого нужно понять следующее:

1. Какие функции для компании производят менеджеры: точно описать их функционал.

2. Измерить среднее время, которое затрачивает менеджер по продажам на выполнение одной функции.

3. Измерить среднее количество функций за отчетный период (месяц).

Далее берутся все функции и умножается среднее время выполнения одной функции на количество функций.

По итогу вы получите планируемую нагрузку на менеджера по продажам.

Например, менеджер по продажам делает:

1. Подготовка коммерческого предложения (КП). Среднее время подготовки = 10 минут. Количество КП в месяц = 100 единиц.

2. Обзвон клиентов. Среднее время одного обзвона = 10 минут. Количество обзвонов в месяц = 200 единиц.

3. Составление отчета. Среднее время на подготовку отчета = 60 минут. Количество отчетов в месяц = 4 единицы.

• Нагрузка менеджера по продажам = 10/60 × 100 + 10/60 × 200 + 60/60 × 4 = 16,66 + 33,33 + 4 = 54 часа в месяц.

Если каждая операция происходит шаблонно, по скрипту, как на заводе, то оценивать время таким способом можно с хорошей точностью. Если ваши процессы не стандартизированы, как на заводе. То среднее время на 1 операцию может значительно отличаться. 

Также стоит учесть, что возможно появление незапланированных задач, которые также повышают нагрузку на персонал. Оптимально, чтобы количество времени на незапланированные задачи составляло до 20% от времени на полезную работу сотрудника.

Нагрузка менеджера в месяц получилась в 54 часа в месяц. Сотрудник может работать в месяц эффективно около 135 часов с учетом, если в месяце 21 рабочий день с 8 часовым рабочим днем (21 × 8 = 168 часов). Работать все 8 часов эффективно маловероятно, но возможно.

Поэтому в управлении человеческими ресурсами ввели показатель, который показывает эффективность работы сотрудников — утилизация. Измеряется он путем деления часов полезной работы на общее доступное количество времени для сотрудника и результат деления умножается на 100%. В нашем случае:

• Утилизация = 54 / 168 × 100% = 32%

Большинство компаний стремятся к показателю 75-80%, это как раз соответствует загрузке в ~130 часов в месяц.

В идеале нужно измерять нагрузку на персонал, используя менеджеры задач (таск-трекеры: Битрикс24, Мегаплан и т.п.) с функцией отслеживания затраченного времени на задачу. Либо использовать таймшиты. 

Если у вас 5 менеджеров по продажам, которые загружены по 54 часа в месяц каждый, то возможно сократить их количество до 2-х. Нагрузка на каждого составит по 54 × 5/2 = 135 часов. Менеджеры будут плотно загружены, поэтому вероятно придется распределить нагрузку по 3-м менеджерам.

В итоге вы сократите расходы на ФОТ в 1,5-2,5 раза. 

Правда, не всегда работает такая прямая линейная зависимость, особенно там, где нужно создавать новое (креативные специальности: IT, реклама, маркетинг, продукт).

Как оценить нагрузку в бухгалтерии

Базово все процессы в бухгалтерии можно поделить на следующие составляющие:

1. Обработка документов.
   Большую часть времени в бухгалтерии занимает обработка и ввод документов. Около 50-60% времени бухгалтера уходит на обработку документов.

2. Подготовка отчетности и расчет зарплаты.
   Около 30-40% времени уходит на подготовку отчетности и расчет зарплаты.

3. Взаимодействие с госами, банками.
   Около 0-10% времени уходит на взаимодействие с госорганами, банком, контрагентами.

Это примерный порядок времени нагрузки 1 бухгалтера на выполнение им функций бухгалтерии, если сотрудник будет загружен под 100%.

Если бухгалтерия поделена по участкам, то расчет нагрузки становится сложнее.

В некоторых случаях может уходить гораздо больше времени на тот или иной вид работ:

1. Если есть товарная учетная система и не настроена синхронизация между 1С и товарной учетной системой.
   Бухгалтерии придется руками перебивать данные, что значительно повышает трудозатраты на обработку документов.

2. Если компания использует старую 1С, есть доработки 1С или ручные исправления в 1С.
   Бухгалтеру может потребоваться больше времени, чтобы подготовить отчетность, т.к. потребуется «возиться с 1С».

3. Если у компании много кадрового документооборота и сложный вид расчета зарплаты.
   У бухгалтера может уходить больше времени на расчет зарплат и других выплат по сотрудникам.

4. Если компания взаимодействует с «сомнительными» контрагентами и у компании не настроен регламент по хранению правильно оформленных документов.
   В этой ситуации у бухгалтера может уходить много времени на взаимодействие с госами и поиск документов.

Оценить точные времязатраты бухгалтера на выполнение функций проблематично без углубленных знаний бухгалтерии и понимания специфики ведения учета конкретно в текущей компании.

Но можно оценить среднее по больнице и измерить нагрузку бухгалтерии на основе количества документов и количества сотрудников.

Например:

1. На обработку 1 бумажного документа с 5 позициями номенклатуры уходит 8 минут бухгалтера с учетом всех действий с документом: получение документа от менеджера, первичный анализ документа, сканирование, ввод в 1С, архивирование. Если вы используете ЭДО, то на обработку 1 документа уходит около 4 минут. 

2. На расчет зарплаты и оформление кадровых документов по сотруднику уходит 30 минут на 1 сотрудника — это среднее по больнице. Показатель зависит от множества факторов.

Если считать документы без привязки к количеству номенклатуры, то может сложиться ситуация, когда за месяц проходит 20 документов, но в каждом документе по 300 позиций номенклатуры — трудозатраты на обработку документов будут большими. Поэтому нужно принять некоторое количество позиций номенклатуры в одном документе, чтобы привести все документы к единой норме.

По расчету зарплаты сложнее. Т.к. на времязатраты по расчету зарплаты влияют настройки 1С, количество кадрового документооборота, кадровая текучка, дополнительные выплаты по персоналу.

Иногда, один бухгалтер может считать зарплату и делать отчетность по 400 сотрудникам, а иногда еле справляется с 150 сотрудниками.

На подготовку налоговой отчетности и взаимодействие с госорганами также влияет множество факторов. Система налогообложения, настройки и доработки 1С, состояние учета в 1С, контрагенты компании, показатели налоговой нагрузки.

По нашим данным в среднем на ведение компании на ОСН с 1000 документами в месяц будет уходить около 40 часов главного бухгалтера. В отчетный период около 40 часов дополнительно —  около 80 часов главного бухгалтера в отчетный месяц. 

На основе этих цифр вы можете прикинуть примерную нагрузку в вашей бухгалтерии.

Предположим, что есть компания на ОСН с 1000 документами в месяц и 100 сотрудниками в штате.

Итого:

1. На обработку документов = 8/60 × 1000 = 135 часов ежемесячно

2. На подготовку отчетности и закрытие периодов = 40 часов ежемесячно и дополнительно 40 часов в отчетный период.

3. На расчет зарплаты и подготовку отчетности = 30/60 × 100 = 50 часов ежемесячно.

Общая нагрузка получается порядка 225 часов в месяц. Это очень примерный расчет, но который может дать примерный порядок нагрузки.

Если у вас компания примерно такого размера, а функционал бухгалтерии выполняют больше 2-х человек, то стоит измерить реальную эффективность труда штатного отдела бухгалтерии.

Возможно, ваш отдел бухгалтерии раздут и в нем можно оптимизировать процессы: доработать 1С, перейти на ЭДО, обновить 1С, повысить эффективность обработки документов.

Итого

Измеряйте утилизацию человеческих ресурсов и используйте ресурсное планирование, чтобы контролировать раздутость штата. На масштабах компании в несколько десятков сотрудников уже можно найти резервы по оптимизации ФОТ, чтобы уменьшить постоянные расходы компании.