Как контролировать работу бухгалтерии

Часто бухгалтерия для предпринимателей — это темный лес, который хочется на кого-нибудь «скинуть», чтобы вообще не видеть, что там делает бухгалтер, главное чтобы не трогала налоговая и сумма налогов была удовлетворительной.

Оставить важный бизнес-процесс компании на самотек без должного контроля —  одна из самых частых ошибок в ведении бизнеса.

Даже, если вы ищете бухгалтера в штат или передаете бухгалтерию на аутсорсинг у вас в обязательном порядке должны быть точки контроля по которым вы будете контролировать результат и понимать, что с вашей бухгалтерией все в порядке.

Ошибки и проблемы с бухгалтерией обычно обнаруживаются с отложенным эффектом. 

Например, бухгалтер сделал ошибку из-за которой у компании потом будет больше налогов или штраф от налоговой. В течение 2 лет ошибку не видно, налоговая не трогает, все хорошо. Бухгалтер уволился и ушел в другую компанию. Пришел другой бухгалтер и тут приходит требование от налоговой. Обнаруживается косяк и разгребать придется уже новому бухгалтеру.

Если вы платите «приятную» для себя сумму налога и вас не трогает ФНС, то это не значит, что в вашей бухгалтерии все в порядке и налоговая не начнет проверять вашу компанию через год или два.

Эта статья краткая инструкция для предпринимателя по контролю бухгалтерии без знания бухгалтерии.

Контроль учетной системы

Бухгалтерия должна использовать облачную 1С

Облачная 1С —  это 1С, которая расположена на сервере в дата-центре, а все сотрудники подключаются к 1С через интернет. 

Таким образом, у вас не будет привязанности к определенному компьютеру и вероятность потерять данные будет низкой.

Используйте облако, это удобнее и дешевле, чем делать собственный сервер на арендованном или собственном сервере особенно для небольших компаний. Есть множество сервисов, которые предоставляют облачные 1С: 1С Fresh, Рарус, Scloud и другие. Перед выбором сервиса внимательно изучите ограничения и условия.

Мы использовали 1C Fresh, но при больших размерах базы он начинал сильно тормозить, поэтому переехали на собственный выделенный сервер в дата-центре.

Если у вас тяжелая база 1С, то арендуйте выделенный сервер с 1С — это ваш сервер, где расположена ваша база 1С к которой можно подключиться через интернет. Например, мы пользуемся услугами Efsol — подрядчик разместил 1С на выделенном сервере в дата-центре уровня Tier III (лучший класс надежности) и мы имеем полный доступ к 1С и возможностям ее изменения и настройки.

Покупать железо и делать собственный сервер в дата-центре — дорогой вариант с точки зрения капитальных вложений. Такой вариант подойдет крупным компаниям, которым нужна собственная IT инфраструктура.

Обновляйте 1С и используйте последние версии 1С

Если вы не обновляете 1С, то вы можете упустить важные изменения в законодательстве, которые могут повлиять на сумму налогов компании.

Если вы используете облачную 1С, то обновление 1С происходит автоматически с помощью сил сервиса. Если вы разместили 1С на собственном сервере, то обновлять 1С скорей всего придется самостоятельно.

Бухгалтерия должна делать копии бухгалтерской базы (бэкапы)

Бэкап — это как сохранение уровня в игре. Если бухгалтерия не будет делать периодические сохранения, то есть вероятность, что данные будут безвозвратно утеряны, либо придется потратить много сил и средств, чтобы вернуться к прошлой версии. 

В этом случае у компании могут возникнуть сотни тысяч и миллионы рублей дополнительных расходов на восстановление учета.

Делайте бэкапы каждый день, каждую неделю, месяц, квартал и год. Настройте автоматическое создание бэкапов и копирование данных на независимые отказоустойчивые сервера. Например, 1 бэкап сохраняется на сервер, где находятся базы 1С, а второй бэкап на другой сервер, где хранятся корпоративные данные компании.

Если нет возможности настроить подготовку бэкапов программистами, то ставьте задачу бухгалтеру (это легко сделать по инструкции в интернете) руками выгружать базу каждую неделю и сохранять ее в облако в корпоративное хранилище (это может быть Яндекс.Диск, Google Диск или любой другой инструмент).

Можете сделать регламент: бухгалтер делает бэкап, скидывает бэкап в папку на Яндекс Диск и затем скидывает вам ссылку на этот бэкап.

Также можете тестово разворачивать бэкап, чтобы проверить, что бухгалтер делает все правильно.

Контролируйте

1. Используйте облачную 1С — это надежнее, удобнее и дешевле. Либо используйте собственную 1С на выделенном сервере в дата-центре.

2. Обновляйте 1С.

3. Контролируйте создание бэкапов баз 1С бухгалтерией.

#FORMSUBCRIBE_SENDPULSE_ID_1340648#

Контроль первички

Первичка — база бухгалтерского учета и вашей суммы налога. Все налоги рассчитываются на основе документов. Если нет документа, то вы не сможете подтвердить расход и уменьшить налоги.

При этом документы должны быть правильно оформлены: должны быть все необходимые реквизиты, подписи и печати со стороны заказчика и исполнителя.

Если у вас не настроен ЭДО, то вам придется подключать курьеров и почту, чтобы отправить оригиналы документов контрагенту — часто бухгалтерия этим пренебрегает, т.к. это дополнительные расходы для компании и «телодвижения» для бухгалтерии. 

А для компании пренебрежение в получении оригинала документов — дополнительный риск. Контрагент может уйти с рынка или не захотеть давать документ еще раз, если к вам придет налоговая и запросит документы, которых у вас не окажется.

Также бумажные документы потребуется архивировать в папки по строгому регламенту, чтобы в дальнейшем можно было найти нужный документ с наименьшими затратами по времени.

Если вы используете ЭДО вы лишены этих проблем: подписать документы можно в несколько кликов, стоимость подписания составляет примерно 50 рублей (вместо 300 по почте или курьером) и вы сможете легко найти документ в случае необходимости (благодаря фильтрам).

Также вы будете видеть все документы, которые подписаны и которые ждут своей подписи.

Если вы используете бумажные документы, то потребуется ручными методами контролировать корректность оформленных документов.

Реестр корректно оформленных документов

1. Получен оригинал и на нем присутствуют все подписи и печати сторон

2. Все реквизиты корректные

1. Контрагент
   

2. Сумма

3. Дата

4. Номер документа

5. Папка в стеллаже документов — необходимо отмечать в какую папку положили документ, чтобы в дальнейшем было просто его найти.

Документы составляются накопленным эффектом. Т.е. вносятся все корректно оформленные документы (КОД) с начала деятельности компании. Далее формируется итоговая сумма по всем КОД.

После этого вы просите бухгалтера составить список всех транзакций с контрагентами (все оплаты поставщикам).

Если между этими списками есть различия (по суммам), то это значит, что есть документы, которые неправильно оформлены, либо документы вообще не получены. 

В этом случае вы ставите задачу на бухгалтера, чтобы он получил все недостающие корректные документы или поставил задачи ответственным сотрудникам в получении документов в зависимости от того, как выстроены процессы в вашей компании.

Такой механизм можно реализовать в excel, Google Таблицах или 1С. Смотря, как захочет решить задачу ваш бухгалтер (лучше конечно делать в 1С, так точность будет выше).

Что контролировать

1. Каждый месяц запрашивайте список корректно оформленных документов с столбцами таблицы: контрагент, сумма, дата, номер документа, папка в стеллаже
   Каждая строка — отдельный документ.

2. Сверяйте сумму по всем КОД с суммами оплат поставщикам. Если есть расхождения в суммах, значит получены не все оригиналы документов или есть некорректно оформленные документы.

3. Делайте выборочную проверку по документам. Запросите документы по нескольким случайным строчкам, чтобы удостовериться, что документы можно квалифицировать, как корректно оформленные (оформлены все подписи и печати).

Контроль бухгалтерии

Ежемесячный контроль суммы налогов

Бухгалтер должен ежемесячно рассчитывать сумму налога и составлять список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налога к уплате.

Вид ежемесячного отчета бухгалтера по сумме налога, которую мы отправляем нашим клиентам.

Это позволит вам спрогнозировать размер налога и заранее подготовить необходимые суммы. Если вы вовремя не заплатите налоги, то вам будут начислять пени.

Также ежемесячная сумма будет являться «отчетом» бухгалтера, что он провел в базе 1С все необходимые действия и закрыл месяц. 

Закрытие месяца — автоматическая операция в 1С, которая рассчитывает себестоимость продукции или услуг, прибыль, суммы налогов к уплате. Чтобы провести закрытие корректно необходимо правильно ввести все первичные документы и учесть все операции.

Закрытие месяца можно проводить несколько раз. Например, бухгалтер сделал закрытие месяца, предоставил вам текущую сумму налога к уплате и список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налогов. 

После того, как вы соберете документы, бухгалтер вводит их в 1С и делает закрытие месяца снова — получает обновленную сумму налога к уплате (как правило меньше) и новый список документов, если некоторые документы не были предоставлены.

Эти итерации в идеале нужно повторять пока вы не соберете все необходимые документы для бухгалтера.

Что контролировать

1. Ваш бухгалтер должен ежемесячно предоставлять текущую сумму налога к уплате.

2. Ваш бухгалтер должен ежемесячно предоставлять список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налога к уплате.

Если ваш бухгалтер делает эти операции, то это означает, что он работает)

Сверка управленческих, бухгалтерских и налоговых данных

При предоставлении бухгалтерией своего отчета за месяц вы должны сравнить его с вашей управленческой отчетностью. По сути свести данные бухгалтерии со своей P&L — отчетом прибылей и убытков (profits & loses).

Вам нужно взять данные из excel, сервиса для ведения управленческого учета (Финолог, Планфакт и т.п.), либо данные из 1С, которая предназначена для управленческого учета. И сравнить их с данными бухгалтерии.

Например, по вашим данным P&L получается, что у вас 100 рублей доходов и 50 рублей расходов. Далее вы берете отчет бухгалтерии и сверяете данные бухгалтерии с вашими. 

Если вы находите расхождения в суммах дохода и расхода — смело задавайте вопросы бухгалтерии. Бухгалтерия должна объяснить, почему по вашим отчетам у вас получилось 100 рублей доходов и 50 рублей расходов, а у бухгалтерии получилось 80 рублей доходов и 20 рублей расходов. 

Однако учитывайте, что бухгалтерия учитывает только официальные данные, которые прошли по документам (по первичке и банковским выпискам). Если у вас есть «серые операции», то их следует заранее исключить перед сравнением данных от бухгалтерии.

Также следует сверять данные по cashflow (поток денег дословно). Это входящий и исходящий поток денег, которые проходят через вашу компанию (ДДС). Вы также можете сравнить эти данные с суммами, которые бухгалтерия проводит через банковскую выписку и кассу.

Эта сверка позволит выявить все ли учла бухгалтерия и нет ли левого потока денег. Особенно актуально, если право на подпись платежных поручений есть у бухгалтерии.

Что контролировать

1. Сверяйте данные, которые предоставляет бухгалтерия с вашими управленческими данными. Если находите расхождения, то просите уточнить, почему они возникли.

2. Сверяйте данные ДДС по данным бухгалтерии и по вашим данным — это позволит сверить входящий и исходящий поток денег. Если находите расхождения, то также задавайте вопросы.

Сдача отчетности

Бухгалтерия должна составить список отчетности, которую нужно сдавать по вашей компании, а также указать официальные сроки сдачи отчетности и внутренние сроки, которые вам следует утвердить внутри.

Например, мы фиксируем всю отчетность по клиенту в договоре со всеми сроками.

Список отчетности закрепленный в договоре с клиентом.

Таким образом вы сможете точно понять, какую отчетность будет сдавать бухгалтерия и в какие сроки она будет сдавать отчетность.

Также включите в регламент, чтобы бухгалтерия отправляла вам скан отчетности с отметкой о сдаче от налоговой — это показатель, что налоговая приняла отчетность.

Таким образом вы будете знать, что бухгалтерия сдала отчетность вовремя и вам не придут штрафы с блокировкой расчетного счета.

Также в системах электронной сдачи отчетности есть таблица, где указывается, какую отчетность сдала бухгалтерия. Попросите своего бухгалтера показать, как пользоваться этим функционалом (у вас 100% есть такая возможность, если у вас есть ЭЦП для сдачи отчетности).

Интерфейс таблицы сданных отчетов по компании в системе электронной сдачи отчетности.

Что контролировать

1. Поставьте задачу на бухгалтера по составлению всего списка отчетности, которую нужно сдавать по компании. Утвердите внутренние сроки по сдаче отчетности и список отчетности.

2. Проверяйте сданную отчетность в системе электронной сдачи отчетности, которую использует ваша компания (Сбис, Диадок и т.п.). Если не знаете как проверять, то попросите бухгалтерию показать вам, как это сделать.

Сверка с налоговой

Иногда возникает ситуация, когда налоги уплачиваются и отчетность сдается, а у налоговой стоит долг по компании — как-будто компания не платила налоги. Это может быть техническая и/или человеческая ошибка, как со стороны бухгалтерии, так и со стороны налоговой.

Поэтому важно периодически отправлять запрос в налоговую, чтобы удостовериться, что все налоги правильно учитываются в налоговой и у компании нет задолженности.

Проводить такую операцию достаточно 1 раз в квартал, спустя 20 рабочих дней после уплаты квартальных налогов.

Пример справки по уплаченным налогам компании из ФНС.

Что контролировать

1. Поставьте задачу на бухгалтерию по предоставлению сверки с налоговой каждый квартал. Контролируйте, чтобы не было задолженности. Заказать справку можно в системе сдачи отчетности (через ЭДО). Поэтому у бухгалтера это не займет много времени.

Отрицательные остатки

Отрицательные остатки — «краснота в 1С». Рано или поздно вы столкнетесь с этим выражением со стороны своей бухгалтерии, особенно, если у вас торговая или производственная компания.

Выражение «красные остатки» — означает, что компания реализовала или потратила то, чего у компании по данным 1С не было. Например, вы продали 20 единиц товара, хотя в 1С на складе было всего 10 единиц (остаток -10 единиц). Или вы купили товар за 10 000 рублей, хотя у вас всего 5 000 рублей на счету.

Самая частая ситуация — продали товар, который по факту не учтен в 1С. Это означает, что в 1С не введены документы, которые учитывают этот товар. Соответственно не учтены расходы с этих товаров и НДС, а это повышение налогов к уплате.

Если после закрытия месяца у вас возникают отрицательные остатки — это звоночек. Значит, документы куда-то пропали, либо их не донесли менеджеры, либо бухгалтерия их не ввела. В любом случае, если не найти документы с товаром, то у вас возрастает налоговая нагрузка.

Если у вас торговая компания, то желательно, чтобы документы по получению товаров и материалов вводились по факту получения. Т.е. пришла поставка товара — документ с товаром сразу занесли в учетную систему, чтобы в учетной системе были корректные остатки по товарам.

Может возникнуть ситуация, когда товар по факту есть (10 единиц на складе), а в учетной системе показывается, что товара нет (0 единиц). Т.к. ответственный сотрудник за внесение документов еще не внес их в учетную систему. 

Вам звонит покупатель и просит продать товар, который еще не занесен в учетную систему. Ваш менеджер на основе данных из учетной системы сообщает, что этого товара пока нет. Ваш покупатель уходит к конкуренту, т.к. вы не можете продать товар клиенту, которого нет в учетной системе, хотя товар фактически на складе есть.

Еще раз:

1. Из-за отрицательных остатков вы платите больше налогов.

2. Из-за неоперативного ввода документов с товарами в учетную систему вы можете потерять клиентов.

Что контролировать

1. После закрытия месяца бухгалтерией запрашивайте данные по остаткам. Либо попросите бухгалтерию показать, где можно самостоятельно посмотреть остатки — поможет контролировать работу склада. Если вы будете уплачивать налоги, а у вас будут отрицательные остатки, то это означает, что вы переплатите налоги.
   
   
   Раздел в интерфейсе 1С, который показывает остатки на складе.
2. Настройте регламент по внесению первичных документов в учетную систему с товарами в момент получения товара — это касается программы, которую вы используете для контроля товаров. Если окажется, что клиенту нужен товар, а его нет в учетной системе, потому что первичка медленно вводится в программу (а на самом деле товар есть), то вы потеряете клиента, т.к. он скорей всего уйдет к конкурентам.
   

Итого

Кратко вы должны контролировать бухгалтерию следующим образом:

1. Ваша бухгалтерия должна использовать 1С в облаке (свой сервер в дата-центре или облачный сервис с 1С). Так данные будут надежно сохранены, а у вас будет доступ в 1С 24/7.

2. Бухгалтерия должна использовать последние версии 1С и регулярно делать резервное копирование баз 1С. Хотя бы каждую неделю и каждый раз после сдачи отчетности.

3. Бухгалтерия должна вести реестр корректно оформленных бумажных документов и отчитываться о всех документах, которые некорректно оформлены. Корректно оформленные документы залог безопасности вашей компании перед налоговой проверкой.

4. Бухгалтерия должна каждый месяц направлять таблицу с рассчитанной суммой налога на данный момент и списком документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить сумму налога.

5. Сверяйте данные, которые предоставляет бухгалтерия с данными управленческого учета. Если находите расхождения в суммах доходов и расходов, то задавайте вопросы. Особенно уделите внимание потоку денег, если вы передавали право подписи на бухгалтерию.

6. Бухгалтерия должна составить список отчетности по компании и согласовать с вами внутренние сроки сдачи. Проверяйте сданную отчетность в системе электронной сдачи отчетности (СБИС, Диадок и т.п.)

7. Бухгалтерия должна периодически делать сверку с налоговой. Например, согласуйте подготовку сверки с бюджетом каждый квартал.

8. Контролируйте отрицательные остатки, особенно перед уплатой налогов. Если бухгалтерия просит уплатить налог, а в базе отрицательные остатки, то в базе не учтены документы по товарам — значит вы заплатите больше налогов, чем должны.

9. Контролируйте оперативный ввод документов по товарам в учетную систему, чтобы в отделе продаж и на сайте всегда были актуальные остатки по товарам и вы могли предложить клиентам актуальный товар, который есть на складе.