Как работает аутсорсинг бухгалтерии

2 типа аутсорсинговых компаний

Среди аутсорсинговых компаний мы выделяем 2 типа компаний.

Бухгалтерию ведут 1-2 человека — «начальный этап»

Это компании в самом начале развития, когда 1 или 2 человека делают всю работу по бухгалтерии: общаются с клиентами, делает документы, вводят документы, считают зарплату, отправляют отчетность. В общем бухгалтера на все руки мастера.

У таких компаний стоимость услуг ниже, чем в среднем по рынку и клиенты небольших масштабов. Т.к. такое устройство бизнес-процессов позволяет вести небольшие компании, где не требуются узкоспециализированные навыки и специалисты.

Также у таких компаний может не быть менеджеров среднего звена, которые будут управлять проектами из-за небольшого размера таких компаний.

В общем, процессы не выстроены и не поделены на участки, могут возникать ошибки, если будет сложный проект. Если сотрудники начинают нагружаться на 50% и более от теоретической нагрузки, то могут возникать ошибки невнимательности и забывания.

Компании «начального этапа» хороший вариант для микро-компании с 1-2 сотрудниками или ИП с простым видом деятельности.

Если у вас компания с оборотами в десятки млн. рублей в год и более, а также имеется специфика деятельности (НДС, возмещение НДС, льготы, большой объем документооборота, сложная зарплата и т.п.), то лучше выбирать второй тип компаний.

Бухгалтерия-завод

Бухгалтерский завод — это компания, где каждый участок бухгалтерии стоит за определенным сотрудником.

1. Общение с клиентом — первый сотрудник.

2. Подготовка документов — второй сотрудник.

3. Ввод документов — третий сотрудник.

4. Расчет зарплаты — четвертый сотрудник.

5. Подготовка отчетности — пятый сотрудник.

6. И так далее.

Такое распределение процессов характерно для компаний, которые прошли «начальный этап» и теперь могут позволить себе найм сотрудников под каждый участок, найм менеджера среднего звена, который будет всем этим управлять и найм узкоспециализированных специалистов.

Это компании, которые начали стандартизировать процессы и хотят максимально повысить качество и эффективность каждого процесса.

У таких компаний хватает ресурсов, чтобы нанять узкоспециализированных специалистов под каждый участок работ — за счет этого будет достигаться максимальная эффективность и стандартизация качества.

Также в таких компаниях появляется менеджер среднего звена, который управляет линейными сотрудниками — вероятность ошибок и отходов от стандартов становится меньше, чем у компаний первого типа и при нагрузке сотрудников более 50% от теоретической мощности снижается вероятность ошибок.

Такой тип бухгалтерской компании подходит для организаций с оборотами от десятка млн. рублей в год, которым в первую очередь нужно качество и стабильность процессов.

Однако к выбору бухгалтерского завода нужно подходить внимательно. Некоторые компании специализируются на небольших клиентах (обороты в десятки млн. рублей), а некоторые могут работать с малым и средним бизнесом (обороты в сотни млн. рублей и млрд. рублей). 

В зависимости от размера клиента может потребоваться разный формат обслуживания, уровень квалификации персонала и необходимые навыки.

Поэтому лучше уточнить у аутсорсинговой компании с какими клиентами они работают и посмотреть видео-отзывы их клиентов.

Как работает бухгалтерия

Взаимодействие и постановка задач

В 95% случаях общение и взаимодействие с бухгалтерией перейдет в удаленный формат. Сейчас практически все аутсорсинговые компании используют мессенджеры для связи. Для видео связи используют zoom, skype и другие сервисы.

Электронную почту и мобильный телефон также все используют по умолчанию.

Если у вас возникла задача для бухгалтера, то вы заходите в Telegram и пишите в чат бухгалтеру, что требуется сделать. Некоторые компании могут использовать приложения или сервисы управления задачами (Битрикс24, Мегаплан, собственные разработки) в которых необходимо ставить задачи для бухгалтера.

В 2021 году присутствие бухгалтера в офисе не нужно. Все функции бухгалтерии можно выполнять удаленно. Тоже относится к постановке задач на бухгалтера.

Иногда вам нужен сотрудник в офисе, который будет заниматься первичными документами: отправлять документы, получать и сканировать документы. Однако это не работа бухгалтера — это работа офис-менеджера.

Документооборот можно перевести в ЭДО — сканировать, отправлять оригиналы документов контрагентам курьерами или почтой вообще не придется.

Процессы

Когда вы обращаетесь в аутсорсинговую компанию, то все внутренние операционные процессы по бухгалтерии берет на себя аутсорсинговая компания. 

Вам не придется искать бухгалтера, настраивать процессы в отделе бухгалтерии, обучать сотрудника, решать операционные проблемы, искать замену сотруднику, если он уйдет в отпуск или уволится. 

Весь «головняк» с операционкой берет на себя аутсорсинговая компания.

Также с аутсорсингом вы не будете платить за простой бухгалтера, когда у него просто нет задач. Бухгалтерия будет работать с оплатой за результат и полезно выполненную работу.

Поэтому компании используют аутсорсинг бухгалтерии в начале развития или когда нет желания заниматься операционкой в непрофильном отделе компании (ведь это время можно направить на развитие продукта, маркетинг и продажи).

Процесс работы можно описать следующим образом:

1. Вы ставите задачу.

2. Аутсорсинговая компания берет задачу в работу и решает задачу без вашего активного участия.

3. Вы получаете готовый и нужный результат.

Ответственность и принятие решений

Важно понимать, что когда вы используете аутсорсинг бухгалтерии, то всю ответственность за решения касательно бухгалтерии вы несете самостоятельно.

Аутсорсер перед отправкой отчетности согласует с вами все суммы и действует только после вашего финального «ок». Аутсорсинговая компания не несет ответственности, если вы решили исказить финансовую информацию — конечное решение по отображению этих данных стоит за вами.

Если аутсорсинговая компания допустит ошибку и налоговая доначислит налоги и штраф, то большинство аутсорсинговых компаний возместят ущерб за собственный счет. Но сделают это только на сумму штрафов и пени, которые возникли по вине аутсорсинговой компании. Разницу в неправильно рассчитанной сумме налогов аутсорсинговая компания не будет покрывать.

Например, аутсорсинговая компания насчитала 100 рублей налогов к уплате. В реальности нужно было заплатить 150 рублей налогов. Налоговая доначислила 50 рублей налогов к доплате и 20 рублей штрафа. Аутсорсинговая компания возместит только 20 рублей штрафа, а 50 рублей налогов потребуется доплатить компании.

Подписывать документы в большинстве случаев потребуется только вам. Аутсорсинговые компании часто не берут на себя этот функционал. Однако они могут его взять, если заключить доп.соглашение и выдать доверенности на сотрудников аутсорсера.

Как рассчитывается стоимость аутсорсинга бухгалтерии и от чего она зависит

Основная логика расчета стоимости аутсорсинга бухгалтерии:

• Стоимость аутсорсинга бухгалтерии = [Количество часов на проект] × [Часовая ставка компании]

Чем больше времени сотрудники аутсорсера затрачивают на проект, тем больше стоимость услуг аутсорсера.

Часовая ставка зависит от компании: ее расходов на сотрудников, офис, рекламу и прибыль. В Москве часовая ставка аутсорсинговой компании может колебаться в диапазоне 1500-3000 рублей. Зависит от услуги и сложности задачи.

Количество времени на ведение проекта зависит от многих параметров: состава услуг, системы налогообложения, количества документооборота, количества сотрудников и еще ряда параметров.

Логика изменения стоимости простая: чем больше документов, сотрудников, сложнее система налогообложения, тем больше стоимость аутсорсинга бухгалтерии (т.к. тратится больше времени).

Многие аутсорсинговые компании сводят определение стоимости услуг к 2-м основным показателям: количество документов или операций и количеству сотрудников. И не рассчитывают стоимость на основе часов, которые аутсорсер затрачивает на ведение проекта.

Лучше также запрашивайте у аутсорсера расчет стоимости в часах — это косвенный показатель того, что компания использует ресурсное планирование и понимает сколько времени нужно заложить на проект, чтобы выполнить все задачи качественно.

Пример таблицы с количеством часов на проект и часовых ставок из нашего договора для клиентов.

Итого

1. Если у вас компания с оборотом в десятки млн. рублей в год и более, то выбирайте бухгалтерию-завод, где процессы бухгалтерии поделены на узкие участки и есть стандартизация процессов.

2. Если у вас компания с небольшим оборотом или ИП, то возможно ваш выбор индивидуальный бухгалтер или компании, где бухгалтерию ведет 1 человек. Стоимость услуг в этом случае будет ниже, чем у бухгалтерии-завода.

3. Аутсорсинг бухгалтерии позволяет компании не заниматься операционным управлением бухгалтерии и уменьшить расходы при неполной нагрузке штатных специалистов.

4. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии зависит от количества времени, которое потребуется для ведения бухгалтерии и часовой ставки аутсорсинговой компании.

5. Компании, которые рассчитывают стоимость услуг на основе трудозатрат сотрудников могут планировать нагрузку на сотрудников и потенциально у таких компаний лучше качество услуг.