Как работает ваша бухгалтерия, когда ее ведет S4 Consulting

Как происходит общение и взаимодействие

Общение

Для общения используем Telegram, whatsapp, почту и телефон. Вы можете связаться с нами по любому удобному для вас каналу связи. В мессенджерах и почте обычно отвечаем в течение 10 минут, по телефону сразу.

Вы будете общаться и ставить задачи аккаунт-менеджеру, который закрепляется за вашей компанией и не меняется. Это сотрудник, задача которого быстро ответить на ваш вопрос, взять документы в работу и написать вам ответ. Также сотрудник может подготавливать некоторые документы.

Функцию общения с клиентами мы вынесли на отдельного сотрудника, чтобы он оперативно отвечал на все поступающие запросы. 

Но вы также можете общаться с любым сотрудником, который ведет ваш проект, если нужна соответствующая квалификация и аккаунт-менеджер не может ответить на все ваши вопросы: главным бухгалтером, бухгалтером по зарплате, руководителем проекта и другими членами команды.

Скрин чата с нашим клиентом из Битрикс24.

Также мы можем работать в вашем менеджере задач и мессенджере. Например, с некоторыми клиентами мы общаемся в skype, slack, discord, а задачи клиенты ставят в clickup, asana, Google Таблицах и других системах. Мы можем интегрироваться в вашу рабочую среду и работать в вашем ПО, чтобы вам было удобно с нами общаться —  ваши процессы были в одном окне и вы могли удобно контролировать и общаться с бухгалтерией.

Click up — корпоративный менеджер задач одного из нашего клиентов, в котором клиент ставит задачи для бухгалтерии.

Мы также используем:

1. Битрикс24, чтобы связать мессенджеры в одном окне, чтобы оперативно отвечать во всех чатах с клиентами. Чат видят все сотрудники, включая руководителя проектов и генерального директора. Поэтому время ответа всегда поддерживается стабильно низкое — отвечаем в течение 10 минут или быстрее.
2. Используем почтовые клиенты (thunderbird), чтобы собрать в одном месте все почтовые аккаунты по каждому проекту.
   
3. Используем виртуальную АТС Mango для звонков. Среди большинства компаний, которые предоставляют услуги виртуальной АТС, Манго имеет самое высокое качество звонка.
   

Когда вы передаете нам бухгалтерию, то мы делаем рабочий чат в удобном для вас мессенджере, подсоединяем туда всех наших сотрудников. Мы создаем почту с названием вашего проекта на нашем домене —  вы будете отправлять все электронные письма на один почтовый адрес. Телефон также закрепляется единый —  телефон вашего аккаунт-менеджера.

Вам не придется запоминать множество чатов, сотрудников, почтовых аккаунтов или номеров телефона. У вас будет:

1. Один менеджер для связи.
2. Один чат для оперативных задач.
   
3. Одна почта для решения сложных вопросов по бухгалтерии и обмену документами.
   
4. Один номер телефона для оперативной связи.
   

Эти 4 составляющих закрепляются за вами и не меняются.

Обмен документами

Вы можете отправлять нам документы любым удобным способом: через мессенджер, электронную почту, обычную почту, ЭДО, курьером, привозить лично в наш офис, отправлять в облачное хранилище (Яндекс.Диск и аналоги). Но нам предпочтительнее обмениваться документами через email, ЭДО или облачное хранилище.

Если вы не хотите возиться с бумагой, то мы подключим ЭДО и переведем туда практически 100% документооборота (некоторые контрагенты могут принципиально не соглашаться на ЭДО, поэтому не гарантируем 100% вероятность перехода на ЭДО). 

Наши сотрудники также могут делать документы для ваших покупателей (договоры, счета, реализации) или собирать документы с ваших поставщиков. Мы делаем весь спектр задач, который связан с бухгалтерией и бюрократией.

Общие созвоны

Иногда требуется общий созвон: рабочей группы с нашей стороны и рабочей группы с вашей стороны (или только с вами). Состав рабочей группы с нашей стороны может зависеть от задачи —  к звонку с нашей стороны может присоединиться налоговый юрист, методолог, аудитор, юрист, 1С-программист или финансист.

Стандартно на созвоне будет присутствовать: главный бухгалтер и руководитель проекта, которые ведут ваш проект. Иногда к созвонам может подключаться генеральный директор нашей компании.

Созвоны могут потребоваться, если нужно решить стратегические задачи по вашей компании:

1. Могут возникнуть риски по доначислению налогов и штрафов для вашей компании, если ничего не предпринять.
   
2. Есть вероятность привлечь внимание госорганов и проверку со стороны ФНС.
   
3. Имеются другие риски, связанные с контрагентами.
   
4. Есть проблемы с учетной системой, где потребуется ваше «ок» или «не ок».
   
5. Есть возможность получения льгот и других бонусов от государства, которые позволят сэкономить на налогах и получить больше прибыли. В этом случае может потребоваться ваше участия в предоставлении документов или изменении процессов в компании.
   

Например, мы можем сделать созвон в следующих ситуациях:

1. После аудита обнаружили ошибки предыдущей бухгалтерии, которые нужно исправлять, иначе будут последствия в виде штрафов и доначисления налогов.
2. Нужно переработать договоры и формат отношений с клиентами, чтобы получить льготы от государства.
   
3. В учетной системе есть проблемы, которые нужно исправить (иначе налоги будут считаться неправильно) с помощью программиста 1С.
   

Мы включаемся в ваш бизнес и делаем все, чтобы минимизировать ваши риски и налоги.

База 1С

Мы создаем базы 1С на нашем сервере расположенном в дата-центре уровня Tier III. Вы получите доступ в базы 1С 24/7 через интернет. Также каждый день мы создаем автоматические копии баз (бэкапы) и сами обновляем 1С до последних версий. 

Если у вас собственная 1С на вашем сервере, то мы можем работать на вашей территории. Вам потребуется предоставить доступы и инструкции по входу на ваш сервер.

Включение в бизнес

Анализ при входе проекта

Когда вы приходите к нам на обслуживание, мы анализируем вашу учетную систему (базу 1С) и вообще компанию, ее бизнес процессы, состав покупателей.

Иногда возникают ситуации, когда компании невыгодно применять текущую систему налогообложения —  мы об этом сообщаем, а не молчим. 

Или компания может получить льготы: по страховых взносам, налогу на прибыль, налогу УСН, НДС и другим налогам. Для этого мы анализируем деятельность компании, сообщаем условия при которых компания может получить льготы, помогаем их получить и выстраиваем процессы, чтобы соблюдать условия применения льгот в дальнейшем.

Также в зависимости от сложности вопроса мы можем подключать налоговых юристов.

Например, вы хотите провести структуризацию бизнеса, чтобы улучшить его управляемость, безопасность и дополнительно уменьшить налоговую нагрузку. В этом случае к задаче подключится узкий специалист, который сможет решить задачу.

Включение генерального директора в процессы

Мы не супер крупная компания с сотнями сотрудников, поэтому наш генеральный директор включаются в важные операционные процессы по клиентам. Как правило, это ситуации приводящие к «созвонам», когда требуется проанализировать и исключить риски или придумать способ законно уменьшить налоги.

Наш директор всегда за клиента и мыслит понятиями бизнеса, поэтому политика нашей компании направлена на законной минимизации налогообложения, рисков и максимального качества сервиса. 

Команда, которая ведет бухгалтерию

Команда

К вашей компании подключается команда из 8 специалистов, которые закрепляются за вашей компании и не меняются. Это всегда одни и те же люди, которые знают контекст вашей компании. Обязанности сотрудников поделены на узкие участки, чтобы максимально стандартизировать процедуры, повысить качество и эффективность выполнения определенного круга задач.

1. Аккаунт-менеджер —  с этим специалистом ведется основная коммуникация и ставятся задачи. Его задача —  быстро обработать ваш запрос и дать обратную связь.
2. Руководитель проекта —  контролирует членов команды, которые ведут проект. Этот сотрудник отвечает за итоговое качество ведения и выполнение задач по проекту.
   
3. Главный бухгалтер — консультирует по вопросам бухгалтерии и налогообложения. Считает налоги и делает отчетность.
   
4. Бухгалтер по зарплате и кадрам —  рассчитывает зарплату и готовит документы по сотрудникам. Готовит кадровую отчетность по сотрудникам.
   
5. Бухгалтер по первичной документации —  вводит первичку в 1С.
   
6. Казначей —  подготавливает платежные поручения.
   
7. Архивариус —  сканирует и архивирует бумажные документы.
   
8. Аудитор —  проверяет отчетность перед отправкой.
   

В зависимости от задач к вашей компании могут присоединиться разные специалисты.

Например, если вам не нужно сдавать кадровую отчетность и вводить документы, то к проекту не подключаются бухгалтер по зарплате и бухгалтер по первичной документации.

Если вам нужно будет доработать 1С или разработать договоры, то к проекту может подключиться 1С программист или юрист. А если нужно проанализировать налоговую структуру компании, то может подключиться налоговый юрист.

В зависимости от задачи мы подключаем нужного специалиста, который сможет сделать необходимый результат.

Если сотрудник на проекте меняется: сотрудник получил повышение, уволился или ушел на другие проекты, то мы уведомляем вас о смене сотрудников с нашей стороны и делаем максимально плавный переход дел внутри компании, чтобы вы его не замечали, а качество осталось на прежнем уровне.

Линейные сотрудники находятся в регионах и работают удаленно из дома или из нашего регионального офиса, управляющий персонал и архивариусы работают из головного офиса в Москве.

Таким образом, мы уменьшили стоимость наших услуг до оптимального уровня и смогли предложить зарплату сотрудникам в регионах выше среднерыночной, чтобы привлекать лучшие кадры.

Как мы отбираем людей в команду

Наши сотрудники проходят 2 этапа.

Первый этап включает в себя:

1. Тестирование на профессиональные знания (hard skills).
2. Тестирование на рабочие навыки (soft skills) —  кейс интервью по жизненным взглядам, рабочим ситуациям и как сотрудник будет их решать.
   
3. Тестирование на психотип по методике Майерс-Бриггс. Мы нашли взаимосвязь между психотипом человека и качеством его работы в качестве бухгалтера.
   
4. Тестирование на уровень интеллекта по методике Айзенка (тест IQ). Главные бухгалтеры должны иметь показатель >110, руководители проектов >120 баллов. Показатель IQ в 110-130 баллов имеют только около 20% людей.
   

Второй этап —  прохождение стажировки в компании. Кандидату дается несколько реальных проектов для ведения и его работа контролируется наставником и руководителем проектов.

Если кандидат справился с стажировкой, то кандидат становится сотрудником нашей компании.

Такой сложный процесс найма значительно снижает конверсию из отклика в сотрудника, но повышает качество наемного сотрудника. Сейчас средняя конверсия из отклика на вакансию в сотрудника составляет 0,1-0,2%. Т.е. примерно 1 сотрудник из 750 откликов на вакансию.

Основная масса сотрудников имеет возраст от 25 до 40 лет и 95% сотрудников женщины.

Внутренние процессы и принципы в работе

Используем менеджер задач

Для контроля и фиксации всех задач по проекту используем Битрикс24 в качестве менеджера задач. При приеме проекта разово настраиваются регулярные задачи, которые будут автоматически ставиться в битриксе, поэтому мы не забудем про важные задачи. Также все важные задачи по проекту фиксируются в договоре со всеми сроками.

Задачи по проектам в Битрикс24.

Список отчетности по проекту закрепленный в договоре.

Дополнительно задачи сводятся в единую Google Таблицу для дополнительного контроля.

Отчетность по проектам в Google Таблицах.

Контролируем нагрузку на сотрудников

Каждый проект рассчитываем в человеко-часах и нагружаем сотрудников только подъемным количеством часов —  используем ресурсное планирование. Это позволяет нагружать сотрудников не примерным количеством проектов, а точным в зависимости от его свободных часов.

Таблица с нагрузкой сотрудников по проектам.

Главный бухгалтер в S4 может вести, как 1 проект, если это компания с сотней сотрудников и документооборотом в пару тысяч документов в месяц (главный бухгалтер готовит только отчетность и считает налоги). Так и 20 проектов, если это небольшие ИП и ООО без сотрудников и практически с отсутствием документооборота.

По каждому сотруднику и проекту ведется таблица с планируемыми мощностями. Если видим, что нагрузка сотрудника подходит к верхней границе, то мы не нагружаем сотрудника другими проектами. Если один из проектов сильно растет, то с сотрудника могут убрать часть проектов и перевести эти проекты на другого бухгалтера.

Поэтому наши сотрудники не делают ошибки из-за перегруженности. Мы за этим следим.

Используем менеджеров для контроля качества ведения проектов

Руководители проектов —  это позиция project-manager, если проводить аналогию с сферой IT и digital. Руководитель управляет рабочей группой бухгалтеров и менеджеров до 15 человек и контролирует выполнение всех задач по проекту с нужным результатом и в нужные сроки.

Забывание задач и просрочка отчетности —  это не про нас. Также руководители проектов контролируют качество коммуникации с клиентом, чтобы линейные сотрудники отвечали клиентам быстро, понятно, не делали небрежных ошибок в документах, а также контролирует ведение учета «сверху». 

Т.е. руководитель проектов отслеживает риски по компании и возможность экономии налогов вместе с главным бухгалтером. Иногда у главного бухгалтера может замыливаться глаз, а руководитель проектов может посмотреть на задачу с другой стороны.

Делаем инструкции

По каждому проекту мы накапливаем опыт и экспертизу и сохраняем ее в письменном виде в нашей базе знаний. Далее, если приходит проект с похожей задачей, то мы можем взять готовую инструкцию и решить с прогнозируемым результатом и сроками.

Конечно, если видим, что шаблон решения не подойдет для решения задачи по проекту, то разрабатываем индивидуальное решение на основе шаблона.

База знаний в Битрикс24.

Налоги и отчетность

Каждый месяц мы присылаем вам отчет в excel, где рассчитывается налог на текущий месяц, а также направляем список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить налоги.

Ежемесячный отчет для клиента по сумме налога.

Если у вас возникают вопросы: «почему так много налогов?» «Как их уменьшить?», то руководитель проекта или главный бухгалтер на понятном языке объясняет, почему возникла такая сумма и что нужно сделать, чтобы ее уменьшить.

Мы не оставляем вас наедине с непонятными таблицами и суммами, все объясняем и помогаем разобраться.

В период подготовки отчетности или расчета авансовых платежей мы делаем несколько итераций расчета налога. Первая итерация, чтобы сформировать сумму налога на данный момент. Далее вы собираете недостающие документы или это делают наши сотрудники, затем мы учитываем документы и направляем вам вариант суммы налогов для утверждения.

Если вы утверждаете сумму, то мы начинаем оформлять отчет и отправляем его в налоговую.

Без вашего финального «ок» мы не действуем.

Когда налоговая принимает отчет, то мы скачиваем его и отправляем вам скан-копию, где есть отметка о принятии отчета налоговой.

Также каждый месяц мы запрашиваем сверку налогов с налоговой, чтобы быть уверенными на 100%, что налоги ушли на правильные счета налоговой и в будущем не будет проблем.

1C

Создаем базу 1С: Бухгалтерия предприятия и 1С: Зарплату и управление кадрами на нашем сервере в дата-центре уровня защищенности и автономности Tier III. Вы получите бесплатный доступ ко всем базам 1С через интернет с доступом 24/7.

Сервер администрирует наш подрядчик, который обеспечивают бесперебойную работу баз с 1С. Также у нас происходит автоматическое копирование баз (создаются бэкапы) каждый день утром и вечером, а также каждую неделю, каждые 2 недели и каждый месяц. Все версии бэкапов хранятся 2 недели.

Отдельно мы создаем квартальные и годовые бэкапы и сохраняем их на отдельный сервер.

Также мы самостоятельно обновляем 1С до последних версий и исправляем все ошибки 1С в работе.

Тариф и стоимость услуг

Мы рассчитываем тариф на основе количества документов, сотрудников, системы налогообложения, процессов в компании и еще ряда показателей. Далее эти показатели переводятся в нормативную базу по часам. На каждую операцию есть определенный норматив — время за которое сотрудник должен выполнять эту операцию.

Далее на основе часов и нашей часовой ставки формируется стоимость услуг. В договоре стоимость услуг привязывается к эффективной работе: количеству документов, сотрудников и т.п. Т.е. вы будете платить за результат, который можете измерить, а не за часы.

При этом в тариф входит только то, что вам нужно. Он собирается, как конструктор. Если вам что-то не нужно, то это можно исключить тарифа. Соответственно, мы не будем выполнять этот функционал, а стоимость услуг уменьшится.

Примерный вид состава тарифа.

Нагрузка каждого сотрудника на проект и часовая ставка сотрудника.

Тариф условно стабильный —  его показатели задаются так, чтобы стоимость услуг была максимально стабильна и вы могли спрогнозировать расходы (+/- 1-2 часа не будет влиять на стоимость услуг). 

Если ваш бизнес активно развивается и у вас значительно возрастает объем работы (документов, сотрудников, функционала), то также будет расти наша стоимость услуг и тариф.

Если объем документооборота значительно снизился, то стоимость услуг также будет снижена.

Перед этим конечно мы вас предупредим и сделаем созвон, чтобы обсудить дальнейшие планы по увеличению или уменьшению тарифа.

Работа с крупными проектами

Мы умеем работать с крупными компаниями обороты которых составляют сотни млн. рублей и более 1 млрд. рублей в год. На такие проекты мы можем полностью выделить сотрудников на проект (они будут вести только ваш проект), либо взять на себя только участок учета. Также мы можем найти сотрудника, который будет работать в вашем офисе, чтобы архивировать и обрабатывать документы. 

Например, мы будем подготавливать отчетность, а считать зарплату и обрабатывать документы будет ваш сотрудник.

Мы можем зайти в вашу компанию комплексно со всеми своими процессами и организовать ведение учета без вашего операционного управления, либо встроиться в ваш бизнес и процессы вашей бухгалтерии. Формат сотрудничества обсуждается и подстраивается под потребности вашей компании.

Документы

Мы можем взять на себя весь документооборот:

1. Разработку договоров.
2. Подготовку договоров для клиентов.
   
3. Подготовку кадровых документов по сотрудникам.
   
4. Подготовку платежных поручений.
   
5. Подготовку реализаций и счетов.
   
6. Подготовку других документов по вашей задаче.
   
7. Ввод документов в 1С.
   
8. Ввод документов в другие ваши учетные системы (1С: УТ, УНФ, КА и другие).
   
9. Составление специализированных отчетов по вашей задаче.
   

Также мы можем собирать документы с ваших поставщиков, если вы не хотите нагружать себя или своих менеджеров.

Вы ставите задачу аккаунт-менеджеру в чате и он начинает выполнять задачу: сообщает, какие документы или данные нужны, чтобы выполнить задачу или выполняет ее автоматически по согласованному с вами регламенту.

ЭДО

Если вы захотите перевести документооборот максимально в формат ЭДО, то вам стоит стать нашим клиентом. 

Мы настроим ЭДО, дадим инструкции вашим сотрудникам: как подписывать документы и работать в сервисе. Переведем максимум контрагентов на формат ЭДО.

Переведем внутренний документооборот и взаимодействие с самозанятыми, ИП и физическими лицами в ЭДО.

Также мы можем перевести кадровый документооборот в формат ЭДО — изменения в законодательстве с 1 января 2021 года позволяют это сделать.

Для организации внутреннего документооборота, документооборота с ИП и самозанятыми, а также организации кадрового документооборота не потребуется покупать дорогую КЭП каждому сотруднику или самозанятому. 

Для подписания этих документов можно использовать сервисы, стоимость подписания документов в которых составляет 30-50 рублей. Для их использования не потребуется сложных процедур по регистрации. Вы сможете подписывать документы намного дешевле и проще, чем при обмене бумагой. Сейчас доставка документов в бумажном варианте в одну сторону стоит 150-300 рублей по Москве.

В общем, если хотите полностью избавиться от бумажной волокиты и оцифровать документооборот в компании и чтобы он имел юридическую силу, то welcome к нам на обслуживание :)

Другие услуги

Также мы можем оказывать другие услуги, которые каким-либо образом относятся к бухгалтерии:

1. Подключим онлайн-кассу или эквайринг с юридической стороны.
2. Откроем расчетный счет.
   
3. Подключим дополнительные услуги от банка.
   
4. Настроим и будем вести управленческий учет.
   
5. Восстановим бухгалтерский учет.
   
6. Разработаем договоры для работы с клиентами и подрядчиками.
   
7. Сделаем аудит ведения учета.
   
8. Проконсультируем по возможности структурирования бизнеса и повышения его управленческой эффективности и защищенности.
   
9. Доработаем 1С под нужды компании.
   

Как написано на сайте: мы берем на себя всю бухгалтерию и бюрократию, чтобы вы спокойной развивали бизнес.