Почему к 2025 году 80% микро и малого бизнеса передаст бухгалтерию на аутсорсинг

28.01.2021
За последний год произошло много изменений в мире, бизнесе и налоговом кодексе. В этой статье расскажем, почему 4 из 5 компаний с оборотами до 800 млн. рублей в год будут использовать бухгалтерию на аутсорсинге и какие предпосылки для этого имеются на текущий момент.

Аутсорсинг для компании в 800 млн. рублей оборотки в год?

Пример: Бакарди Рус с оборотом в 20 млрд. рублей за 2019 пользовалась услугами аутсорсинговой компании - это внутренний инсайт с собеседования сотрудника, который руководил этим проектом и работает в топ-5 аутсорсинговых компаний России по выручке.

Крупные компании выделяют из своей структуры отдельное юридическое лицо, которое берет на себя централизованную учетную функцию (ОЦО Ростелеком, ОЦО Северсталь, ОЦО Роснефть). Это внутренняя аутсорсинговая компания, которая занимается ведением учета у группы компаний. В этой компании есть свой генеральный директор, топ-менеджеры и другие сотрудники, которые характерны для любой компании.

Наш опыт: у нас есть проекты с оборотами в 150 млн. год и 300 млн. год, где мы полностью ведем бухгалтерию, а документооборот компаний составляет порядка 1000 документов в месяц. Компании вынесли бизнес-процесс учета за рамки компании и сфокусировались на основной деятельности.

Мы считаем, что у многих предпринимателей и топ-менеджеров изменится отношение к аутсорсингу бухгалтерии и финансовой службы в течение 5 лет (особенно это касается компаний из Москвы) за счет внешних и внутренних факторов:

  • Корона-вирус и удаленный формат работы.
  • Переход на обязательный ЭДО и автоматизация налоговой — увеличение производительности бухгалтерии.
  • Потребность бизнеса в управленческом учете и квалифицированных сотрудниках.
  • Фокус предпринимателей и компаний на основных бизнес-процессах.
Каждый фактор разберем подробно ниже.

Тренды

Удаленный формат работы

Корона-вирус ускорил переход компаний на смешанный вид работы. Некоторые компании могут полностью работать удаленно: IT-компании (например Drop-box полностью отказалася от офисов после прихода короны), Digital, юридические, бухгалтерские компании. Некоторые компании могут вынести часть бизнес процессов на удаленный формат: бухгалтерия, маркетинг, продажи, IT-отдел, юридический отдел, HR отдел.

Также в законодательстве произошли дополнения и государство урегулировало удаленный формат работы (Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Теперь с сотрудниками можно заключать трудовые договоры через ЭДО, однако для этого потребуется КЭЦ подпись организации и НКЭП сотрудника (п.3 статья 1 № 407-ФЗ).

КЭЦ по умолчанию есть у каждой компании, чтобы сдавать отчетность. А вот НКЭП предоставляют сервисы ЭДО, где документы можно подписать с помощью sms. Сервис для скрещенного формата подписания к сожалению пока не встречали.

Также ввели электронные трудовые книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ), что также упрощает документооборот и переводит его в электронную форму.

Главный плюс удаленного формата — компания не ограничена своей локацией в поиске сотрудника:

  • Это позволяет искать сотрудников из регионов, где зарплаты ниже по сравнению с Москвой и Санкт-Петербургом.
  • Можно найти больше подходящих специалистов: быстрее и лучше закрывать вакансии.
Однако, есть и минусы:

  • Не все люди способны организовать рабочую обстановку дома.
  • Востребованные специалисты в регионах запрашивают такую же зарплату, как и в Москве.
  • Удаленного сотрудника сложнее контролировать — компании придется внедрять таск-трекер (менеджер задач), выстраивать удаленные процессы, уменьшать микроменеджмент. Для некоторых компаний это сложное преобразование.
  • С удаленным сотрудником сложнее взаимодействовать — нельзя перекинуться словами за обедом или на перекуре. Нельзя выстроить социальные связи, невербальные каналы. Т.е. общение в большинстве будет по задачам и по делу. С одной стороны это хорошо для компании, а с другой вовлеченность такого сотрудника в коллектив и компанию может быть низкой.
В любом случае, компании начали перестраивать процессы и выносить часть бизнес-процессов на удаленку — экономить на офисе, использовать региональных сотрудников, контролировать процессы в логике: задача, сроки, ответственный, нужный результат.

И мы считаем, что это пойдет на пользу компаниям, людям и экономике в целом.

Переход на обязательный ЭДО и автоматизация налоговой — увеличение производительности бухгалтерии

1 января 2019 года был введен новый налоговый режим — налог на профессиональный доход (самозанятые). Если посмотреть на это изменение стратегически, то этот режим полностью переворачивает налоговую систему РФ. Ранее функцию расчета налога выполняли налогоплательщики, теперь налоговая сама рассчитывает сумму налога и показывает налогоплательщику сколько нужно заплатить.

С 1 января 2021 года бизнесу не нужно сдавать декларации по земельному и транспортному налогу. Рассчитывать налог будет налоговая на основе собственных данных, а бизнесу нужно будет только уплатить сумму налога (Федеральный закон от 15.04.2019 N 63-ФЗ).

C 1 июля 2021 года налоговая начинает эксперимент по отслеживанию определенного вида товаров и вносит изменения в НК РФ.

В этом эксперименте компании и ИП обязаны выставлять счет-фактуры и корректировочные счет-фактуры только в электронном виде. Т.е. счет-фактуры оформленные в бумажном виде по этим операциям будут недействительны.

Также компании и ИП, которые участвуют в эксперименте обязаны отчитываться в налоговую по операциям, которые происходят с этими товарами. Формат отчетности в законодательстве не регламентирован. Т.е. это MVP проекта прослеживаемости товаров и услуг.

Можете почитать в нашей статье про это изменение.

Налоговая постепенно готовится к обязательному ЭДО и отслеживанию всех товаров и операций. Налоговая хочет видеть все цепочки и транзакции, которые выполняют компании и сделать отслеживание показателей экономики сквозной и в режиме онлайн.

В масштабах страны — это сложная задача с точки зрения разработки ПО и поддержки инфраструктуры, но не зря налоговая тратит млрд. рублей на постройку собственных дата-центров.

При этом налоговая по максимуму автоматизирует администрирование налогов. В 2013 году налоговая внедрила АСК НДС, а в 2015 АСК НДС-2. Результаты внедрения этого ПО можно посмотреть на графике.

Рост собираемости НДС. В среднем на 15% в год, что заметно выше роста экономики (1-3%). Т.е. их ПО работает и дает результат. Источник.
Рост собираемости НДС. В среднем на 15% в год, что заметно выше роста экономики (1-3%). Т.е. их ПО работает и дает результат.  Источник.


Также растет собираемость налога на прибыль:
Налоги налог на прибыль.png
Рост собираемости налога на прибыль. В среднем ~15% в год. Источник.

Налоговые органы уменьшают количество выездных проверок. Т.к. у выездных проверок большая себестоимость проведения и выгоднее сделать 100 камеролок, чем 1 выездную проверку. Тем более камеральные проверки можно автоматизировать.

Камеральная проверка — когда налоговая направляет требования по предоставлению документов или просит еще раз посчитать сумму налога, т.к. бухгалтерия организации где-то просчиталась. Конечно, не всегда на самом деле есть ошибка) Сейчас все требования по предоставлению документов отправляются автоматически без участия людей.

При этом налоговые органы наращивают штат IT-специалистов. Налоговая минимизирует себестоимость и планирует максимизировать LTV: собираемость налогов, удобность уплаты налогов и удобность взаимодействия налогоплательщика и государства.

В 2019 году Вайлдберриз заключила соглашение с налоговой об онлайн мониторинге бухгалтерской и налоговой учетной системы (описание налоговой, описание вайлдберриз). Сделано это с целью обкатки онлайн мониторинга налоговой для масштабирования такой системы на средний, а далее и малый бизнес, а также ради снижения себестоимости проверок налоговой.

Налоговая тратит много ресурсов на проведение камеральных и выездных проверок с участием человека. Поэтому ФНС хочет максимально автоматизировать этот процесс и предупредить возникновение ошибок: налоговой выгоднее сразу получить правильную сумму налога, чем потом париться с проверками, доначислениями и судами.

Также можете посмотреть видео с руководителем ФНС Даниилом Егоровым в гостях у Познера. Ссылка на youtube. Думаем, этот выпуск будет интересен не только бухгалтерам и налоговым консультантам.

Краткие итоги его выступления:

  • ФНС не хочет быть зверем в глазах налогоплательщика. ФНС хочет сделать уплату налога максимально простым, понятным и удобным для налогоплательщиков.
  • ФНС применяет итерационную разработку продуктов. Сначала делают MVP. Далее при успешном MVP разработка масштабируется.
  • ФНС хочет свести к минимуму выездные проверки. Хочет перевести процессы в онлайн и работать над эффективностью процессов и уменьшать их себестоимость.
И недавняя дискуссия Д.Егорова (главы ФНС), А.Сазанова (заместителя главы Минфина) и А. Макарова (председателя госдумы по бюджету и налогам) на Гайдаровском форуме 14 января 2021 года о будущем налоговой системы РФ.

Можете посмотреть, там есть забавные моменты (длительность - 45 минут). Например, цитата Д.Егорова: “ФНС - это родитель, который присматривает за своими детьми (прим. дети - налогоплательщики)”. 

Если экстраполировать то, что мы озвучили выше и принять во внимание виденье руководителя ФНС, то стратегически налоговая хочет сделать следующее:

  • Сквозной цифровой документооборот и цифровые финансовые транзакции, которые можно отследить, вплоть до описания номенклатуры и услуг в документах. Полный переход на цифровые транзакции. Мониторинг и предупреждение схем с цепочками НДС, дроблением и обналичиванием.
  • Максимальная автоматизация налогового администрирования. Для самозанятых налоговая автоматически считает сумму налога к уплате. С развитием цифровой экономики это можно ожидать и для налога на прибыль и НДС. Как вам идея, чтобы налоговая сама составляла декларации по НДС?
  • Онлайн мониторинг учетных систем и всех операций для налогового учета. Налоговая будет видеть всю бухгалтерию и подноготную компании 24/7 и будет заранее предупреждать, если могут появиться дополнительные риски по налогу (допустим цепочка НДС где-то обрывается).

Потребность бизнеса в управленческом учете и квалифицированных сотрудниках

На основе отчетов, которые бухгалтер делает и сдает в налоговую невозможно управлять компанией. При этом бухгалтерия владеет всей информацией, которая необходима для построения управленческих отчетов и бухгалтер человек с высшим экономическим образованием.

Поэтому логично с него требовать отчеты, которые будут понятны для предпринимателя и он сможет на их основе управлять компанией.

Однако часто у бухгалтера не хватает опыта и умений, чтобы настроить управленческий учет в 1С: написать формулы для составления отчетов, зарегламентировать формат отчетов и сбор данных, написать ТЗ для программистов, проконтролировать доработку 1С, контролировать сроки и качество составления отчетов. Либо у бухгалтера не хватает опыта, знаний и желания, чтобы делать это в excel или сервисе для управленческого учета.

Поэтому предприниматели идут 2-я путями:

  1. Сами разбираются в вопросе. Тратят на это время. Выстраивают процесс, обучают сотрудников, контролируют результат.
  2. Тратят время на поиск финдиректора, консультантов. Выстраивают процесс работы и контролируют результат.
В любом случае, предпринимателю придется напрягаться и тратить на это свое время и деньги.

А было бы так просто, если бы бухгалтер просто сказал:
“Ок. Вот я сделал формулы для расчета показателей, составил ТЗ для доработки 1С, нашел программиста, прописал регламенты для сотрудников и систему контроля. Нужно заплатить N рублей за доработку 1С и у нас будут автоматом строиться отчеты в режиме онлайн к P числу. Это окупится за M времени, по сравнению с ручной подготовкой отчетов и вы сможете посмотреть показатели в любой момент, а не когда у нас руки дойдут”.

Фокусировка бизнеса на основной деятельности и оптимизация процессов компании

Комментарии предпринимателей, которые отказались от развития штатной бухгалтерии:
  
  • “Мне просто хочется, чтобы бухгалтерия работала и я не тратил на нее свое время. Мне надо делать продажи и заниматься бизнесом, а не разбираться во всем этом”.
  • “Бухгалтерия не дает работать отделу продаж и складу, из налоговой регулярно приходят штрафы и требования, с документами полный трешак, я вообще не уверен, что бухгалтерия сдает отчетность и что-то там делает. Я хочу заниматься бизнесом, и быть уверенным, что мой тыл закрыт и ко мне не придут из налоговой.”
  • “Компания растет на 20% в год, а расходы на бухгалтерию на 50% каждый год. Главный бухгалтер просит денег на новых сотрудников. Я хочу уменьшить расходы, перестроить процессы, автоматизировать бухгалтерию. Нужны варианты, как это сделать.”
  • “Я не уверен в своей бухгалтерии. Не уверен, что они мне показывают реальные отчеты и я подозреваю, что они где-то искажают данные. Т.к. то, что я получаю по факту отличается от того, что они показывают. Подозреваю, что они либо криво считают и косячат, либо как-то выводят деньги из компании без моего ведома. Мне вот сейчас этот головняк вообще ни к чему, у меня due diligence на носу и заход крупного инвестора. Мне нужен порядок, а не хрен пойми что”.
Количество компаний, которые выбирают аутсорсинг вместо развития штатной службы ежегодно увеличивается. Можно сделать такой вывод на основе роста выручки компаний аутсорсеров учетных функций, которые зарегистрированы в рейтинга РА Эксперт (данные РА Эксперт). В среднем выручка компаний растет на 10% в год.

В этом рейтинге представлены основные крупные аутсорсеры на российском рынке, основными клиентами которых является малый и средний бизнес. Т.е. компании с оборотами порядка сотен миллионов рублей в год, которые оптимизируют процессы: уходят от операционного управления бухгалтерской службой, снижают риски и издержки за счет технологий и опыта аутсорсера.

Компании выбирают аутсорсинг по следующим причинам:

  • Компания фокусируется на основных бизнес-процессах и не тратит время на выстраивание и операционное управление бухгалтерией и финотделом.
  • Компания покупает готовую экспертизу, опыт, команду, процессы аутсорсинговой компании и получает нужный результат без операционного управления.
  • Компания уменьшает расходы за счет перехода на модель переменных расходов.
  • Независимость и конфиденциальность бухгалтерии. У аутсорсинговых компаний нет мотивов для искажения финансовых данных или причинения ущерба клиенту. Чем лучше будет работать аутсорсинговая компания, тем дольше с ней будет клиент и тем больше прибыли получит аутсорсер.

Почему бухгалтерия на аутсорсинге будет в 4 из 5 компаний из сферы микро и малого бизнеса к 2025 году?

Удаленный формат работы

Бухгалтерия может быть полностью удаленной. Это показал карантин, это показывает опыт крупных ОЦО и компаний, которые используют аутсорсинг.

В некоторых случаях в офисе нужен сотрудник, который будет разбираться с физическими документами. Если компания получает бумажные накладные при получении товара или услуг, то сотрудник, ответственный за получение этих документов может отправлять фото или сканы документов в бухгалтерию и складывать документы в папку по инструкции бухгалтера.

В случае настроенного ЭДО - это ни к чему, все происходит в цифровом формате.

Дальнейшая работа бухгалтерии может полностью контролироваться с помощью таск-трекера (менеджера задач), мессенджеров, телефона и zoom.

Поэтому компании из Москвы могут переносить бухгалтерию на аутсорсинг или в регионы. Все аутсорсинговые компании используют офис в регионах, где у них расположены бухгалтеры. Зарплата среднего бухгалтера в Москве 80 000 рублей на руки, руководителя от 120 000 рублей. В регионе можно найти бухгалтера с похожими навыками за 45 000 или 70 000 рублей соответственно.

Если компания выбирает собственный отдел бухгалтерии в регионе, то компании придется перестраивать отдел, открывать подразделение в регионе, искать сотрудников, руководителя, настраивать работу и включаться в операционную работу.

Если компания выбирает аутсорсинг, то она пользуется всеми плюсами такого формата бизнес-процессов: не нужно включаться в операционку, компания покупает готовые и выстроенные процессы, покупает опыт аутсорсинговой компании.

По сравнению с отделом в Москве, услуги аутсорсинговой компании будут дешевле, даже с учетом наценки аутсорсера: из-за разницы зарплат, желания аутсорсера автоматизировать работу, чтобы уменьшить себестоимость и реальной загруженности бухгалтерии.

По сравнению с штатным отделом бухгалтерии в регионе услуги аутсорсера могут быть дороже. Зависит от реальной загруженности бухгалтерии и возможностей автоматизации учета.

Последние 2 фактора: реальная загруженность бухгалтерии и возможность автоматизации будет сильно зависеть от внешних факторов. Об этом ниже.

IT-налоговая

Если вы думаете, что хлеб у бухгалтера в функционале подготовки отчетности для налоговой заберет искусственный интеллект и роботы, то вы ошибаетесь. Это сделает налоговая.

ЭДО

ЭДО сейчас
Знаете, сколько времени уходит на полноценную обработку 1 документа с 5 позициями номенклатуры на бумажном носителе?

10 минут при условиях:

  1. Бухгалтер не собирает документы.
  2. Бухгалтер использует промышленный сканер.
  3. Бухгалтер ведет реестр некорректно оформленных документов.
  4. Бухгалтер вводит документ с 5 позициями номенклатуры за 5 минут.
  5. Бухгалтер архивирует бумажный документ с описью и сохраняет скан документа в 1С.
Если использовать OCR при вводе документов (автоматическое распознавание символов), то можно сократить время полной обработки бумажного документа до 7,5 минут в среднем.

Знаете, сколько уходит времени на обработку 1 документа по ЭДО?

5 минут при условии, что настроена выгрузка документов из оператора ЭДО в 1С. Этот норматив достижим для микро и малого бизнеса на 2020 год. Причем достигается простыми манипуляциями с 1С и оператором ЭДО.

Тоже самое касается внутреннего документооборота в компании: накладные перемещения, отчеты производства за смену, акты инвентаризации — все это уже сейчас можно оцифровать и повысить производительность учетных процессов.

Крупные ОЦО уже достигают производительности обработки 5000 документов в месяц на 1 бухгалтера - это порядка 2 минут на 1 документ.

ЭДО к 2025 году
Налоговая внедряет отслеживание товаров и услуг и обязательный ЭДО. В будущем нас ждет строгая стандартизация в документообороте и только цифровой обмен. Поэтому бухгалтерии не придется обрабатывать бумажные документы.

Документы можно будет напрямую выгружать из оператора ЭДО (хотя сейчас это также можно делать) и производительность бухгалтерии значительно возрастет.

Либо этого вообще не потребуется делать - документы нужны будут налоговой, но не бизнесу. В этом случае вообще не нужно будет тратить часы сотрудников на ввод документов и должности “оператор ввода документов в 1С” вообще не станет.

Автоматизация налоговой

Налоговая сейчас
Налоговая сама считает налог для самозанятых, а с 1 января 2021 года будет сама рассчитывать налог на транспорт и землю.

Если у вашей компании было много транспорта и земли, а на подготовку этих деклараций у бухгалтерии уходило много времени, то теперь их график станет посвободнее.

Конечно, это не отменяет того, что бухгалтерии придется проверять расчеты налоговой. Но мы предполагаем, что трудозатраты сократятся минимум на 50%.

Налоговая к 2025 году
Налоговая будет видеть все документы и операции, которые происходят между компаниями. Поэтому налоговая не будет отправлять требования с прошением предоставить документы. У налоговой уже будут все данные на руках.

Налоговая будет самостоятельно рассчитывать все налоги: УСН, НДС, налог на прибыль, акцизы. У налоговой будет вся информация на руках, за счет системы прослеживаемости товаров и услуг, обязательного ЭДО, данных Меркурия, ЕГАИС, Минцифры, обмена информацией с банками и других баз данных.

Компании же не придется вводить документы в учетную систему, т.к. отчеты будут строиться автоматически, а для целей управленческого учета первичные документы не нужны (не берем в расчет внутренние первичные документы).

Бухгалтер будет проверять расчеты налоговой, а менеджеры компании следить, чтобы в системе отображались все документы и они были подписаны с двух сторон.

Что это значит для бизнеса

Компании сократят расходы на бухгалтерию и обмен документами (отправить документ по ЭДО намного быстрее и дешевле, чем курьером). Компаниям не придется держать архивариусов и бухгалтеров по вводу документов.

Если раньше вам требовалось 3 сотрудника, чтобы они вводили первичку в 1С и 1 главный бухгалтер, чтобы он готовил отчетность в налоговую и отвечал на ее требования. То теперь вам потребуется 0,2 главного бухгалтера, чтобы он проверил расчеты налоговой.

Если сотрудник на эффективную работу тратит всего 30 часов в месяц, то нет смысла держать такую единицу на полную ставку.

Поэтому аутсорсинг будет логичной альтернативой штатному отделу.

Фокусировка на бизнесе и нужда в сильных специалистах

Бухгалтерия и финансовый отдел должны давать компании:

  1. Точные управленческие отчеты в удобном формате для анализа.
  2. Минимум налогов.
  3. Минимум рисков со стороны государства.
  4. Стабильность и надежность процессов.
  5. Минимум затрат.
Для выполнения этих требований нужна:

  1. Сильная команда с нужными знаниями и опытом в требуемых областях.
  2. Автоматизация, которая будет повышать производительность и снижать себестоимость.
  3. Оплата за фактически проделанную работу.
  4. Выстроенные процессы и опыт.
Компания может сделать собственную бухгалтерскую и финансовую службу, однако в этом случае:

  • Нужно развивать отделы и сотрудников. Включаться в операционную работу: поиск сотрудников, развитие, мотивация, контроль, подключение к возникающим проблемам, поиск замены на период отпусков, болезней и увольнений, оплата штрафов за счет компании.
  • Позиция специалиста может не соответствовать его навыкам. Например, компания нанимает бухгалтера от которого требуется настроить управленческий учет и выстроить учетные процессы в компании. При этом компания хочет платить на руки специалисту 80 000 рублей в Москве. По рынку такой специалист стоит от 120 000 рублей на руки, который в подмогу запросит помощников и специалистов других специальностей: методологов, программистов 1С, бухгалтеров на ввод документов.
  • Нагрузка на специалиста может не соответствовать фактической. Например, сотрудник нанимается на полный рабочий день, а эффективная нагрузка составляет всего 50 часов в месяц. В итоге треть рабочего времени сотрудник будет простаивать.
  • Специалист может не обладать нужным опытом. Например, специалист, который разбирается в вопросе решит задачу за 2 часа, специалист, который впервые с этим столкнулся пойдет изучать опыт коллег, форумов, НК РФ и думать над тем, как решить задачу. В его случае это может занять 5 часов и более.
  • Специалист может быть не мотивирован на повышение эффективности отдела: с внедрением ЭДО, скриптов в 1С, настройкой синхронизаций между ПО, построением автоматических отчетов в 1С — из-за этих мероприятий компании потребуется меньше ручного труда. Соответственно компания может уменьшить штат бухгалтерии, а соответственно и бюджет. При этом руководству может перейти часть “ручной работы” из-за недостаточной нагруженности.
  • Бухгалтерская и финансовая служба могут быть заинтересованы в ведении двойной бухгалтерии. Если у компании сложная структура и большие объемы операций, то у внутренних сотрудников может появиться мотив в самостоятельном дополнительном «премировании». Излишняя сплоченность коллектива в этом случае может сыграть плохую роль для компании.
Либо компания обращается к аутсорсеру:

  • Компания ставит задачу. Аутсорсер дает нужный результат в нужные сроки. Вся операционка на стороне аутсорсера.
  • Аутсорсер развивает разные продукты, которые могут дополнять друг друга и приносить больше денег компании. Поэтому если компании нужно настроить управленческий учет, то аутсорсер привлечет финдиректора, аналитика, методолога и программиста. Правильные специалисты под конкретную задачу решат ее качественнее и быстрее.
  • Аутсорсер может держать в штате специалистов, которые могут привлекаться на проект на 10 часов в месяц, 150 часов в месяц или разово на 30 часов при приеме проекта. Соответственно компания заплатит только за эффективное время и проделанную работу — это основной принцип, почему аутсорсинг может быть дешевле штатной службы. Если вам нужен финдиректор на 10 часов, главный бухгалтер на 30 часов, а первичник на 50 часов - то с аутсорсингом это возможно.
  • Аутсорсер ведет множество проектов и большинство решений уже обкатывалось на других компаниях. Поэтому аутсорсер копирует решение, немного его дорабатывает, если потребуется и применяет к новому проекту. Если же аутсорсер сталкивается с неизвестной задачей, то в штате аутсорсера имеются сотрудники, которые специализируются на сложных задачах (внутренние эксперты), либо привлекаются специалисты с других проектов и вместе думают над решением задачи. С помощью коллективного обсуждения задачи аутсорсер найдет решение быстрее, чем 1 или несколько штатных сотрудников.
  • Аутсорсер мотивирован в внедрении технологий и автоматизаций в проект, чтобы поддерживать стоимость услуг ниже, чем создание и поддержка штатной службы клиентом, а также для повышения точности составления отчетов и удобства для клиента. Аутсорсер будет делать все, чтобы качество услуг было выше, чем качество штатной службы.
  • У аутсорсера нет мотивов для ведения двойной бухгалтерии - рано или поздно это вскроется и обнаружение таких операций будет означать 100% потерю клиента и репутации. Вознаграждение сотрудников аутсорсера привязано к выручке или рентабельности от проектов, поэтому сотрудники аутсорсера мотивированы в том, чтобы клиентов было как можно больше и они оставались с компанией, как можно дольше.

Оптимизация процессов

С учетом развития ЭДО и автоматизации налоговой, компаниям не потребуется бухгалтер для рутинной работы — не нужно будет вводить документы и считать налоги. Нужно будет только проверять расчеты за налоговой. Поэтому даже для организации с 1000 документов в месяц будет достаточно 30 часов главного бухгалтера в месяц для проверки расчетов налоговой и взаимодействия с ней.

Однако у компании останется потребность в ведении управленческого учета, расчета зарплаты и кадровом производстве.

Кадровый документооборот также переводят в цифровой формат, а расчет зарплаты и управленческий учет автоматизируется правильной настройкой 1С и процессами в компании.

В итоге компании нужен будет: 0,2 бухгалтера по налогам, 0,2 финансового директора, 0,3 финансового менеджера, 0,1 кадровика, 0,1 бухгалтера по зарплате, 0,2 программиста и 0,2 методолога. Компании потребуется искать несколько специалистов с разными компетенциями, при этом специалисты будут не нагружены на полный рабочий день.

На полной ставке у компании будут большие расходы и маленькая эффективность, а при использовании отдельных исполнителей на частичную занятость возрастут риски и сложность управления.

Поэтому компании будет логично использовать аутсорс, который комплексно закроет все задачи бизнеса:

  • У компании будет доступ к нужным специалистам с нужной нагрузкой без переплаты за простой.
  • Компании не нужно будет заниматься операционным управлением отделом.
  • Компания получит опыт, знания и готовые процессы в бухгалтерской и финансовой службе.
  • Компания будет платить за реально проделанную работу без простоев сотрудников. Компания будет значительно экономить по сравнению с содержанием штатной службы. Стандартом отрасли считается экономия в 20-30% от стоимости содержания штатной службы.
Полноценный штатный отдел с финансовой службой будет актуален для среднего и крупного бизнеса, где эффективная нагрузка на штатных специалистов будет составлять 80 часов и более с учетом всех автоматизаций. В этом случае развитие штатного отдела может быть дешевле и логичнее, чем использование аутсорсинга.

Что дальше?

Микро и малый бизнес «распробует» аутсорсинг бухгалтерии и финансовой службы и будет пользоваться плюсами такого формата бизнес процесса: компании будут покупать готовые отдел с нужными специалистами и с нужной загрузкой. А сэкономленное время и деньги будут вкладывать в развитие бизнеса.

А автоматизация со стороны налоговой, ЭДО и автоматизация учетных систем будут способствовать увеличению производительности и снижению расходов на учетные функции.

Однако, даже сейчас у компаний есть задел, чтобы оптимизировать внутренние процессы:

  • Внедрять ЭДО.
  • Автоматизировать учетные системы.
  • Измерять эффективность отдела и контролировать нагрузку.
Повышать производительность можно даже просто перейдя на новый программный продукт.

Если ваша компания использует 1С на платформе 8.2, например УПП, которая постоянно дописывается программистами, а бухгалтерия ругается на ошибки. То переехав на новую платформу 8.3 и в КА вы сможете сэкономить на программистах, а также увеличите производительность бухгалтерии. Рост производительности может составить в 2 раза и более.

Синхронизация между 1С, сайтом и CRM также может ускорить работу бухгалтерии. Бухгалтерии не придется ручным способом перебивать данные из системы в систему (а это дополнительные ошибки и нагрузка), а остатки на сайте и в CRM будут актуальны с нужной временной точностью.

Внедрив ЭДО, выгрузку документов из оператора ЭДО напрямую в 1С с правилами сопоставления номенклатуры (актуально для торговых компаний у которых много позиций номенклатуры) вы сможете увеличить производительность обработки первички в 2-3 раза.

К тому же эту первичку не нужно будет хранить на бумаге, будет достаточно зайти в личный кабинет оператора ЭДО и с помощью фильтров быстро найти нужный, правильно оформленный документ.

Также можно попробовать использовать сервисы по распознаванию первички, если первичка приходит в сканах. Сейчас на рынке есть сервисы, которые относительно дешевы и могут увеличить производительность на 30% (по нашим замерам).

Отдельными доработками 1С также можно увеличить эффективность на 15-50%. Например, на одном из проектов мы уменьшили время обработки банковской выписки с 50 часов в месяц до 20 часов — каждый месяц проходило порядка 4000 строк в банковской выписке и каждую строку нужно было обрабатывать руками. После доработки бухгалтер только проверяет выписку и практически не изменяет ее руками.

Для управленческого учета можно доработать 1С, либо настроить выгрузку данных из 1С и визуализировать их в PowerBI. Графики будут красивыми, но их с тем же успехом можно построить и в 1С, без дополнительных трудозатрат на специалистов в BI. При этом для обработки банковской выписки можно прописать правила в 1С,  автоматизировать ее обработку и составление управленческих отчетов.

В общем, уже в 2021 году текущие инструменты позволяют значительно облегчить работу бухгалтерии и повысить ее производительность.

Однако, чтобы провести эти работы, нужно сделать следующее:

  1. Измерить, сколько сейчас сотрудники тратят времени на выполнение всех задач.
  2. Проанализировать операции по затратам времени и частотность их возникновения. Выявить наиболее трудозатратные операции с точки зрения временных затрат.
  3. Сравнить с нормативным показателем, который характерен для стандартного протекания и выполнения данной операции.
  4. Выявить отклонения от стандартной нормы. Выяснить причины отклонения от нормы.
  5. Проанализировать эти процессы на возможность автоматизации и увеличения производительности с методологом и программистом.
  6. Вычислить положительный экономический эффект: рассчитать трудозатраты после доработки и рассчитать срок окупаемости с учетом инвестиций в доработку.
  7. Принять решение о доработке.
  8. Составить ТЗ для программиста.
  9. Проконтролировать разработку.
  10. Внедрить разработку.
  11. Написать инструкции для сотрудников и обучить сотрудников.
Для выполнения этого процесса понадобятся компетенции 3 сотрудников: руководителя проекта, методолога и программиста. В штатной бухгалтерии из нескольких человек не всегда есть специалисты с нужными навыками. А также потребуется разработанная нормативная база.

При этом после замера времени на выполнение задач и сравнение их с нормативными показателями вы можете понять реальную загрузку специалистов или где есть проблемы в эффективности.

Возможно, ваш отдел раздут и реальная нагрузка сотрудников находится на уровне 50 часов в месяц или сотрудники выполняют стандартные операции намного дольше, чем это обычно требуется, а возможно ваши сотрудники перегружены и действительно нужно расширять штат или дорабатывать учетную систему.

Вы можете заполнить заявку на нашем сайте или позвонить и мы бесплатно проконсультируем вас по:

  1. Оптимальной нагрузке бухгалтерии и оптимальному количество штатных единиц.
  2. Как можно оптимизировать процессы и уменьшить расходы.
  3. Что можно автоматизировать.
  4. Можно ли настроить построение нужных для вас отчетов в 1С.
Либо, сформируем наше предложение по комплексному ведению бухгалтерию, если вы хотите сфокусироваться на развитии бизнеса, а бухгалтерию хотите оставить профессионалам.

Подпишитесь на рассылку,
чтобы делать бизнес эффективнее и безопаснее
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даете согласие на обработку персональных данных
Если не любите email,
то подпишитесь на наш Telegram канал

Если у вас есть вопрос, то задайте его через форму ниже:

Нажимая на кнопку "Отправить", вы даете согласие на обработку персональных данных

Рубрики

Похожие материалы
Почему аутсорсинг бухгалтерии дешевле штатной бухгалтерии
В статье расскажем, почему аутсорсинг бухгалтерии дешевле штатной бухгалтерии и почему обоснования других аутсорсеров в духе: «‎вы не платите зарплату, страховые взносы, 1С и офис»‎ — буллшит.
Налоговая модель IT компании
Налоговая модель IT-компании в Excel.
Почему к 2025 году 80% микро и малого бизнеса передаст бухгалтерию на аутсорсинг
За последний год произошло много изменений в мире, бизнесе и налоговом кодексе. В этой статье расскажем, почему 4 из 5 компаний с оборотами до 800 млн. рублей в год будут использовать бухгалтерию на аутсорсинге и какие предпосылки для этого имеются на текущий момент.