Преимущества аутсорсинга бухгалтерии перед штатной бухгалтерией

Для построения бизнес-процесса компания может пойти 2 путями: поднять отдел самостоятельно или отдать бизнес-процесс на аутсорсинг.

Обычно на аутсорсинг отдают непрофильные процессы компании — процессы, которые не имеет смысла развивать с нуля и управлять операционно, потому:

1. Процесс не оказывает сильного прямого влияния на прибыль компании.

2. Для развития отдела внутри компании нет нужного опыта и знаний.

3. У сотрудников отдела будет недостаточно нагрузки из-за размеров компании.

4. Процесс рутинный и однообразный.

Таким процессом у большинства компаний является бухгалтерия.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии перед развитием штатной бухгалтерии

Опыт и узкоспециализированные специалисты

С штатной бухгалтерией не всегда хватает знаний и умений штатного специалиста, чтобы решить рядовые задачи по бухгалтерии. Например: как работать с самозанятыми, как получить аккредитацию Минцифры, как сделать возмещение НДС из бюджета или как работать с разными ставками НДС. 

Также у бухгалтера может не хватать знаний, чтобы составить ТЗ для программиста 1С или точно прописать и регламентировать процессы в бухгалтерии.

У штатного бухгалтера может не быть нужного опыта, поэтому бухгалтер может тянуть с выполнением задачи, вообще ее не выполнять или сделать задачу с финансовыми последствиями для компании.

Аутсорсинговая компания ведет десятки и сотни компаний одновременно и имеет в штате десятки бухгалтеров, а также налоговых консультантов, аудиторов, кадровиков, финансистов, методологов, аудиторов и программистов.

У аутсорсера имеется огромная база знаний. Знания, полученные на одном проекте, аутсорсер может применять на другом. При этом аутсорсинговая компания потратит меньше времени на решение задачи, а результат будет заранее известен, т.к. компания уже решала похожую задачу.

Также аутсорсер может привлекать узких специалистов для решения специфичных задач. Например, методолога 1С, чтобы он составил логику работы в 1С и сделал ТЗ для программистов, либо налоговых консультантов, чтобы разработать налоговую модель компании.

Когда компания обращается в аутсорсинговую компанию, то она покупает опыт компании, опыт десятков бухгалтеров и опыт специалистов узкого профиля.

Сокращение расходов

Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, компания переводит бухгалтерию из постоянных расходов в переменные. Т.е. при аутсорсинге расходы на бухгалтерию будут зависеть от фактического объема работ и компания будет платить за фактически выполненный объем работ.

С штатной бухгалтерией расходы компании будут постоянными. Например, бухгалтер стабильно получает 90 000 рублей на руки. В этом случае общие расходы компании будут составлять:

• 90 000 / 0,87 = 103 448 рублей, где 13 448 рублей — НДФЛ.

• 12 792 × 30,2% + (103 448 - 12 792) × 15,2% = 3863 + 13780 = 17 643 рублей в качестве страховых взносов

• Общие расходы компании в месяц = 103 448 + 17 643 = 121 090 рублей

При этом сотрудник может не быть нагружен задачами на полный рабочий день: сотрудник может выполнять все задачи за 3 часа в день, а остальное время сотрудник будет простаивать из-за недостаточной нагрузки.

В этом случае:

• Эффективно время работы сотрудника = 3 × 21 = 63 часа в месяц

• Утилизация = 63 / 168 × 100% = 37,5%

Коэффициент утилизации показывает эффективность труда сотрудника. В этом случае эффективность крайне мала.

Если рассчитать себестоимость часа штатного сотрудника, то получится следующее:

• Себестоимость часа = 121 090 / 63 = 1922 рублей/час

Средняя часовая ставка аутсорсинговых компаний в Москве — 1500 рублей/час.

Стоимость услуг аутсорсинговой компании будет составлять:

• 1500 × 63 = 94 500 рублей

За счет этого механизма аутсорсинг бухгалтерии получается дешевле штатной бухгалтерии.

Однако не всегда 63 часа штатного специалиста равны 63 часам специалиста аутсорсинговой компании. 

Подробнее про сокращение расходов и производительность бухгалтерии можете почитать в этой статье.

Стабильность работы

Если в штатной бухгалтерии сотрудник уволится, пропадет или уйдет в отпуск, то процессы в бухгалтерии могут встать: компания не сможет оплатить по счетам подрядчиков, начислить зарплату или получить финансовую и налоговую отчетность.

В случае аутсорсинговой компании эта проблема не возникнет, т.к. аутсорсинговая компания страхует процессы и если с одним сотрудником что-то случится, то его работу подхватит другой сотрудник без простоев.

С аутсорсингом функции бухгалтерии всегда будут стабильны и всегда будут работать.

Готовые процессы

С штатной бухгалтерией вам придется самостоятельно выстраивать процессы в бухгалтерии и контролировать их протекание:

1. Создать регламент обработки первичной документации.

2. Создать регламент архивирования первичной документации.

3. Создать регламент подготовки финансовой и налоговой отчетности и регламент расчета налогов.

4. Создать регламент проверки отчетности.

Это базовые регламенты, которые могут значительно влиять на качество бухгалтерии и учета в компании.

С штатной бухгалтерией придется погружаться в эти процессы: ставить задачи на бухгалтера и контролировать исполнение, либо разрабатывать регламенты самостоятельно. 

Вам придется изобретать велосипед, при этом на разработку может уйти много времени, как у штатного бухгалтера, так и руководителя из-за недостаточного количества опыта или знаний.

С аутсорсингом вы сразу получаете готовые процессы и регламенты. 

Например, в нашей компании мы разработали и регламентировали следующие процессы:

1. Опись документов.

2. Составление реестра и обработка некорректно оформленных документов.

3. Выгрузка документов из ЭДО в 1С.

4. Ввод документов в 1С с помощью OCR.

5. Обработка в 1С, которая сверяет дубли документов в 1С.

6. Ежемесячный расчет налогов и отчетность по налогам, документам и нагрузке бухгалтерии для клиента.

7. Обработка 1С, которая автоматически разносит банковскую выписку.

8. Регламент проверки документов главным бухгалтером, после того, как документы введет бухгалтер по первичной документации.

9. Регламент проверки отчетности на ошибки.

10. Регламент проверки отчетности аудитором.

11. Регламент управления задачами, нагрузкой сотрудников и сроками выполнения задач.

Наши клиенты приходят на готовенькое и не тратят свои ресурсы, чтобы придумать велосипед и используют уже проверенные нами решения на других проектах.

Финансовая ответственность аутсорсера

С штатной бухгалтерией компания берет все риски на себя — если сотрудник допустит ошибку и налоговая доначислит штраф или пени, то компании придется возместить ущерб за собственный счет.

Аутсорсинговые компании берут на себя ответственность за ошибки. Если аутсорсинговая компания допустит ошибку, то возместит ущерб за собственный счет. Для этого аутсорсинговая компания оформляет страховой полис и в случае ошибки использует возмещение с помощью страховой компании. В некоторых случаях аутсорсинговые компании могут компенсировать ущерб за счет скидки на обслуживание. 

В любом случае аутсорсер возместит ущерб, который возник по его вине, чтобы не потерять лояльность клиента и репутацию.

Независимость бухгалтерии

В крупных компаниях штатный отдел бухгалтерии может вести двойную бухгалтерию: для руководства показывать одни цифры, а по факту получать совсем другие. При этом в эту схему может включаться не только штатный отдел бухгалтерии, но и другие отделы: склад, производство, финансовый отдел, отдел продаж. 

Дополнительно бухгалтерия может саботировать попытки проведения аудиторских проверок или любую другую внешнюю проверку.

С аутсорсингом такой проблемы не случится, т.к. если у клиента возникнут потери по вине аутсорсера или сотрудников аутсорсера, то ущерб по договору будет компенсировать аутсорсинговая компания. Также это скажется на репутации аутсорсинговой компании и она может потерять других своих клиентов.

Дополнительно сотрудники аутсорсера не будут мотивированы в ведении двойной бухгалтерии:

1. Сотрудники аутсорсера ведут также другие проекты на которых они показали свою добросовестность.

2. У аутсорсера есть системы и сотрудники, которые проводят независимые проверки, которые позволят выявить ведение двойной бухгалтерии.

3. По договору все функции, участки работ и ответственные регламентированы. У сотрудников аутсорсера есть узкие задачи, которые они должны выполнять в рамках проекта. Выход за рамки выполнения этих задач будет контролироваться менеджерами и дополнительно согласовываться с клиентом.

4. Сотрудники аутсорсера будут взаимодействовать с сотрудниками клиента только для решения задач, которые необходимо решить в рамках проекта. У сотрудников не возникнет контекста в котором они смогут «договориться».

Что в итоге

Аутсорсинг бухгалтерии логично и выгодно использовать в этих случаях:

1. Вы не хотите тратить свое время на погружение в операционку в бухгалтерии и выстраивание отдела.

2. Вы хотите бухгалтерию, которая сможет решить любую задачу, включая смежные задачи на стыке бухгалтерии, юриспруденции, управленческого учета и 1С.

3. Вы хотите независимую бухгалтерию, которая будет стабильно работать и возьмет финансовые риски на себя.

4. Вы хотите платить только за фактически проделанную работу и хотите максимально уменьшить расходы на бухгалтерию.