С какими проблемами сталкиваются компании, когда используют бухгалтерию на аутсорсинге

Не бывает компаний, которые не совершают ошибок. Однако серьезность и частота этих ошибок может быть разной.

Рынок бухгалтерских услуг высококонкурентный. Только на рынке Москвы бухгалтерские услуги оказывают порядка 2000 компаний, а сколько еще может быть официально незарегистрированных бухгалтеров, которые ведут компании вечером после работы?

Большое количество бухгалтерских компаний связано с относительной легкостью выхода на рынок. Бухгалтеру достаточно открыть ООО или ИП и начать оказывать услуги. Но это только на первый взгляд. На самом деле, чтобы оказывать услуги стабильного высокого качества придется инвестировать в IT инфраструктуру, развитие сотрудников, системы управления командой и проектами — и это непрерывный процесс, который никогда не заканчивается.

В этой статье мы расскажем, с какими проблемами чаще всего сталкиваются компании, когда они обслуживаются на аутсорсинге, почему эти проблемы возникают и какое решение этих проблем мы нашли.

6 проблем с аутсорсерами

Просрочка сдачи отчетности

Это самый серьезный косяк с которым может столкнуться компания, которая обслуживается на аутсорсинге.

В чем косяк

Бухгалтерия вовремя не сдала отчетность или просто забыла про нее.

Последствия для клиента

За это налоговая выставит штраф (от 1000 рублей до 30% от суммы неуплаченного налога (п. 1 ст. 119 НК РФ)), а если компания также не уплатила налог, то налоговая начнет начислять пени с первого дня просрочки.

Если компания не предоставит отчетность в течение 10 дней, то налоговый орган может заблокировать операции по расчетному счету (п. 3 ст. 76 НК РФ). В этом случае работа организации может остановиться и потери компании могут исчисляться миллионами рублей в сутки.

Почему этот косяк возникает

Причин возникновения этой проблемы несколько:

1. В компании нет системы управления проектами
   Нет менеджера, который контролирует выполнение всех задач бухгалтерами, а также отсутствует планировщик задач в котором отражались бы все задачи по проекту. Например, Битрикс24, Мегаплан, Asana и другие таск-трекеры.

2. В компании не используется ресурсное планирование
   Бухгалтер не успел вовремя сдать отчетность и забыл про компанию из-за большой нагрузки. Аутсорсер не рассчитывает эффективное время работы бухгалтера и нагружает его компаниями или выручкой, а не фактическим затраченным временем на проект. Бухгалтер может вести 10 компаний и выполнять план по выручке, а фактическая нагрузка на сотрудника может составлять 200 часов в месяц.

3. Некачественный прием проекта
   Аутсорсер просто не знал какую отчетность нужно сдавать по этой компании. Аутсорсер взял компанию на «потоке» и не сделал качественный аудит базы 1С и деятельности компании.

Какое решение мы нашли

1. Используем 2 менеджера для контроля
   Используем 2 менеджера, которые контролируют выполнение всех задач по бухгалтерии: аккаунт-менеджера и руководителя проектов. Руководитель проектов следит за основными и самыми важными задачами по проекту — отчетность, налоги и контролирует стабильность процессов, а аккаунт-менеджер следит за регулярными задачами (подготовка документов) и дополнительно страхует руководителя проектов. 
   

2. Используем планировщик задач
   Используем Битрикс24, чтобы контролировать все задачи по проекту. При входе нового клиента мы 1 раз настраиваем постановку регулярных задач и далее эти задачи проставляются автоматически, чтобы исключить человеческий фактор. Также все важные дедлайны по отчетности сводятся в единую Google Таблицу, которую мы делаем руками для дополнительной проверки и подстраховки, что мы ничего не забыли.

   
   Регулярные задачи по клиентам в Битрикс24.
   
   Отчетность по клиентам в Google Таблицах.

3. Используем ресурсное планирование
   Мы рассчитываем нагрузку на сотрудников на основе часов, которые потребуются для ведения проекта. Это позволяет нагружать сотрудника только тем объемом работ, который сотрудник сможет выполнить в нужные сроки и с нужным результатом. Наши сотрудники могут вести одновременно как 3 проекта, так и 20. Количество компаний зависит от фактической эффективной нагрузки, которая требуется на ведение проектов.

   
   Таблица с ресурсным планированием и нагрузкой сотрудников.
   

Некорректно посчитанные суммы налогов

В чем косяк

Бухгалтерия неверно посчитала налоги и организация заплатила одну сумму, но на самом деле нужно было другую. Эта сумма может отличаться как в большую сторону, так и в меньшую.

При этом эта ошибка скрытая и сразу обнаружить ее проблематично. Для этого нужно проводить аудит внешними специалистами.

Последствия для клиента

Если бухгалтер изначально посчитал сумму налога в 100 рублей, а правильная сумма налога составляет 200 рублей, то компании потребуется доплатить разницу в 100 рублей, а также пени с этой суммы. 

Компании придется пересмотреть ДДС и найти деньги для доплаты налога — ситуация очень неприятная, когда все средства уже распределены и взять дополнительные деньги проблема.

При этом если это обнаружит налоговая, то налоговая дополнительно может начислить штраф в 20-40% от суммы недоплаты (ст. 122 НК РФ).

Если бухгалтер изначально посчитал сумму в 200 рублей, а по факту нужно было заплатить 100 рублей, то разницу в 100 рублей можно будет учесть при следующей уплате налога и не платить налоги в текущем налоговом периоде.

Проблема в том, что эта ошибка может и не обнаружиться. Налоговая не будет сообщать, что вы переплатили налоги, а ошибку без внешнего аудита можно и не найти.

Почему этот косяк возникает

Причин несколько:

1. Отсутствие учетной политики и логики расчета налогов
   Если учет в компании не регламентирован, то может возникать человеческий фактор при расчете налогов: бухгалтер будет считать налоги так, как привык и как его учили, не следуя логике единого документа в компании, который регламентирует учет.

2. Нет системы проверки обработки и внесения документов
   Частая проблема в бухгалтерии: задвоение документов, некорректный ввод документов, забывание внесения всех документов. Из-за этих причин чаще всего возникают неправильные суммы налога к уплате.

3. Нет системы проверки составления отчетности
   Аутсорсер не настроил процесс проверки отчетности перед отправкой и не разработал дополнительные обработки в 1С, которые помогут указать на ошибки.

Какое решение мы нашли

1. Разработали шаблоны и регламенты учетной политики
   Составили базовые шаблоны учетной политики для каждой отрасли с участием аудиторов, налоговых консультантов и методологов: IT, услуги, торговля, производство, строительство. Описали, как нужно оформлять документы в 1С, что относить в доходы и расходы, куда стоит обратить повышенное внимание. Если заходит компания у которой есть «‎своя» специфика, то берем шаблон и допиливаем его под конкретную компанию. С помощью учетной политики мы стандартизируем учет и уходим от человеческого фактора.

2. Разработали систему проверки документов и доработали 1С
   Ежемесячно составляем список документов, которые нужны, чтобы уменьшить сумму налога. Также ведем опись и реестр некорректно оформленных документов и отправляем отчет по обработанным документам. Для ввода документов используем бухгалтера по первичной документации, а затем проверку ввода документов главным бухгалтером. В конце месяца завершаем обработку документов запуская обработку, которая показывает дубли и совпадения реквизитов в документах, чтобы контролировать задвоение документов.

3. Разработали процесс проверки отчетности
   После подготовки отчетности главным бухгалтером к процессу подключается аудитор, который проверяет закрытие отчетного периода в учетной системе и указывает на ошибки бухгалтеру, а также проверяет корректность составления отчетности по чек-листу. В планах на 2021 год автоматизировать этот процесс.

Низкое качество коммуникации

В чем косяк

Бывает, что клиент пишет утром или ставит задачу бухгалтерии, а ответ и решение задачи получает в конце дня или на следующий день. Или бухгалтерия вообще забывает про задачу или вопрос клиента.

Последствия для клиента

Это просто бесит. Когда пишешь своему бухгалтеру, то хочется, чтобы он реагировал моментально или хотя бы в течение 10 минут. И конечно хочется, чтобы он озвучивал сроки по задаче, а тем более не забывал про нее.

Почему косяк возникает

1. У аутсорсера нет отдельного сотрудника для коммуникации
   Контакт с клиентом может поддерживает сотрудник, который занят другими задачами: считает зарплату, вводит или делает документы, готовит отчетность.

2. Аутсорсер перенагружает сотрудника и не использует ресурсное планирование
   У сотрудника может не хватать времени, чтобы ответить всем клиентам. На менеджере может висеть 40 клиентов и общая фактическая нагрузка в 180 часов в месяц.

3. Аутсорсер не использует планировщик задач, чтобы фиксировать задачи от клиента

4. Аутсорсер не имеет регламентов по коммуникации и системы аудита
   У сотрудников аутсорсера может не быть точных инструкций по времени и формату ответа для клиента, а также может отсутствовать менеджер, который будет контролировать регламенты коммуникации.

Какое решение мы нашли

1. Выделили отдельного сотрудника для коммуникации с клиентом
   У каждого клиента есть свой аккаунт-менеджер через которого идет основная коммуникация и обмен информацией. Это узкая задача специалиста, поэтому менеджеры быстро отвечают клиентам.

2. Используем ресурсное планирование
   Контролируем нагрузку на менеджеров и нагружаем сотрудников только тем объемом работ, который они смогут выполнить с нужным результатом и сроками.

3. Используем планировщик задач для фиксации всех задач
   Все задачи, которые поступают от клиента фиксируются в Битрикс24 по каждому проекту, а сроки выполнения контролируются аккаунт-менеджером и руководителем проекта.

4. Внедрили регламенты коммуникации и контроля процессов
   Каждый менеджер должен:
   — Отвечать клиенту в течение 10 минут.
   — Оставлять обратную связь по задаче, что задача принята в работу и будет сделана к указанному сроку.
   — Выполнять текущую задачу клиента, если ее можно сделать максимум за 10 минут и только после выполнения этой задачи отвечать на сообщения других клиентов в уходящем порядке: сначала самые ранние обращения, далее самые поздние.
   
   Руководитель проекта должен:
   — Раз в день проверять чаты по каждому клиенту. Мониторить, чтобы сроки ответа и формат ответа были по регламенту.
   — Отслеживать и выполнять указанные сроки в задаче по каждому клиенту.
   

Конвейерность и отсутствие вовлеченности в бизнес клиента

В чем косяк

Некоторые аутсорсеры ведут клиентов по конвейеру — не учитывают индивидуальные особенности компании и бизнес-процессов и ведут под копирку этот проект, как и остальные проекты не учитывая желания и потребности клиента. А также не уведомляют клиента о наличии рисков и возможности экономии налогов.

Например, клиент хочет, чтобы коммуникация с бухгалтерией велась в Slack, а задачи ставились в Google Таблицах. Аутсорсер не может подстроиться под это условие, т.к. у аутсорсера есть жесткие регламенты.

Либо аутсорсер не уведомляет клиента о том, что он совершает ошибки: клиент делает рискованные операции с расчетным счетом и может попасть под блокировку по 115-ФЗ, аутсорсер не уведомляет клиента о возможности перехода на другую систему налогообложения, чтобы сэкономить налоги или не уведомляет о возможности законного налогового структурирования бизнеса для уменьшения налоговой нагрузки.

Индивидуальный подход в взаимодействии и коммуникации не всегда требуется для клиента, а вот предупреждение о рисках и возможность экономии на налогах нужно каждой компании.

Последствия для клиента

Индивидуальный подход в взаимодействии — удобство и стандартизация процессов клиента, если для него важно, чтобы бухгалтерия работала именно так, как ему нужно. 

Вовлеченность бухгалтерии в дела бизнеса может значительно влиять на сумму налогов, которая платит компания, а также может влиять на защищенность компании от государственных органов и банков.

Почему возникает проблема

1. Позиционирование компании аутсорсера
   Индивидуальный подход в коммуникации и формату взаимодействия не входит в позиционирование аутсорсинговой компании. Индивидуальный подход не всегда нужен и не всегда это плохо. Однако иногда такая потребность может возникнуть, особенно при бурном росте компании. Формат работы закладывается в бизнес-модель компании, поэтому это осознанный выбор аутсорсера.

2. Не развиты внутренние ценности компании и сотрудников на максимальную пользу для клиентов
   Некоторые потенциальные проблемы и риски не лежат на поверхности и их можно выявить только, если есть погруженность в контекст проекта или при проведении глубокого аудита. Глубокий аудит проводить дорого по себестоимости. Остается только надеяться на то, что сотрудник заметит проблемы, которые могут аукнуться в будущем и вовремя поднимет вопрос с клиентом. 

Какое решение мы видим

1. Индивидуальный подход к каждому клиенту
   Мы пошли по пути позиционирования — адаптации бухгалтерии под нужды компании. У нас есть стандартные конвейерные процессы, которые изначально предлагаются каждому клиенту. Если клиенту нужен индивидуальный формат сотрудничества, то мы изменяем регламенты и подстраиваемся под клиента.

2. Развитие ценностей компании и поиск подходящих сотрудников
   Мы стараемся развивать у наших сотрудников инициативный подход к работе и выполнение задач в духе: «‎Увидел, что у клиента изменился состав заказчиков и подрядчиков. Теперь клиенту выгодно перейти на ОСН, чтобы получать возмещение НДС из бюджета. Обращусь к руководителю проектов, чтобы он выделил мне время на расчет этой модели и разработки предложения для клиента». Инициативность и такой подход к работе сложно развить и она  больше зависит от внутренних качеств сотрудника. Не скажем, что этот процесс у нас идеально выстроен, но с каждым днем мы стараемся делать его лучше.

Нет отчетности для клиента

В чем косяк

Бухгалтерия не присылает ежемесячный отчет о проделанной работе, сумму налога к уплате на данный момент и список недостающих документов, чтобы уменьшить налог. У клиента нет понимания, а чем собственно бухгалтерия вообще занималась и за что я плачу деньги. Бухгалтерия не отправляет сканы сданной отчетности и сверки по налогам с бюджетом.

Последствия для клиента

Компания не будет знать какую сумму откладывать для уплаты налога, а также каким образом ее можно уменьшить заранее, а не за 5 дней до сдачи отчетности.

Клиент не будет знать, а что собственно бухгалтерия делала за целый месяц и какую отчетность сдавала.

Если бухгалтерия не будет отправлять отчет по сверке с налоговой, то может получиться ситуация, когда отчетность сдается, налоги платятся, а они не доходят до налоговой и налоговая начисляет пени на эту сумму. В этом случае придется бодаться с налоговой и перезачитывать суммы. Этот процесс долгий и с головной болью, как для бухгалтерии, так и клиента.

Почему возникает проблема

1. У бухгалтерии нет регламентов и не выстроены процессы по процедуре отчетности для клиента из-за недостаточного опыта или нежелании развивать и делать качественный продукт.

Какое решение мы нашли

1. Каждый месяц делаем отчет для клиента: сумма налога к уплате и список документов, которые нужно собрать, чтобы уменьшить налог.

2. Каждый квартал отправляем отчет с количеством обработанных документов и часами сотрудников, затраченных на ведение проекта.

3. После сдачи отчетности отправляем клиенту сканы всех сданных и принятых отчетов.

4. Каждый месяц запрашиваем сверку с бюджетом, чтобы контролировать недоплаты и переплаты в бюджет и отправляем клиенту отчет.

Нет онлайн-доступа 24/7 к базе 1С

В чем проблема

Некоторые аутсорсинговые компании не дают доступ в базу 1С, которая расположена на сервере аутсорсера, а клиент не запрашивает доступ. Также аутсорсер может использовать сервера в своем в офисе, а не в дата-центре класса Tier III, а также не делать ежедневное резервное копирование баз 1С. В этом случае есть повышенный риск потери данных и базы 1С.

Последствия для клиента

Если с базой что-то случится и все бухгалтерские данные будут утеряны, то бухгалтерии потребуется заняться восстановление учета. В этом случае расходы клиента могут исчисляться сотнями тысяч рублей.

Также клиент не сможет проверить качество ведения учета внешними аудиторами, если аутсорсер не захочет предоставлять доступ в базу 1С. Это может сказаться на сумме налога, которую клиент уплачивает в бюджет.

Почему возникает проблема

1. Нет желания «‎париться» с сервером и 1С, а также показывать результат своей работы
   Аутсорсинговая компания не хочет «‎париться» с сервером и 1С и делать все по правилам. А также не хочет предоставлять веб-доступ для клиента к базе 1С, чтобы клиент не мог проверить качество ведения бухгалтерии.

Какое решение мы нашли

1. Передали администрирование сервера с 1С на аутсорсинг
   Серверы с 1С наших клиентов находятся в дата-центре класса Tier III на выделенном сервере. Наш подрядчик следит за стабильностью серверов и их нагрузкой. Серверы работают стабильно и быстро, а мы не тратим время на администрирование сервера. Также у нас настроено резервное копирование всех баз 1С 2 раза в день, каждую неделю и каждый месяц.

2. Предоставили каждому клиенту доступ в 1С 24/7 через браузер
   Веб-доступ к любой информационной системе бизнеса — это обязательное требование в любом бизнесе в 2021 году. Если база 1С вашей бухгалтерии находится на компьютере бухгалтера и вы не можете зайти в базу из любой точки земли, то это не надежное и не современное решение.

Итоги

Подходить к выбору подрядчика для аутсорсинга бухгалтерии нужно не по самой низкой цене, а по надежности и качеству ведения бухгалтерии.

Экономя на подрядчике 10 000 рублей в месяц, можно получить ошибки и проблемы в бухгалтерии на сотни тысяч рублей.

Если вам нужна надежная и современная бухгалтерия, то заполняйте заявку на нашем сайте. Мы возьмем на себя полное ведение бухгалтерского учета, чтобы вы спокойно занимались бизнесом.