Как компании попасть в реестр российского программного обеспечения

Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (Реестр российского ПО, далее Реестр) — это единая система учета программного обеспечения, которое создано российскими компаниями и соответствует стандартам Минцифры.

Формируется он специальным Экспертным советом по российскому ПО при Минцифры России. Фактически — это отечественная сертификация. Программы из Реестра разрешено использовать в госкорпорациях и официальных структурах.

IT-компаниям, софт которых включен в Реестр, доступны преимущества:

• Налоговые льготы при реализации софта. Реализация ПО из Реестра не облагается НДС. Кроме того, разработчики отечественных IT-решений могут участвовать в конкурсных отборах и претендовать на различные гранты от государства на реализацию и развитие своих продуктов.

• Размещение на маркетплейсе российского ПО. Руссофт — электронная площадка Минцифры, на которой компании могут рассказать о разработанном программном обеспечении, а пользователи — подобрать отечественный аналог ПО для замены импортного.

• Преимущество при участии в госзакупках. Это возможно по некоторым направлениям — в первую очередь рассматривают ПО из Реестра.

IT-компании, которые хотят зарегистрировать программы в Реестре, обязаны соответствовать определенным критериям. Основные требования для претендентов:

• Исключительное право на продукт принадлежит российской организации без преобладающего иностранного участия (т. е. доля иностранного участия составляет менее 50%, а доля конечных российских бенефициаров составляет более 50%) или, по крайней мере, одному гражданину Российской Федерации (доля конечных российских бенефициаров составляет более 50%).

• Продукт не имеет принудительного обновления и управления из-за рубежа и не имеет в своем составе санкционное программное обеспечение (ПО, которое попадает под санкции стран мира против России - например, по условиям лицензии оно не может распространяться на территории России или её отдельных регионов).

• Гарантийное обслуживание, техническая поддержка и модернизация продукта осуществляются российской организацией без преобладающего иностранного участия либо гражданином РФ.

• Сумма выплат по лицензионным и иным договорам за рубеж — не более 30% от выручки.

Регистрация ПО бесплатная — госпошлина отсутствует. Однако сама процедура подачи заявки на внесение ПО в Реестр довольно трудоемкая. Сначала надо подготовить экземпляр ПО для проверки экспертным советом, выбрать коды, подготовить целый пакет документов и только потом подать заявление. Если действовать своими силами, то можно потратить от 5 месяцев и более. И не факт, что удастся попасть в Реестр с первого раза. Если заявку отклонят, то IT-компания может сразу подаваться заново, необходимо только устранить причины, из-за которых был получен отказ.

Однако, есть исключение для заявителей, которые в течение предыдущих 12 месяцев получили отказ, потому что в составе заявки предоставили в Минцифры подложные документы, материалы или недостоверные сведения. У таких IT-компаний право повторно подать заявку будет только через 12 месяцев. А это значит, что целый год - никаких льгот и НДС к уплате в полном размере.

IT-компания подаёт заявление онлайн через сайт Реестра. Однако перед этим нужно совершить несколько обязательных действий, от которых на 90% зависит успешное внесение ПО в Реестр.

Рассмотрим весь алгоритм последовательно.

1. Проверить ПО на соответствие требованиям

Попасть в Реестр не просто, софт должен соответствовать требованиям, которые указаны в Постановлении Правительства РФ от 16.11.2015 №1236 и Постановлении Правительства РФ от 23.03.2017 № 325.

Важно, чтобы:

• в софте отсутствовали запрещённые в РФ иностранные компоненты;
• все компоненты использовались правомерно на основании открытой лицензии или лицензионного договора;
• не было ограничений для использования ПО на всей территории РФ;
• исходный код разработанного ПО находился на территории РФ;
• программа была в свободной продаже на территории РФ;
• гарантия и сервисная поддержка ПО осуществлялась на территории РФ;
• сумма выплат по лицензионным договорам за пределы РФ не превышала 30% от выручки;
• у IT-компании был действующий сайт и на нём присутствовала информация о программе;
• исключительные права на ПО принадлежали правообладателям из РФ.

Чтобы доказать, что IT-компании принадлежат исключительные права на ПО, перед подачей заявки его можно зарегистрировать в Роспатенте. Эта процедура позволяет подтвердить факт владения программой и защитить исходный код от несанкционированного копирования.

2. Определить класс ПО и выбрать соответствующие коды

После нужно выбрать класс софта по классификатору, который разработали Минцифры, и определить подходящие коды. Без них не удастся правильно заполнить заявление.

3. Подготовить документацию и данные

Самый объёмный раздел, который включает в себя описание продукта, техническую документацию, сведения о правообладателях и прочее.

На сайте Реестра описан перечень необходимых документов для подготовки заявления. Остановлюсь на самых важных:

• Название программы и описание её функционала в свободной форме. Для каких целей разработана, что умеет выполнять.

• Техническая документация на ПО. Инструкция по установке экземпляра ПО, которая может содержать лицензионный ключ для установки. Описание функциональных характеристик. Описание процессов, которые обеспечивают поддержание жизненного цикла ПО, должно быть оформлено в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010. Эксплуатационные материалы.

• Информация о гарантийном обслуживании. Кто обеспечивает гарантию ПО, его техническую поддержку и модернизацию программы.

• Сведения об иностранных аналогах. Существует ли ПО со схожими характеристиками и функционалом.

• Данные о разработке и авторах ПО. Когда началась и закончилась разработка. Перечень работников, сканы их трудовых договоров и должностных инструкций. Договоры на приобретение или разработку сторонних компонентов, закрывающие документы к ним. Штатное расписание IT-компании. Расшифровка расходов на создание ПО. Данные о постановке на бухгалтерский и налоговый учет как нематериального актива (НМА). Если привлекался сторонний подрядчик, также потребуются все подтверждающие документы вместе с договором.

• Подтверждение о принадлежности доменного имени на сайт, где размещена информация о ПО. Справка от регистратора доменных имён, договор использования доменного имени.

4. Подготовить проверочный экземпляр ПО для тестирования

Любой софт проходит экспертную проверку. Поэтому необходимо положить в облачное хранилище версию ПО, чтобы потом отправить ссылку в Минцифры. Если программа разработана для определённого оборудования, доступа к которому не будет у проверяющих, тогда необходимо подготовить демо-версию с полным описанием функционала. Как один из вариантов — подготовить виртуальную машину. Для облачных сервисов необходимо предоставить доступ к серверу, который находится исключительно на территории РФ.

Каждая компания выбирает способ демонстрации ПО, исходя из специфики продукта. По словам экспертов Минцифры, для них важен бэкэнд, т. е. что именно происходит внутри программы, как работают её алгоритмы и прочее.

5. Подать заявление

Когда ПО проверили на соответствие, определились с кодами и подготовили всю документацию, можно приступать к подготовке заявления. Для этого потребуется подтверждённый профиль на Госуслугах и действующая электронная цифровая подпись руководителя компании. Заявление заполняется онлайн через сайт Реестра.

Заявка состоит из 13 разделов и заполняется на основании всех собранных ранее документов и подготовленной информации. Часть заявления придётся заполнить вручную, часть — выбрать подходящий вариант из выпадающего списка, также придётся прикрепить файлы с подтверждающими документами.

Показываю на примере — как заполнить несколько основных разделов.

1. Вначале нужно войти через Госуслуги в личный кабинет на сайте Реестра. И выбрать в их верхнего меню нужный раздел «Подать заявление».

2. После этого выбираем тип реестра, в который должно попасть ПО

3. Затем заполняем данные о нашем ПО: выбранный класс, коды продукции.

4. Не забываем заполнить сведения о правах на ПО и прикрепляем файлы с подтверждающими документами.

5. И в одном из разделов указываем ссылки на сайт с документацией на ПО, его стоимостью и прикрепляем ссылку на экземпляр ПО для проведения экспертизы.

Оставшиеся разделы заявления нужно внимательно заполнить с учетом подготовленных документов и дополнительной информации.

Минцифры рассматривает каждую заявку на внесение ПО в реестр в несколько этапов. По регламенту на предоставление госуслуги отводится не более 45 рабочих дней со дня регистрации заявления через сайт Реестра. Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Этап 1. Формальная проверка

Срок проведения: 5 рабочих дней, срок могут продлить на время корректировки документов.

На этом этапе проходит проверка самих документов на соответствие требованиям Минцифры. Собран ли весь пакет документов. Работают ли ссылки. Нет ли ошибок в реквизитах.

Если какая-то информация отсутствует, представители Минцифры могут отправить запрос на электронную почту. На этом этапе можно вносить изменения в заявку и корректировать документы.

Этап 2. Экспертиза самого продукта

Срок проведения: в среднем 15-20 рабочих дней, срок продлевается при каждом уточнении, в целом может занимать до 1,5 месяцев.

На этом этапе Минцифры привлекает специалистов из сертифицированных IT-компаний для проверки софта.

Эксперты проверяют ПО на соответствие требованиям Реестра:

• правильно ли составлена документация к ПО;
• какие из известных решений использовались в разработке софта, способен ли он автономно работать, не возникнет ли в будущем ситуация, когда ПО перестанет работать из-за отсутствия доступа к зарубежным компонентам;
• оформлены ли у заявителя исключительные или авторские права на ПО;
• имеет ли российское гражданство больше половины авторов и правообладателей;
• работоспособность ПО и всех его компонентов.

Представители IT-компании заявителя могут связываться с проверяющими, чтобы уточнить все ли в порядке, не нужно ли дополнительно предоставить информацию. Эксперты могут присылать запросы с уточнениями, каждый продлевает cрок экспертизы.

Этап 3. Заседание экспертного совета

После успешного прохождения первых двух этапов, в финале собирается заседание экспертного совета, который состоит из представителей Минцифры и Минпромторга, общественных ИТ-компаний под председательством министра цифрового развития. Во время совещания рассматривают заявку претендента на внесение ПО в реестр и выносят итоговое решение. Эксперты, которые проводили проверку софта, дают заключение. И после экспертный совет выносит вердикт, а на сайте Реестра публикуют приказ о включении в реестр или об отказе.

После внесения ПО в реестр IT-компания имеет право пользоваться льготами.

Если экспертный совет рассмотрел заявку и отказал внести ПО в Реестр, то можно попробовать оспорить решение в суде. Либо через год повторно подать новую заявку.

Ошибки и неточности IT-компаний при подаче заявки, которые могут привести к отказу по заявке:

1. Заявитель не ответил на запросы Минцифры

Когда специалистам министерства нужны дополнительные сведения, они отправляют запрос по электронной почте. На ответ даётся 30 дней.

2. ПО не вышло в свободную продажу или работает с ограничениями

По этой причине отказывают чаще всего. Демо-версии продукта не достаточно, ПО должно работать и продаваться на рынке.

3. ПО работает не по всей стране, в том числе в Крыму и других регионах

Не должно быть ограничений для компаний, людей и госорганов, которые попали под санкции. Для этого нужно показать, что при создании не использовалось сторонних компонентов, которые могут наложить ограничения на работу.

4. Список использованных компонентов отсутствует

Обязательно нужно приложить перечень всех внешних и внутренних сторонних компонентов, которые использовала IT-компания при разработке ПО: название компонента, его правообладателя и лицензию.

5. Документы, которые подтверждают права на ПО, не предоставлены

IT-компания обязана подтвердить, что имеет права на ПО во всем мире. Документально подтвердить их можно с помощью следующих документов:

• Технические задания для авторов, акты на создание и принятие на учет нематериального актива, карточка учета НМА.
• Договоры с авторами о передаче исключительных прав на произведение – код и другие компоненты ПО.
• Свидетельство о депонировании из Роспатента.

6. ПО работает на операционной системе, которая не утверждена в Минцифры

Офисное ПО должно работать на ОС из Реестра. Например, для мобильных устройств на ОС «Аврора». Или свежих версиях Windows

7. При разработке ПО использовали иностранные компоненты

При разработке можно использовать открытые версии и компоненты из Реестра. Заявку отклонят, если для установки или работы ПО необходимы платные версии баз данных, таких как, например, Oracle MySQL. Для серверов и платформ тоже есть ограничения на использование технологического стека.

8. Техническая документация представлена только для одного продукта

В функциональных возможностях ПО описаны и десктопная версия, и мобильные приложения на разных платформах. А техническую документацию в заявке предоставили только для десктопной версии.

9. Права на сайт не оформлены

10. Документы противоречат друг другу

После положительного решения о внесении ПО в Реестр в разделе «Документы» публикуются экспертные заключения и протоколы заседания экспертного совета.
Сами продукты публикуются на странице Реестра ПО в соответствующем разделе: программное обеспечение или программно-аппаратные комплексы.

Бумажные документы, которыми можно подтвердить включение в Реестр, отсутствуют.

Во время проверки эксперты S4 смотрят на ПО и документацию о нем так же, как будет смотреть эксперт Минцифры. Только когда вся информация перекликается между собой и относится именно к заявленному продукту, мы запускаем заявку в работу.