Олейникова Мария
27.09.2024
Главный бухгалтер
дата публикации
Комарова Надежда
Копирайтер

Как настроили у торгово–производственной компании с выручкой 1 млрд и 200 сотрудниками работу бухгалтерии в смешанном формате и какие выгоды от этого получил клиент

Зачем выбирать гибридный формат бухгалтерии, в котором текущие операционные задачи выполняют штатные сотрудники, а кадры, расчёт зарплаты и подсчёт налогов отданы на аутсорс?

В какой момент это становится выгодно и для компаний из среднего бизнеса, а не только микро– и малого бизнеса?

Вместе с главным бухгалтером S4 Consulting Марией Олейниковой рассказываем о кейсе — как настроили работу в смешанном формате для торгово-производственной компании, у которой годовая выручка больше 1 млрд рублей и более 200 сотрудников в штате.

О клиенте в двух словах

Клиент — компания из среднего бизнеса, у которой в штате более 200 сотрудников и годовая выручка свыше 1 млрд рублей.

Основной вид деятельности — доставка физлицам наборов продуктов, чтобы заказчики могли сами приготовить различные блюда по авторским рецептам. Бизнес охватывает Москву, Санкт–Петербург, Нижний Новгород, их области и ещё четыре региональных центра.

Клиент по сути — это торгово–производственная компания с непрерывным циклом производства и сборки: получают заказ → собирают на производстве → передают в логистику → доставляют заказ.

У клиента есть прогнозируемый объём заказов — подписка. Также есть разовые заказы с доставкой за день или доставкой за неделю.

С какими задачами пришёл клиент

Задача первая — толковый главбух

Собственник долго не мог закрыть вакансию штатного главбуха, нас порекомендовали его финансовому директору как бухгалтерскую компанию с опытом.

На первых порах услуги обошлись заказчику на 30% дешевле, чем главбух в штате. Уже за год работы вышла экономия ~1 млн руб. К примеру, главбуха в штат клиент искал за 260–390 тыс. руб. в месяц, такая сумма выходила вместе с окладом и зарплатными налогами.

Плюс клиент не хотел рисковать –– до этого сменилось несколько наёмных главбухов, которые не справились с задачами. На подбор подходящих кандидатов и их тестирование уходило много времени. Далеко не все главбухи знали специфику ведения учета в торгово-производственной компании, когда из–за требований законодательства налоговый учет может значительно отличаться от бухгалтерского.

Также были сложности из–за внутренних регламентов компании и связи бухгалтерского и управленческого учета.

Клиент хотел избавиться от головной боли с наймом бухгалтерии и получить результат без операционной рутины:
  • Минимизировать налоги;
  • Навести порядок в учёте;
  • Снизить риски со стороны ФНС.

Поэтому клиент обратился к аутсорсу, зная, что в таком формате работы процессы отлажены и риски максимально учтены.

Начали работать с клиентом в феврале 2021 года, закрыли отчётность за 2020 год, далее приступили к настройке рабочего процесса.

В начале сотрудничества в штате бухгалтерии и финансового отдела компании было 10 сотрудников: 4 бухгалтера-первичника под руководством финдира, расчетчик по зарплате, кадровик и 3 финансовых аналитика.

Работаем с клиентом уже три года. Главбух на аутсорсе выполняет целый пул задач:
  • Ведет бухгалтерский и налоговый учет;
  • Рассчитывает налоги;
  • Сдаёт отчётность и общается с налоговой и прочими госструктурами;
  • Дополнительно собирает данные и готовит отчеты для финдира и руководства компании.

Задача вторая — кадры и расчет зарплаты

Уже в конце 2 квартала 2023 года клиент доверил нам дополнительный блок по расчету зарплаты и кадрового делопроизводства. К тому времени мы уже два года выполняли функцию главбуха, были в курсе специфики клиента и смогли быстро принять в работу этот функционал.

Для клиента вся история обошлась на 10–20% дешевле, чем наем людей в штат. Например, средняя зарплата кадровика в Москве сегодня от 100 тыс. руб., а зарплатного бухгалтера — от 120 тыс. руб.

Что получил клиент: до и после

Подписывайтесь!
Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.

Как выстроена работа с клиентом

С самого начала отстроили взаимодействие в смешанной команде.

Главбух S4 Consulting Мария, кадровик и бухгалтер по зарплате на аутсорсе работают удалённо. Штатные бухгалтеры-первичники заняты в офисе и на производстве.

Дистанционная работа в формате «Главбух на аутсорсе» сегодня позволяет спокойно обучать сотрудников работать в программе и решать возникающие в процессе работы задачи — в 2024 году для этого не нужно ездить в офис. По такой схеме мы работаем с 20+ клиентами.

Уже три года мы работаем с заказчиком в гибридном формате:
Схема работы смешанной бухгалтерии: функция главбуха, расчета зарплаты и кадровика на аутсорсе. А функция документооборота в штате.
Функция кадрового документооборота, расчета заработной платы и главбуха на аутсорсе: ведём полностью кадры (изменяем штатное расписание, оформляем прием на работу, отпуска, увольнения), считаем зарплату и страховые взносы (зарплатные налоги), рассчитываем налоги (НДС, прибыль, имущество), делаем закрытие месяца в 1С, проверяем расчеты, взаимодействуем с налоговой, СФР и прочими госорганами.

Функция по обработке первички и ведение операционки за штатными сотрудниками клиента в офисе и на производстве: вводят документы от поставщиков, готовят документы реализации, обрабатывают документы склада и производства, оформляют возвраты, ведут кассу и выполняют прочие текущие операционные задачи.

Дальше подробно распишем, какими задачами занимается каждая из частей смешанной команды. Разберем, как происходит взаимодействие в бухгалтерии, общение с остальными сотрудниками заказчика и непосредственно с собственником.

1. Какие функции и задачи делаем мы на аутсорсе

С нашей стороны проект ведут три сотрудника S4: кадровик, бухгалтер по расчету зарплаты и главбух. Расскажем о функционале каждого подробнее.

Блок расчёта ЗП и КДП

Участок закреплен за кадровиком и бухгалтером по зарплате:

  • Кадровик занимается всеми документами: трудовыми договорами, дополнительными соглашениями, заявлениями, приказами и прочими бумагами. Готовит и сдает отчетность по сотрудникам в госструктуры (ЦЗН, СФР).

  • Бухгалтер по зарплате ведет весь расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов (они же в народе — «зарплатные налоги»). Он также сдает отчеты по зарплатным налогам в налоговую и СФР. Выгружает общие ведомости по зарплате дважды в месяц и по отдельным сотрудникам по мере необходимости (отпуска, увольнения, больничные).

В компании на данный момент работает ~200 сотрудников. У клиента есть важная особенность — у него большая текучка кадров. В среднем может смениться до 150 человек ежегодно, а это 150 увольнений и 150 приемов на работу в год. Именно поэтому бухгалтер по заработной плате и кадровик ведут один этот проект.

Наиболее плотно они бывают загружены дважды в месяц: перед авансом и зарплатой, в остальное время подключаются по мере необходимости — рассчитать отпуск, оформить прием нового работника или уволить старого. В других проектах, где нет такой стремительной смены сотрудников, бухгалтер по зарплате и кадровик успевают обслуживать нескольких заказчиков.

Первичными данными по работникам занимается штатный специалист по подбору персонала клиента. Он собирает их и размещает в онлайн–сервисе ActiveCollab. Это специальный сервис — таск-трекер, который изначально использовал заказчик и его сотрудники. Собственник использует его для управления потоком задач в компании в целом. По сути это программа, аналогичная Битрикс24, ПланФакт или Trello, в которой собственник и руководители распределяют задачи между сотрудниками и отслеживают их выполнение.
Так выглядит в ActiveCollab проект по рекрутингу, адаптации и развитию сотрудников компании
Например, в ActiveCollbe сохраняют все данные о работниках: есть карточка сотрудника с момента приема до момента увольнения, со всеми движениями и их причинами. Например, больничные, отпуска, кадровые переводы. Карточка в течение периода работы сотрудника перемещается по статусам на борде (отдельной доске).

Кадровик видит все изменения данных по сотрудникам, берёт заявки в работу и оперативно оформляет их в программе 1С ЗУП (зарплата и управление персоналом) — готовит весь пакет кадровых документов по каждому работнику отдельно. Все зарплатные расчеты также происходят в программе 1С ЗУП.

Например, как происходит ежемесячный расчет заработной платы:

  • Руководители отделов на производстве и в офисе фиксируют в гугл–таблицах, кто и сколько времени отработал, и дважды в месяц присылают на имейл эти данные — подписанные табели учета рабочего времени. По ним фиксируется дата и время, после которых нельзя вносить изменения.

  • Кадровик получает табели по имейлу, на основании этих данных оформляет в 1С кадровые переводы. Если какой–то информации не хватает, дополнительно запрашивает ее у руководителей отделов через ActiveCollab, чат в телеграмм, по телефону.

  • Все отсутствия сотрудников из–за прогулов, по болезни или из–за отпуска отражаются в течение месяца в программе 1С, чтобы при последующем расчете зарплаты в программе была актуальная информация. Конечно же, все разовые начисления работников оформляются оперативно, в установленные Трудовым Кодексом сроки.

  • Бухгалтер по зарплате по внесенным данным рассчитывает зарплату сотрудников и страховые взносы к ней. Перепроверяет себя на ошибки. После формирует ведомости по выплате ЗП.

Также бухгалтер по зарплате готовит справки по запросу сотрудников. Взаимодействие происходит в ActiveCollab:

  • Сотрудники или их руководители пишут запрос на почту на общую группу «зарплата», письмо приходит каждому сотруднику из этой группы рассылки.

  • Бухгалтер по зарплате готовит справку и прикрепляет файл в задачу в ActiveCollab, отвечает по почте, что справка готова и как получить её с подписью и печатью.

  • Один из штатных бухгалтеров на месте распечатывает документ, подписывает и отдает сотруднику, который запрашивал справку.

В бумажном виде у клиента хранятся только приказы в личных делах, как этого требует законодательство. Вся остальная информация о сотрудниках внесена в 1С ЗУП.
Схема работы с первичкой при смешанном формате бухгалтерии.
Настроили разделение функционала и совместную работу смешанной бухгалтерии:

  • сотрудники S4 составляют все кадровые документы, справки для работников;
  • штатный бухгалтер в офисе и на производстве подписывает и ставит печать на документацию.
В начале работы 80% срочных задач возникали день в день, но процесс коммуникации постепенно отладили. Сегодня доля форс-мажорных ситуаций уменьшилась до нескольких случаев в месяц.

Все благодаря тому, что с заказчиком зафиксировали в регламенте сроки, в которые должна быть выполнена каждая задача. Так что у нас есть собственный SLA. Например, по кадровым изменениям и зарплатным вопросам нас должны предупреждать за три дня. Но, конечно, в случае нештатной ситуации у клиента выполняем задачи в день получения.
Подписывайтесь!
Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.

Какие задачи выполняет главбух

В народе ходит шутка про главбухов, что они работают только раз в квартал, когда сводят дебет с кредитом и сдают отчетность в налоговую. Разумеется, это совсем не так.

Правильнее сказать, что у главбуха на аутсорсе проектная занятость, никто не будет каждый день считать налоги и делать отчеты.

Однако есть и текущие задачи — ежедневные и ежемесячные. Но для их решения нет нужды быть офлайн в офисе каждый день. Достаточно заложить на операционку несколько часов в день.

Ежедневная задача:

— Корректно отразить в программе 1С все загруженные банковские выписки до 10:00. Занимает до 1,5 часов.

Текущие операционные задачи:

— Ответить на вопросы штатных бухгалтеров, помочь разобраться в спорных ситуациях;

— Вести операции по учету основных средств (оборудования, машин), нематериальных активов (товарных знаков, патентов и т. п.);

— Проверить не пришли ли требования из налоговой, отметить получение и оперативно подготовить ответ.

На все текущие задачи уходит до 3 часов ежедневно.

В какой-то день все ОК, вопросов нет и выходит 0 часов, а в какой-то все 3 часа забиты под завязку — нужно провести несколько срочных звонков подряд.

Ежемесячные и проектные задачи:

— Проверить корректировки поступлений и реализаций.

Например, правильно ли выставлен документ в 1С по времени, т. к. иногда бухгалтер-первичник ошибается и проводит поступление и корректировку минута в минуту — в 8:00 поступление и в 8:00 корректировку к нему.

В итоге в программе возникает временной конфликт и появляется ошибка в учете — поступление есть, а исправление документа (сторно) 1С не видит.

Эта ошибка может привести к завышению себестоимости, как итог — будет посчитана прибыль меньше, чем должна быть. Марии приходится вручную исправлять каждый документ — менять время.

— Подготовить данные о налоговых платежах для собственника компании.

— Дополнить проверочный чек-лист для штатных бухгалтеров.

Например, в самом начале совместной работы первичники неправильно вели расчеты с покупателями и путались в счетах учёта.

Казусы происходили при продаже подарочных карт и оплате ими, при оплате бонусами сторонних операторов, при отражении операций от агентов, которые доставляют заказы, купленные за наличный расчёт.

Программа показывала некорректные отчёты, и остатки аванса от покупателей не совпадали с операционной системой производственного учета. В итоге заказчик не видел долги перед покупателями по полученным авансам. Мария исправила в программе, добавила новый пункт в проверочный чек-лист для бухгалтеров.

— Проверить в начале нового месяца базу 1С за предыдущий по чек-листу и исправить ошибки, которые могут сильно исказить отчетность.

— Сделать быстрое закрытие месяца в программе после проверки вместе со штатными бухгалтерами до 10 числа.

Быстрое закрытие месяца или fast close — специальный набор процедур в 1С, когда по порядку перепроводятся все документы за месяц, чтобы выстроить их по порядку. Потом программа делает все регламентные операции и становится понятен результат: в убыток сработали или получили прибыль. Делают эту процедуру обычно в первые 4–10 дней следующего месяца, зависит от принятого в компании регламента.

— Передать данные за месяц финансовым аналитикам для составления управленческой отчетности.

— Проверить хард-скиллы соискателей-бухгалтеров на этапе собеседования.

— Сдать отчеты в статистику.

— Настроить учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учетам.

В самом начале сотрудничества были случаи, когда штатный бухгалтер допускал ошибки и неверно указывал статью затрат в документе: вместо аренды выбирал логистику или ставил вместо доходов по основной деятельности доходы от финансовых вложений.

В управленческом учете сразу возникали искажения данных, часть статей расходов или доходов завышалась. А в налоговом и бухгалтерском учете ошибки приводили к неверно рассчитанной прибыли, что могло повлиять на решения собственника.
Пример чек–листа по закрытию месяца. У каждого сотрудника бухгалтерии свои участки, за которые они отвечают. Сделали — поставили дату выполнения в файле, отписались в чат в ActiveCollab о выполнении и передали файл
Также, когда только взяли на себя функцию главбуха, обнаружили, что учетная политика в программе 1С настроена не идеально. Одновременно в бумажном варианте учетной политики не было вовсе. При том, что в бухгалтерской отчетности однородные встречные доходы и расходы отражались развернуто, в том числе курсовые разницы и доходы/расходы по валютно-обменным операциям.

Из-за этого закрытие месяца проходило с каскадом ошибок, бухгалтерия клиента исправляла их вручную, нас просили пока не вмешиваться. К сожалению, по общим правилам учетную политику можно менять только в начале года, иначе пришлось бы пересдавать всю отчетность, а клиент этого не хотел. Ведь с каждой уточненной декларацией продлевается срок, в течение которого налоговая может провести камеральную проверку.

Уже с начала 2023 года наш главбух Мария сделал точную донастройку в программе, начали применять новые ФСБУ. При настройке Мария учла пожелания клиента и оставила развернутое отражение однородных доходов/расходов, чтобы не делать ретро-правок в бухгалтерской отчетности предыдущих периодов и не пересдавать отчёты с корректировками.

Теперь месяц закрывается без проблем:

  • Программа выстраивает документы по датам и формирует регламентные операции без ошибок.

  • Финансовый отдел клиента к 10 числу каждого месяца собирает всю информацию из бухгалтерской программы и формирует финансовые отчеты для собственника, управленческий учет в компании строится на реальных полученных за месяц данных. Поэтому важно, чтобы в 1С не было ошибок и все расчеты проводились корректно, без искажения данных.

На ежемесячные и проектные задачи уходит — до 10–20 часов каждый месяц.

Квартальные и проектные задачи:

— Провести закрытие квартала в программе, рассчитать налоги, проверить правильность расчета и заполнить отчетность для налоговой.

— Подготовить пояснения вместе с аналитическими таблицами для предоставления собственнику компании.

— Помочь в решении сложных вопросов с учетом по мере необходимости. Например, во время ремонта и модернизации производственного цеха нужно было грамотно учесть работы и обновления основных средств, чтобы не переплатить лишних налогов на прибыль и имущество.

— Составить ежегодно бухгалтерскую отчётность по итогам прошедшего года (бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, пояснения к бухгалтерской отчетности).

В квартал такие задачи занимают от 30 до 60 часов.

2. Какие функции и задачи делают сотрудники клиента

С мая 2024 года в штате работают три бухгалтера: старший, ведущий и первичник.

Они подчиняются главбуху Марии и занимаются всей операционной деятельностью, для которой необходимо личное присутствие в офисе.

Ежедневные операционные задачи:

Вносят в 1С документы по ежемесячным услугам и поступлениям товаров, оформляют корректировки, если были возвраты.


Делают акты сверок по взаиморасчетам с заказчиками и поставщиками.


Контролируют работу с самозанятыми подрядчиками, вовремя ли те сдают акты и предоставляют чеки.


Проверяют самоинкассацию множества курьеров.


Проводят и проверяют авансовые отчеты сотрудников.


Подписывают кадровые документы и справки для работников.


Ежемесячные задачи:

Оформляют одним сводным документом за месяц общее количество проданных физическим лицам наборов.


Проверяют в начале месяца предыдущий по чек-листу — вся ли информация внесена без ошибок.


В договоре прописан регламент, по которому бухгалтеры должны проводить самостоятельно закрытие месяца по четко прописанному чек-листу: кто, что и в какой последовательности делает. Клиенту важно, чтобы быстрое закрытие месяца в 1С (fast close) проходило в первые 10 дней месяца.

И после быстрого закрытия финансовый отдел получает информацию, чтобы составить управленческую отчетность для владельца компании.

Чтобы исключить большинство ошибок, которые могут сильно исказить отчетность, в компании разработаны подробные чек-листы и инструкции, в их составлении и доработке принимает участие главбух со стороны S4 Consulting — Мария.
Пример чек–листа с ежемесячными операциями, где прописано что, кто и как делает. Раз в месяц ответственный за операцию сотрудник отмечает дату выполнения задачи.
Подписывайтесь!
Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.

3. Как выстроен процесс документооборота в компании

Весь архив бумажных и электронных документов, которые получены по ЭДО, ведут штатные бухгалтеры в офисе клиента. Они запрашивают у поставщиков и покупателей недостающие документы (так называемую «первичку»), вносят их в реестры и подшивают в папки.

Первичные документы от поставщиков сканируют кладовщики и отправляют на общий диск с электронным архивом. В бумажном варианте архив за прошлые годы лежит на одном из складов с товарами.

Если кому-то из бухгалтеров на аутсорсе нужен скан первички, сотрудник запрашивает необходимые документы через постановку задачи в ActivCollab.

В штате клиента есть бухгалтеры-первичники, поэтому даже при удалённой работе у главбуха, кадровика и бухгалтера по ЗП никаких проблем с документами не возникает.

А другие наши клиенты без бухгалтера-первичника передают эти задачи ассистентам, офис-менеджерам. Если компания совсем маленькая, документами занимается лично собственник.

4. Как выстроен процесс коммуникации в бухгалтерии

В компании заказчика изначально заведено, что всё общение проходит в ActiveCollab: инструкции, обсуждения, консультации, любые вопросы, — это управленческий инструмент клиента, в котором собственник и руководители отделов отслеживают все этапы от создания до выполнения задачи.
Мы, как часть команды заказчика, подстроились под его процессы и тоже работаем в этой программе.
Все взаимодействия в бухгалтерии происходят тремя способами:

  1. Текущие задачи штатные сотрудники ставят через онлайн–сервис ActiveCollab.
  2. По срочным вопросам пишут главбуху в личные сообщения в телеграм.
  3. Общаются с Марией лично раз в неделю, когда она приезжает в офис.
Так выглядит онлайн–инструмент, которым пользуется клиент для коммуникации между сотрудниками компании.

5. Как выстроен процесс отчётности

По налогам и отчетности главбух общается с финансовыми аналитиками и владельцем бизнеса также через ActiveCollab:

  • Мария создаёт задачу, и вкладывает в неё декларацию с пояснениями. В пояснениях подробно расписывает, почему получилась такая сумма налога, и дополняет аналитической таблицей.

  • Клиент видит изменения по налогам за период в динамике, если что-то непонятно — уточняет. В итоге согласовывает декларацию.

  •  По уплате налогов в задаче главбух расписывает платежи по датам, когда какой нужно отправить в бюджет.

  • Данные для управленческой отчётности Мария отправляет финансовому аналитику.

Например, по НДС в аналитической таблице главбух подобрал для клиента данные по закупке товаров, по продаже, что из чего сложилось в итоге. Клиент видит, как изменялся НДС в разных кварталах.
По НДС каждый квартал главбух составляет консолидированную таблицу, в которой понятно, почему изменилась сумма налога, что на это повлияло в сравнении с предыдущим периодом.
Дополнительно к каждой аналитической таблице прикладывается исходная информация: анализ счетов БУ и НУ, данные из поступлений и реализаций.
По прибыли Мария также прикрепляет декларацию с пояснением и аналитическую таблицу, в которой поясняет, почему возникли разницы между бухгалтерским и налоговым учетом и как это повлияло на итоговую прибыль.
Подписывайтесь!
Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.

Кейсы по клиенту за 2023–2024 годы

За время работы было много историй, которые можно выделить в отдельные кейсы, вот несколько из них.

Вернули 523 тыс. НДФЛ из бюджета

Этому кейсу посвятили отдельную статью, но вкратце расскажем в чём суть дела.

Сначала по регламенту стояло условие, что блоком зарплаты занимается бухгалтерия клиента и полностью отвечает за него, главбух на аутсорсе сводит общую отчетность.

Когда приняли на себя расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, начали с аудита отчетности: решили перепроверить расчеты НДФЛ и страховым взносам за предыдущие периоды, чтобы убедиться, что нигде не закралась ошибка. Заказали сверку в налоговой, но безрезультатно. Запрашивали шесть раз, но ФНС нам ни разу не ответила.

И вдруг, о чудо! Спустя пару месяцев налоговики сами нас нашли: прислали четыре уведомления о вызове налогоплательщика в инспекцию на беседу — рассказать, почему разные суммы в отчетах. ФНС сверила отчетность по форме 2–НДФЛ и 6–НДФЛ и поняла, что суммы не сходится.

Вот так совместными усилиями вместе с ФНС мы обнаружили, что фактически переплатили за период с 2020 по 2022 годы 523 тыс. руб., найти, где именно закралась ошибка было лишь делом времени. Оказалось, что некоему сотруднику некорректно рассчитали выплату зарплаты.

Переплата по НДФЛ возникла из–за того, что некоторые платежи по НДФЛ задвоились и бухгалтер повторно учёл их ещё раз, каждый по отдельности, т. к. до 2023 года были разные сроки уплаты НДФЛ по больничным, отпускам и зарплате (с 2023 года сроки единые).

Провели и отразили в учете сложный ремонт основных средств (ОС) сэкономив несколько млн на налоге на прибыль

В 2022 году клиент расширял производство: взял в аренду здание, сделал в нём ремонт, перенёс конвейерные линии и офис.

Собственник хотел, с одной стороны, увеличить активы компании за счет неотделимых улучшений при ремонте помещения, но с другой — высокий налог на имущество в бюджет отдавать не планировал.

И в конце года встал вопрос: как отразить проведённый ремонт по налоговому и бухгалтерскому учету в рамках законодательства, но при этом без большой налоговой нагрузки.

Ведь все неотделимые улучшения по закону должен поставить на баланс именно арендатор. И как следствие, списывать их стоимость каждый месяц частями через амортизацию, а раз в квартал должен начислять и платить налог на имущество.

Клиент хотел одним махом списать все материалы и оборудование в расходы на ремонт, чтобы хорошо так уменьшить налог на прибыль. Объяснили, что так нельзя делать по правилам бухгалтерского и налогового учета: каждая операция зависит от стоимости оборудования, целей и срока его использования.

Например, нельзя просто сразу списать на расходы холодильный шкаф стоимостью дороже 300 тыс. руб. По правилам его нужно поставить на учет как основное средство и стоимость списывать постепенно через амортизацию в течение 3–5 лет.

Поставить всё как неотделимые улучшения арендованного помещения тоже не самый выгодный вариант — стоимость активов увеличится и следом вырастет налог на имущество, а принимать амортизации на расходы можно будет только в период аренды помещения.

Нужно было сначала разобраться, какие работы, материалы и техника к чему относятся: текущий ремонт, оборудование, неотделимые улучшения арендованного имущества. После станет понятно, что можно сразу списать на расход, а что — через амортизацию. Так мы сможем сэкономить на налогах, с одной стороны, и увеличить стоимость активов без значительного повышения имущественного налога, с другой.

Ситуацию разрулили совместно с заказчиком — собрали консилиум из их главного инженера и нашего главбуха. Коллеги проверили все ремонтные работы, был это текущий или капитальный ремонт, чтобы главбух смог правильно поставить на учёт ОС или сразу списать в расходы текущего квартала.

Пересмотрели всю документацию на оборудование, чтобы определить, какое является самостоятельным агрегатом, а какое образует, например, холодильную камеру, в составе которой есть холодильный агрегат. Это помогло правильно поставить на учёт оборудование, списать отдельно материалы на простой ремонт помещения, часть оборудования учесть отдельно или добавить к уже существующим основным средствам.
Пример из таблицы, которую использовали главбух и главный инженер для опознания ОС и типа ремонта. И ниже итог — сколько получилось по каждому типу ремонта.
Например, разбирались с инженером, как списывать холодильный агрегат, к которому добавили блоки — возвели стены вокруг него.

В итоге получили отдельный объект основных средств — холодильную камеру в составе агрегата и материалов стен, а не неотделимые улучшения в виде стен и отдельного холодильного агрегата.

Так их стоимость можно было быстрее списать через амортизацию за несколько лет и уменьшить налог на прибыль. Для клиента так получится выгоднее, чем списывать в качестве неотделимого улучшения ОС через десяток лет. С высокой вероятностью успеем до окончания договора аренды принять в расходы всю амортизацию.

Или ситуация с перегрузочными столами, которые можно передвигать, меняя местами — тоже простое ОС с небольшим сроком амортизации. А вот заливка пола — это уже неотделимое улучшение, как ни крути.

После трёх недель кропотливой работы удалось распределить все основные средства, отделить текущий ремонт от капитального. Как и хотел клиент — часть списали сразу на затраты, а часть позже уменьшит налоги постепенно через амортизацию.

В итоге сэкономили клиенту несколько млн рублей налога на прибыль в перспективе 3 лет.

Нашли переплату на ~60 тыс. рублей

Мария выяснила, что договор заключили в условных единицах (у. е.) по курсу валюты.

Это вид договора между российскими компаниями, цены в котором привязаны к курсу выбранной валюты, но с расчетами в рублях по прописанному в договоре правилу.

Например, это может быть договор, в котором 1 у. е. = 1 USD + 5% по курсу Цб РФ на дату оплаты. Первичники вовремя не предупредили главбуха о контракте и второпях завели в программе просто обычный рублёвый договор.
Переписка Марии с бухгалтером–первичником, который обнаружил курсовые разницы.
Соответственно, исправили договор в 1С с типового на договор с расчетами в у. е., внесли закрывающие документы в программу, перепровели. Вышла переплата в 702 у. е., что по курсу ЦБ РФ выходило ~60 тыс. руб.
Когда запрашивали закрывающие документы, получили вместе с ними и акт сверки, в нём и были отражены курсовые разницы и переплата, которую поставщик признал.
Однако у поставщика вышло курсовых разниц больше на 50 тыс. руб. Получается, что он учитывал курсовые разницы по старым правилам — на каждую дату, а не по новым — в момент погашения задолженности.

Объяснили клиенту ситуацию, написали письмо на возврат и получили обратно переплату.

Резюме: кому подходит смешанный формат бухгалтерии

Смешанный формат бухгалтерии подходит для малого и среднего бизнеса, где довольно большой объем первичных документов. Отдавать такой участок полностью на аутсорс накладно.

Гораздо выгоднее держать в штате операционных бухгалтеров. Они в курсе внутреннего документооборота и могут оперативно решать ежедневные рутинные задачи: выставлять счета заказчикам, вводить в программу документы от поставщиков, корректировать изменения в документации, сверяться по взаиморасчетам с контрагентами, взаимодействовать с сотрудниками смежных отделов по рабочим вопросам.

Более сложные задачи, которые не требуют ежедневного участия, имеет смысл отдать на аутсорсинг: расчет зарплаты и налогов по всей компании, закрытие и проверку 1С, подготовка отчетности и общение с госорганами.

Штатный главбух обойдётся дороже, плюс де-юре он хоть и отвечает за ошибки наравне с руководителем компании, но де-факто в спорных ситуациях переходит на сторону проверяющих органов.

И за ошибки в расчётах с него нельзя взыскать всю сумму причиненного убытка (пени и штрафы), а аутсорсер по договору обязан возместить все причиненные убытки из–за ошибок в расчете налогов или неверного ведения учета.

Штатный бухгалтер по первичке + главбух на аутсорсе = FOREVER LOVE ❤️

Одна голова хорошо, но целая команда профессиональных бухгалтеров, юристов и налоговых консультантов — лучше и безопаснее.

Приходите на консультацию

На консультации:
  1. Покажем, как может работать смешанная бухгалтерия конкретно в вашем случае и есть ли смысл в переходе.
  2. Какие есть точки оптимизации бухгалтерии.
  3. Поделимся нашим опытом организации отдела бухгалтерии.
  4. Рассчитаем стоимость ведения бухгалтерии конкретно для вашей компании.
Чтобы записаться на консультацию заполните форму ниже.

Оставить заявку

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Или приходите в гости
Москва, ул. 8 Марта, 1, стр. 12
Воронеж, пр. Московский, 116
Подписывайтесь!
Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.
Олейникова Мария
27.09.2024
Главный бухгалтер
дата публикации
Комарова Надежда
Копирайтер

Что еще почитать

Из контента полезное и практически применимое на практике извлечёте вы

Telegram канал

Email-рассылка

Делимся анонсами статей, а также спецпредложениями и спецматериалами, которые не публикуем в открытом доступе.
Нажимая на кнопку, вы автоматически соглашаетесь с условиями обработки персональных данных