Кейс: Вернули из бюджета переплату НДФЛ в 523 тыс.

Нашли ошибки в расчетах за 2020-2022 год. Исправили. Вернули излишне уплаченный налог из бюджета в 2023 году.

Что за клиент

Клиент – компания из среднего бизнеса с выручкой под 1 млрд рублей и 200 сотрудниками в штате.

Компания занимается доставкой наборов продуктов для приготовления еды в Москве и Санкт-Петербурге.

Бухгалтерские и налоговые процессы построены, как у производственной компании с одним быстрым циклом производства: приходит заказ от клиента и за день его собирают на производстве, передают в логистику и далее развозят.

Как выстроен процесс работы

Клиент пришел к нам в момент сдачи отчетности за 1 квартал 2021 года, потому что не мог долго закрыть вакансию штатного главбуха и нас рекомендовали, как аутсорсера.

Мы взяли на себя функцию главбуха: ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности, расчет налогов и взаимодействие с госами, а также предоставление данных и отчетов для финдиректора.

Собственно со стороны клиента заказчиком и был финдиректор.

Штатные сотрудники клиента со своей стороны вели документооборот, финансовый учет, расчет зарплаты и кадровый учет вместе с сдачей кадровой отчетности. Всего в штате бухгалтерии и финансового отдела клиента было порядка 10 человек.

Когда мы приступили к работе, то с учетной политикой было не все в порядке.

Закрытие месяца в 1С происходило с каскадом ошибок — учетная политика в компании была настроена не идеально. Но это материал для отдельной статьи.

В конце 2 квартала 2023 года клиент также передал нам функцию бухгалтера по расчету зарплаты. Клиент обслуживается у нас уже 2 года, поэтому мы были в контексте его бизнеса и быстро въехали в проект.

Мы приступили к работе, занялись проверкой расчетов налогов за предыдущие периоды и запросили из налоговой сверку по зарплатным налогам 6 раз, но ни разу не получили ответ от ФНС.

В итоге в сентябре 2023 на расчетный счет клиента вернулись 523 тыс., которые клиент переплатил в 2020-2022.

В чем была ошибка на 523 тыс.

В 2020 году у клиента был сотрудник Иванов (фамилия вымышлена) по которому некорректно рассчитали выплату зарплаты и у компании случилась переплата НДФЛ.

За 2020, 2021, 2022 годы были расхождения по сумме НДФЛ по разным отчетам (2-НДФЛ и 6-НДФЛ). В 6-НДФЛ были отражены лишние удержания и перечисления налога.

Отчет 6-НДФЛ показывает сколько НДФЛ перечисляется за каждого сотрудника и его сдает компания каждый квартал.

Отчет 2-НДФЛ сдает компания раз в год. Отчет показывает, сколько сотрудник заработал за год и сколько НДФЛ было перечислено в бюджет.

Ошибка в НДФЛ возникла из-за объединения некоторых платежей по НДФЛ и повторного их учета в отдельности, т.к. до 2023 года были разные сроки уплаты НДФЛ по больничным, отпускам и зарплате (с 2023 года сроки единые).

Например, по Иванову был исчислен НДФЛ:

3 октября по больничному в размере 10 тыс.
10 октября за выплату зарплаты в размере 15 тыс.
В целом за октябрь 25 тыс. рублей НДФЛ.

Бухгалтерия клиента по ошибке задублировала суммы по НДФЛ.

Например, отправила платежку по НДФЛ общей суммой за октябрь в 25 тыс., а также дополнительно отправила платеж по больничному в 10 тыс.

В итоге за октябрь нужно было заплатить 25 тыс., а бухгалтерия перечислила 35 тыс.

Отсюда возникла переплата.

В отчетности же 6-НДФЛ была указана сумма в 35 тыс., а по отчетам 2-НДФЛ получалась сумма в 25 тыс.

Допустить такую ошибку на масштабе компании в ~200 сотрудников в целом реально, тем более, когда учетные процессы не регламентированы.

В случае нашего клиента переплата НДФЛ в сторону сотрудников составляла 523 тыс.

Подписывайтесь!

Рассказываем, как уменьшит налоги, защитить бизнес от ФНС и эффективно управлять бухгалтерией.

Email-рассылка

Telegram-канал

Как нашли ошибку

Эту переплату мы обнаружили при содействии ФНС (что удивительно). Т.к. до этого налоговая проигнорировала 6 запросов на сверку уплаченных налогов.

ФНС сверила суммы отчетности из 2-НДФЛ и 6-НДФЛ — суммы не сходились. ФНС прислала уведомление с требованием явиться и пояснить расхождения за предыдущие годы.

Мы позвонили в ФНС, договорились, что приходить не нужно.

Далее мы приступили к обоснованию, что это была именно переплата НДФЛ.

Как возвращали деньги

Мы проверили все начисления доходов в адрес сотрудников, даты перечисления этих доходов, суммы и даты перечисления НДФЛ за 2020, 2021 и 2022 годы. Справились за 2 недели, несмотря на достаточно большой объем работы (проверили расчет около 13,5 тыс. выплат в сторону сотрудников за 3 года).

Обнаружили переплату в 423 тыс. у головной организации и 100 тыс. переплаты у обособленного подразделения. Сдали скорректированную отчетность и направили пояснительные таблицы в ФНС, показав, что это действительно переплата.

Спустя три рабочих дня после направления корректной отчетности, пояснительных таблиц, показывающих суммы переплаты, и заявления о возврате переплаты по ЕНС излишне уплаченный НДФЛ в 523 тыс. вернулся на расчетный счет компании.

За надежной вовлеченной бухгалтерией приходите к нам на аутсорсинг. Мы уже ведем бухгалтерию у 135 компаний из сферы услуг, торговли, IT, производства и строительства, а также умеем работать с крупными проектами — с тысячами документом, сотнями сотрудников и несколькими сотрудниками в финансовой службе.

Кейс за 30 секунд

Бухгалтерия может допускать ошибки, которые всплывают через 3 года . Поэтому важно периодически проводить аудит.
Если бизнес крупный, то у штатной бухгалтерии может не хватать времени, чтобы проверять предыдущие периоды.
На масштабах крупной компании появляются ошибки из-за человеческого фактора — из-за большого количества операций и избавиться от них можно только дополнительными проверками бухгалтерии.
Приходите к нам на обслуживание, если вам нужна ровная бухгалтерия.