Провели и отразили в учете сложный ремонт основных средств (ОС) и сэкономили несколько млн на налоге на прибыль

Наш клиент — компания, представитель среднего бизнеса, со штатом более 200 сотрудников. Годовая выручка свыше 1 млрд руб.

Основной вид деятельности — доставка ингредиентов и рецептов для домашнего приготовления. Бизнес работает в Москве, Санкт–Петербурге, Нижнем Новгороде, их областях и ещё четырёх региональных центрах.

Клиент — торгово–производственная компания с непрерывным циклом производства и сборки:

• получение заказа от покупателя,
• сборка продуктового набора на производстве,
• передача в логистический отдел,
• доставка заказа.

У клиента есть подписка, которая позволяет спрогнозировать объем заказов. И одновременно есть разовые заказы с доставкой за день или доставкой за неделю.

С самого начала договорились с клиентом собрать смешанную команду, чтобы бухгалтерия S4 Consulting работала в тандеме с уже сложившейся бухгалтерией клиента.

В итоге настроили взаимодействие таким образом, что главбух S4 Consulting, кадровик и бухгалтер по зарплате на аутсорсе работают удаленно, а штатные бухгалтеры-первичники заняты в офисе и на производстве.

С подробным объёмным кейсом о том, как собирали команду и настраивали рабочие процессы, рассказывали в статье.

А сейчас поговорим об одной из задач, которую решили совместными усилиями.

В 2022 году клиент расширил производство: дополнительно арендовал здание, отремонтировал его за свой счёт, перенёс туда конвейерные линии и офис.

Перед нами стояла задача помочь собственнику решить две противоположных задачи:

1. увеличить активы компании за счет неотделимых улучшений при ремонте
2. оплатить в бюджет налог на имущество.

К концу года встал вопрос: как в рамках законодательства отразить проведённый ремонт по налоговому и бухгалтерскому учету, но избежать при этом высокой налоговой нагрузки.

По действующему законодательству все неотделимые улучшения должен поставить на баланс именно арендатор. И, как следствие, списывать их стоимость каждый месяц равными частями через амортизацию, ежеквартально начислять и уплачивать налог на имущество.

При сложных ремонтах возможны три варианта учета расходов: два простых и неверных, и один более сложный, но правильный.

Вариант первый — списать всё сразу в расходы

Этот вариант казался заказчику самым простым и логичным — просто списать все материалы и оборудование в расходы на ремонт, чтобы уменьшить налог на прибыль.

Объяснили, что так делать рискованно, ведь по правилам бухгалтерского и налогового учета каждая операция зависит от стоимости оборудования, целей и срока его использования.

Существовал риск получить требование из налоговой: на каком основании занижена база для расчета налога на прибыль? При неблагоприятной ситуации всё могло закончиться перерасчетом налога и штрафными санкциями. Плюс административной ответственностью за грубое нарушение бухгалтерского учёта (статья 15.11 КоАП РФ).

Например, нельзя просто сразу списать на расходы холодильный шкаф стоимостью дороже 100 тыс. руб. По правилам его нужно поставить на учет как основное средство и стоимость списывать постепенно через амортизацию в течение 3–5 лет.

Вариант второй — отразить все расходы как неотделимые улучшения

Такой вариант могут использовать некоторые бухгалтеры для экономии времени. Не вникая в суть ремонта, главбух оформляет неотделимое улучшение в основное средство (ОС), принимает его к учету и ежемесячно амортизирует. По итогам квартала рассчитывает налог на имущество.

Этот вариант увеличивает стоимость активов и завышает налог на имущество. А принимать амортизации на расходы можно только пока компания арендует помещение (п. 40 ФСБУ 6/2020). Налоговых рисков в этом случае не будет.

Например, компания сделала ремонт на 10 млн рублей, поставила на учет неотделимое улучшение как ОС со сроком полезного использования в 36 месяцев. Получается, что бизнес уже потратил 10 млн рублей, со счёта деньги списали, но в расходы по налоговому учету сумма не попала сразу. Нужно будет заплатить налога 2,5 млн рублей, а потом уменьшать его за счет амортизации по 278 тыс. рублей каждый месяц. К тому же с 10 млн придётся начислить и заплатить налог на имущество в 220 тыс. рублей (2,2%).

Вариант три — распределить расходы по трём группам

Этот способ более трудозатратный, но наиболее правильный с точки зрения закона.

Первоначально выясняется, к какой группе можно отнести проведённые работы и потраченные материалы:

• текущий ремонт,
• оборудование (ОС),
• неотделимые улучшения арендованного имущества.

Далее распределяют операции, что сразу списать на расход, поставить на учёт как новое ОС или добавить к уже существующему.

Этот вариант позволяет компании без рисков при налоговой проверке получить экономию на налогах и при этом увеличить свои активы.

После обсуждения с клиентом решили остановиться на более затратном по времени, но правильном варианте. Таким образом, заказчик без рисков получал экономию на налогах и увеличивал стоимость активов без значительного повышения имущественного налога.

Главбух S4 объединилась с главным инженером:

• Коллеги проверили все ремонтные работы, отделили текущий ремонт от капитального, чтобы главбух правильно поставила на учёт ОС или сразу списала материалы в расходы текущего квартала.

• Пересмотрели всю документацию на оборудование, чтобы определить, какое является самостоятельным агрегатом, а какое образует, например, холодильную камеру, в составе которой есть холодильный агрегат. Это помогло правильно поставить на учёт оборудование, списать отдельно материалы на простой ремонт помещения, часть оборудования учесть отдельно или добавить к уже существующим основным средствам.

Например, разбирались с инженером, как списывать холодильный агрегат, к которому добавили блоки — возвели стены вокруг него. В итоге получили отдельный объект ОС из холодильной камеры в составе агрегата и материалов стен, а не неотделимые улучшения в виде стен и отдельного холодильного агрегата. Так их стоимость можно было быстрее списать через амортизацию за несколько лет и уменьшить налог на прибыль. Для клиента так получалось выгоднее, чем списывать в качестве неотделимого улучшения ОС через десяток лет. Есть высокая вероятность принять в расходы всю амортизацию до окончания договора аренды.

Была ситуация с перегрузочными столами, которые можно переставлять с места на место. Их тоже поставили на учёт как обычные ОС с небольшим сроком амортизации.

А вот заливку пола иначе как неотделимое улучшение учесть не получилось, как ни крути.

После трех недель кропотливой работы удалось распределить все основные средства, отделить текущий ремонт от капитального. Как и хотел клиент — часть списали сразу на затраты, а часть позже постепенно через амортизацию уменьшит налоги. Таким образом, помогли клиенту сэкономить несколько миллионов рублей.

Бухгалтерия должна оценивать каждый вариант с позиции выгоды для компании и возможных рисков со стороны налоговой, чтобы в итоге предложить клиенту самое выгодное решение в рамках действующего законодательства.