Списание дебиторской задолженности: в каком году списать безнадежный долг, чтобы обойтись без уточненки

С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting.

Сомнительная задолженность — долг за товары, работы или услуги, который контрагент не погасил в срок по договору и который не обеспечен залогом, поручительством или банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК). Деньги еще можно получить, поэтому сама по себе такая сумма налог не уменьшает, но под нее можно создать резерв. Если у организации есть встречный долг перед тем же контрагентом, сомнительной считается только положительная разница между дебиторкой и кредиторкой.

Безнадежная задолженность — та, которую взыскать уже невозможно по причинам из статьи 266 НК. Сумму безнадежного долга включают во внереализационные расходы в части, не покрытой резервом.

Для списания долгов важны три поправки Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ: два новых абзаца в статье 266 НК и правило в статье 54 НК.

• Санкции по суду. Сомнительной теперь признают и задолженность по штрафам, пеням и иным санкциям, подтвержденную решением суда. Минфин в письме от 30.06.2026 № 03-03-06/3/56177 уточнил: санкции признают сомнительным долгом, только если их начислили на сомнительную задолженность за реализацию товаров, работ или услуг. Пени по займу так не учесть.

• Доход еще не признан. Безнадежной не считается задолженность в сумме доходов, дата признания которых по ст. 271 НК на момент списания не наступила. Проще говоря, безнадежным можно признать только тот долг, сумма которого уже прошла через доходы.

• Ошибка прошлых лет. Третья поправка — в ст. 54 НК. Несписанный вовремя безнадежный долг — ошибка прошлого периода, из-за которой налог переплачен. Исправить такую ошибку в текущем периоде кодекс и раньше разрешал, только если она привела к переплате. С 2026 года добавилось второе условие: ставка налога с тех пор не выросла. Минфин требовал того же еще в 2025 году. Как это касается долгов 2023–2024 годов, разбираю в разделе о годе списания.

Основания перечислены в п. 2 ст. 266 НК, и Минфин прямо называет этот перечень закрытым в письме от 24.01.2024 № 03-03-06/1/5276. Большая часть пунктов перечня касается банков, коллекторов и других особых случаев, а обычной компании нужны четыре основания. Для списания достаточно любого из них. Прощение долга, например, в перечень не входит, и Минфин разъяснял в 2025 году, что расход по нему не признается.

Задолженность становится безнадежной, если:

• истек срок исковой давности;
• обязательство прекращено из-за невозможности исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидацией организации;
• пристав окончил исполнительное производство, потому что должника или его имущество не удалось найти либо имущества нет и все меры по его поиску ничего не дали;
• должник-гражданин признан банкротом и освобожден от дальнейшего исполнения требований кредиторов.

Обязательство прекращается ликвидацией должника, а ликвидация завершена после записи о прекращении юрлица в ЕГРЮЛ. Поэтому дата списания — дата этой записи. Так рассуждает и Минфин в письме от 05.07.2021 № 03-03-06/1/52952. Дату видно в выписке из ЕГРЮЛ. Что происходит с обязательствами при закрытии компании, S4 разбирала в статье о ликвидации ООО без незакрытых обязательств.

Исключение по решению ФНС — массовое явление, и встречается оно намного чаще банкротства. При этом признание банкротом — еще не исключение из реестра: компания уходит из ЕГРЮЛ только после завершения процедуры. В 2025 году банкротами признали 6 477 компаний, а по решению ФНС из ЕГРЮЛ исключили 206,2 тыс. компаний, из них 110,0 тыс. — за недостоверные сведения.

Исключение юридического лица, которое фактически прекратило деятельность (12 месяцев не сдавало отчетность и не вело операций по счету), влечет те же последствия, что и ликвидация (ст. 64.2 ГК). Закон от 02.11.2023 № 519-ФЗ распространил это правило на исключение за недостоверность, когда запись о ней стоит в реестре больше шести месяцев. Дебиторскую задолженность такого контрагента тоже можно списать — на дату исключения, если срок исковой давности по долгу не истек раньше.

Конкурсное производство завершено с даты записи о ликвидации должника. Требования, не удовлетворенные из-за нехватки имущества, считаются погашенными (Закон № 127-ФЗ). Списывать долг можно после этой записи, а пока процедура идет и организация стоит в реестре требований кредиторов, со списанием придется подождать: до завершения конкурсного производства такой долг безнадежным не признают. Так Минфин разъяснял еще в 2013 году для должника-банка.

Закрытие ИП — не основание для списания, потому что гражданин отвечает по долгам всем своим имуществом, и исключение из ЕГРИП обязательство не прекращает. В одном деле организация списала дебиторскую задолженность предпринимателя после закрытия ИП, инспекция списание не приняла, и апелляционный суд в 2024 году ее поддержал. По такому должнику остается истечение давности или банкротство гражданина с освобождением от долгов.

Кодекс говорит о постановлении пристава об окончании исполнительного производства, когда должника или его имущество не нашли либо имущества нет, а меры по его поиску ничего не дали, и о возврате взыскателю исполнительного документа, а после поправок Закона от 21.12.2021 № 417-ФЗ пристав извещает взыскателя о невозможности взыскания, и лист можно предъявить повторно. Официально эти формулировки не состыкованы, поэтому я бы хранила в комплекте документов и постановление, и извещение пристава.

Исполнительный лист предъявляют в течение трех лет со дня вступления решения суда в силу. Если срок пропущен, задолженность безнадежной не станет — так разъяснял Минфин в письме от 03.08.2022 № 03-03-06/1/74941.

Пока задолженность еще можно взыскать, сначала стоит направить претензию и обратиться в суд. Типичные ошибки собраны в статье «Досудебная претензия: 7 ошибок, из-за которых ее не заметят», а претензию, иск и работу с исполнительным листом можно передать юристам S4.

Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК), и, если в договоре установлен срок оплаты, давность отсчитывают по его окончании. Например, клиент должен был оплатить услуги до 15 марта 2023 года (пример условный). Давность истекает в марте 2026-го, тогда же задолженность становится безнадежной, и ее можно списать в расходы. Общий потолок — десять лет со дня нарушения права.

Если должник признал долг, давность прерывается и начинается заново (ст. 203 ГК). Пленум Верховного Суда в постановлении от 29.09.2015 № 43 (п. 20) относит к признанию долга акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом. Не прерывают давность, по тому же постановлению:

• ответ на претензию, в котором должник долг не признает;
• оплата части долга без оговорки, что должник признает всю сумму;
• молчание должника (п. 23).

Письменное признание долга после истечения срока давности тоже запускает отсчет заново.

Что это значит для собственника. Акт сверки, в котором уполномоченный представитель должника признает задолженность, может заново запустить срок исковой давности. Это отодвигает списание по данному основанию. Возможность списания по другим основаниям и оценку долга в бухучете нужно проверить отдельно.

При методе начисления расход в налоговом учете признают в том периоде, к которому он относится, для безнадежной задолженности — когда она такой стала. Минфин в письме от 31.08.2022 № 03-03-06/1/84635 писал, что задолженность с истекшей давностью учитывают в том отчетном периоде, в котором срок истек, независимо от попыток принудительного взыскания.

Если оснований несколько, задолженность можно учесть по первому по времени (письма Минфина от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648 и от 24.01.2024 № 03-03-06/1/5276). Сами обстоятельства оценивают на момент списания с баланса (письмо от 07.06.2024 № 03-03-06/1/52736).

На практике долг замечают позже — при годовой инвентаризации, смене бухгалтера, проверке. Можно ли учесть такой долг в текущем периоде, теперь решает Налоговый кодекс. Абзац 3 п. 1 ст. 54 НК в редакции 425-ФЗ запрещает исправлять ошибку прошлого периода в текущем, если ставка налога сейчас выше. Ставка налога на прибыль с 2025 года — 25%, в 2023–2024 годах была 20%. Поэтому долг тех лет, найденный при инвентаризации сейчас, в текущем периоде не списать — остается уточненная декларация за тот период, когда задолженность стала безнадежной. До поправки так же считал Минфин (письма от 15.05.2025 № 03-03-06/1/47786 и от 30.06.2025 № 03-03-06/1/63275), теперь это прямая норма. Граница проходит по ставке: до 2025 года она была 20%, поэтому уточненкой исправляют долги, ставшие безнадежными в 2024 году и раньше, а долг, ставший безнадежным в 2025 году, можно учесть в текущем периоде: ставка та же, 25%, — если из-за ошибки налог за 2025 год был переплачен.

Уменьшение налога по уточненке отражается на едином налоговом счете (ЕНС): если других долгов перед бюджетом нет, образуется переплата, которую можно зачесть или вернуть. На каждый прошлый период — свой комплект документов и отдельная декларация.

Обратите внимание. Задолженность списывают тогда, когда истекла давность, должника исключили из ЕГРЮЛ или завершилось банкротство, и дата, когда долг заметили, роли не играет. Если время упущено, а ставка с тех пор выросла, остается только подавать уточненную декларацию.

В налоговом учете организация на ОСНО создает резерв по своему решению — «если налогоплательщик принял решение о создании резерва» (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК). Размер определяют по данным инвентаризации дебиторской задолженности на последнее число отчетного или налогового периода, на эту же дату отчисления уменьшают налоговую базу. При формировании резерва сомнительная дебиторская задолженность учитывается так:

• срок возникновения свыше 90 календарных дней — полностью;
• от 45 до 90 дней включительно — 50%;
• до 45 дней — не включается.

Потолок резерва — 10% выручки. В течение года потолок — большая из двух величин: 10% выручки за прошлый год или 10% выручки за текущий отчетный период. На следующую отчетную дату рассчитанный резерв сравнивают с остатком предыдущего. Если новый резерв меньше остатка, разницу включают во внереализационные доходы; если больше — во внереализационные расходы (письмо Минфина от 11.10.2023 № 03-03-06/1/96396).

В бухгалтерском учете правило другое — организация «создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной», а величину определяют по каждой сумме в зависимости от платежеспособности должника (п. 70 Положения № 34н). Шкалы 45 и 90 дней тут нет, поэтому суммы в бухгалтерском и налоговом учете почти всегда расходятся. Пункт 70 сохранится и при новом стандарте.

Если просрочка небольшая и возникает редко, трудозатраты на налоговый резерв могут превышать пользу от него. При значительной регулярной дебиторке резерв позволяет признать расход раньше.

Возьмем сервисную компанию на ОСНО со ставкой налога на прибыль 25%, которая работает по постоплате. Цифры условные.

У компании с небольшой просрочкой выручка около 28 млн ₽ в год и резерва нет. Задолженность одного клиента — 600 тыс. ₽, давность по ней истекла в 2026 году. Сумма уменьшит базу 2026-го, и при наличии прибыли экономия — 150 тыс. ₽ (600 тыс. ₽ × 25%). Если бы задолженность стала безнадежной в 2024 году, а нашли ее только сейчас, понадобилась бы уточненка за 2024-й, и при наличии прибыли в 2024 году экономия составила бы 120 тыс. ₽ по ставке того периода (600 тыс. ₽ × 20%). Столько же компания получила бы, если бы списала долг вовремя, в 2024 году. Разницу в 30 тыс. ₽ дал бы только перенос расхода в 2026 год, а его закон теперь запрещает, так что из-за позднего списания придется подать уточненку, а переплату — отдельно зачесть или вернуть.

Компания с выручкой около 300 млн ₽ и большой дебиторкой может включить в резерв до 30 млн ₽. Инвентаризация на 31 декабря показала 4 млн ₽ просроченной дебиторки старше 90 дней и 2 млн ₽ — от 45 до 90 дней. В резерв идут 4 млн ₽ полностью и 1 млн ₽ (половина от 2 млн ₽), всего 5 млн ₽ в пределах потолка. Отчисления уменьшают базу, так что при наличии прибыли экономия составит 1,25 млн ₽. Когда один из долгов станет безнадежным, его спишут за счет резерва.

С 2026 года перечень расходов на упрощенной системе налогообложения (УСН) стал открытым: подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК. Но для компании на УСН «доходы минус расходы» результат списания зависит от того, как возник долг.

Если покупатель не оплатил товары или услуги, эти деньги не включали в налоговые доходы: на УСН действует кассовый метод. Списание такой задолженности не создает ни дополнительного расхода, ни дохода. Для организации это задача бухгалтерского и управленческого учета.

Другая ситуация — компания перечислила аванс поставщику, но не получила ни товары или услуги, ни деньги обратно. С 2026 года появилась возможность учесть такой долг в расходах на основании подп. 45 п. 1 ст. 346.16 и подп. 2 п. 2 ст. 265 НК. Для этого нужно подтвердить основание безнадежности долга и проверить, что перечисленную сумму раньше не учитывали в расходах. Например, если поставщика ликвидировали или истек срок исковой давности, невозвращенный аванс может уменьшить налоговую базу, но практика по этому вопросу еще не устоялась. Поэтому при проверке дебиторки на УСН долги покупателей и авансы поставщикам стоит рассматривать отдельно.

У продавца ответ ясный, у покупателя, который перечислил предоплату, идет спор.

Продавец начислил НДС при отгрузке, а покупатель не заплатил, и возникла дебиторская задолженность. При списании такого долга, в том числе с истекшей давностью, продавец начисленный налог не корректирует: оснований для этого статьи 170 и 171 НК не дают.

С полученной предоплатой то же самое. Продавец вправе заявить вычет по ней только при изменении условий или расторжении договора и возврате денег.

Организация заплатила поставщику аванс и приняла налог к вычету, а поставщик ничего не отгрузил и исчез. Нужно ли восстанавливать вычет?

Позиция Минфина и ФНС — восстанавливать. Минфин писал об этом в письмах от 28.01.2020 № 03-07-11/5018 и от 08.10.2021 № 03-07-11/81990. ФНС в обзоре жалоб (письмо от 21.06.2024 № КЧ-4-9/7026@) привязала восстановление к моменту, когда контрагент утратил возможность исполнить договор. Это исключение из реестра или банкротство.

Часть судов с этим не согласна. Кодекс связывает восстановление НДС с аванса с отгрузкой либо с изменением или расторжением договора и возвратом оплаты, а списания такой задолженности в этом перечне нет. Опираясь на это буквальное прочтение, апелляционные суды в 2025 году и суд округа в 2026-м решили, что восстанавливать вычет не нужно.

У позиции судов есть граница. Организация проиграла спор, когда и вычет оставила, и долг вместе с НДС списала на затраты, — суд решил, что налог учтен дважды. Это дело 2021 года.

Что делать. По позиции ФНС, решение о восстановлении принимают до сдачи декларации за квартал, в котором контрагент утратил возможность исполнить договор (исключен из реестра, признан банкротом). Восстановить вычет спокойнее, но это дополнительный платеж. Если не восстанавливаете, заранее соберите документы к спору: договор, платежки, подтверждение, что деньги не вернули, и не включайте этот НДС в расходы. Выбор за организацией — по сумме и готовности спорить.

Чтобы оформить списание, нужен комплект документов — в бухгалтерском учете дебиторская задолженность списывается по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя (п. 77 Положения № 34н). Сумму относят на резерв сомнительных долгов или на финансовый результат. Обычно в комплект входят:

• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
• письменное обоснование: обычно бухгалтерская справка с основанием из статьи 266 НК и датой его возникновения;
• подтверждающие документы с основанием — договор и первичка, акты сверки, выписка из ЕГРЮЛ, постановление пристава;
• приказ руководителя о списании.

Проводки зависят от того, есть ли резерв.

• за счет резерва — дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам», кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (или 76);
• без резерва или в части, которую он не покрыл, — дебет счета 91.02 «Прочие расходы», кредит 62 (76);
• списанную сумму одновременно пять лет отражают в бухгалтерском учете по дебету забалансового счета 007, чтобы следить, не появится ли возможность взыскания.

Расход в бухгалтерском учете признают в сумме, в которой задолженность была отражена в учете, то есть вместе с НДС (п. 14.3 ПБУ 10/99; так же и в ФСБУ 10/2026).

Случай из судебной практики. Организация списала около 1,5 млн ₽ задолженности с истекшей давностью без инвентаризации и приказа, и инспекция расходы сняла. Кассация в 2024 году встала на сторону организации: в этом налоговом споре суд признал первичные документы достаточным подтверждением расхода, несмотря на отсутствие инвентаризации и приказа. Но этот вывод не отменяет требований к оформлению списания в бухгалтерском учете. Выиграть такой спор можно, но акт инвентаризации и приказ помогают подтвердить основание и период списания еще до проверки.

С 2027 года ПБУ 10/99 утрачивает силу: приказом Минфина от 24.04.2026 № 53н утвержден ФСБУ 10/2026 «Расходы», он применяется начиная с отчетности за 2027 год. В новом стандарте прямо сказано, что расход признают в том отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности или долг признан нереальным для взыскания (разд. III ФСБУ 10/2026). Отчетность за 2026 год составляют по ПБУ 10/99. Расход и по нему признают в том периоде, к которому он относится (п. 18 ПБУ 10/99), а ФСБУ 10/2026 прямо называет этот период для безнадежных долгов.

До годовой бухгалтерской отчетности стоит проверить расчеты с контрагентами по пунктам ниже. Как подготовиться к самой отчетности, S4 разбирала в памятке по бухгалтерской отчетности для собственника на ОСНО.

1. Выгрузить дебиторскую задолженность на текущую дату (а на 31 декабря обновить выгрузку), по каждому долгу найти основание из статьи 266 НК и установить дату, когда оно возникло.
2. Пересчитать сроки исковой давности с учетом актов сверки, частичных оплат и писем с признанием долга.
3. Проверить должников по данным ЕГРЮЛ — кого ликвидировали или исключили в этом году, в том числе за недостоверные сведения.
4. Найти задолженность, ставшую безнадежной в 2024 году и раньше, и подготовить уточненки за те годы, по которым переплату еще можно зачесть или вернуть.
5. Решить, нужен ли налоговый резерв. Если да — провести инвентаризацию на 31 декабря по шкале 45 и 90 дней и сверить с резервом в бухгалтерском учете.
6. По невозвращенной предоплате поставщикам принять решение о восстановлении НДС до сдачи декларации.
7. Не списывать задолженность покупателей-ИП только из-за того, что ИП закрылся.
8. Собрать документы на каждую сумму — акт инвентаризации, письменное обоснование, приказ, подтверждающие документы, а при исполнительном производстве — постановление и извещение пристава.
9. Заодно проверить кредиторскую задолженность — списанные долги самой организации перед поставщиками включают во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК).