Фонд оплаты труда: что собственнику контролировать, чтобы не переплачивать и не попасть на проверку

С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting. Все нормы, сроки и суммы в статье — по состоянию на сентябрь 2026 года.

За учет в компании по закону отвечает руководитель, даже если ведомость готовит бухгалтер.
По части 1 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ведение учета и хранение документов организует руководитель. Как именно вести учет — решает тоже он, по части 3 той же статьи: возложить эту работу на главного бухгалтера или другое лицо либо заключить договор на аутсорсинг.

Выбор исполнителя — управленческое решение руководителя, и отвечать за результат будет он. Если руководитель и собственник — разные люди, штрафы и пени все равно платит компания, то есть собственник своими деньгами.

Отсюда вывод: за фондом оплаты труда стоит следить самому.

Фонд оплаты труда, он же ФОТ, — все, что компания начислила сотрудникам за период. Не выдала на руки, а начислила.

Разница не в словах: страховые взносы и средняя зарплата по компании считаются именно от начисленного.

Из чего состоит сама оплата труда. Ст. 129 ТК РФ раскладывает заработную плату на три части: «вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы», компенсационные выплаты («доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных») и стимулирующие выплаты («доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты»).

Оклады, компенсационные и стимулирующие выплаты всех сотрудников вместе и составляют ФОТ компании. Полный состав фонда ищите не в кодексе, а в указаниях Росстата к форме № П-4. Но это один из источников среднеотраслевой зарплаты, с которой инспекция сравнивает вашу. Форму сдают далеко не все, а ФНС берет данные еще из расчета по страховым взносам (РСВ) и из 6-НДФЛ.

Дословно: «в фонд заработной платы включаются начисленные организациями суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы, доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты и другие выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер» (приказ Росстата от 17.11.2025 № 638, п. 27).

Что входит в фонд оплаты труда

Источник данных таблицы: указания Росстата к форме № П-4, пункты 29–32.

Расчет ФОТ за прошедший месяц — чистая арифметика: сложить все начисления сотрудникам по расчетной ведомости. Формула расчета повторяет состав фонда:
ФОТ = плата за отработанное время + плата за неотработанное время + единовременные поощрительные выплаты + систематическая оплата питания и проживания

Налоговый кодекс смотрит на тот же фонд с другой стороны — как на расходы, которые уменьшают прибыль.

По ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются «любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами».

Главные слова здесь — «трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами»: выплаты, которых нет в документах, расходами не станут.

В фонд оплаты труда не входят четыре вида выплат, и здесь легко ошибиться в обе стороны.

• Страховые взносы. В фонд оплаты труда они не входят вовсе. Компания платит их в бюджет из собственных средств, и в расчете стоимости персонала они идут своей строкой.
• Пособия за счет государства. Больничные, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком. Сюда же считают и оплату первых трех дней болезни, хотя ее компания платит за свой счет. Из-за этих трех дней и возникает путаница, а по указаниям Росстата все перечисленное не учитывается ни в фонде заработной платы, ни в выплатах социального характера.
• Возмещаемые расходы. Командировочные, расходы по набору персонала, представительские расходы, стоимость спецодежды и средств индивидуальной защиты. Это расходы компании, а не оплата труда сотрудников.
• Доходы от участия в бизнесе. Дивиденды, проценты, вознаграждения членам совета директоров и учредителям.

Сотрудник получает на руки сумму за вычетом «подоходного налога». Бухгалтер считает, что ФОТ — это сумма «Итого начислено» из расчетно-платежной ведомости. Собственник же смотрит на то, как деньги уходят со счета, и видит совсем другое число, значительно превышающее оба предыдущих. Получаются три величины, и в разговоре их легко перепутать. Например, при начисленных 100 000 ₽ сотрудник получит на руки 87 000 ₽, а компании обойдется в 130 000 ₽. Это 100 000 ₽ начисленных и 30 000 ₽ взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование (ОПС, ОМС и ВНиМ) по общему тарифу 30%. Сверху — взносы на травматизм, от 0,2% и выше.

Первая — та, что человек получает на руки. Из начисленного удерживается НДФЛ: компания здесь налоговый агент, то есть исчисляет, удерживает и перечисляет налог за работника. НДФЛ — это деньги работника, а не компании.

Вторая — начисленная зарплата. Это и есть ФОТ. От него считают среднюю зарплату по компании, отпускные и больничные, по нему же ФНС сравнивает вас с отраслью.
В отчетности величину называют фондом заработной платы, в управленческом учете — фондом оплаты труда. Цифра одна и та же, названия разные, это может вызывать недоразумения.

Третья — сколько сотрудник стоит компании «брутто». Сверх начисленного идут страховые взносы по единому тарифу и взносы на травматизм. Из зарплаты их не удерживают, работодатель платит их в бюджет из собственных средств. ФОТ плюс взносы — вот полная стоимость персонала для бизнеса.

На практике выходит так: собственник спрашивает у бухгалтера, сколько компания тратит на людей, а в ответ получает только сумму ФОТ, без взносов.

Что в планировании фонда оплаты труда упустить проще всего? Страховые взносы. План считают по начислениям, сводят — а потом сверху ложится единый тариф 30%, и расходы на персонал заметно вырастают.

Второе больное место — годовые премии и «тринадцатая зарплата»: они приходятся на декабрь и ломают бюджет последнего квартала.

Легко забыть и компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, хотя в ФОТ она входит.

Договоритесь с бухгалтером один раз о том, какая из трех цифр называется «зарплатой» или «ФОТ» в вашем управленческом отчете, тогда многие вопросы к бухгалтерии отпадут сами.
Для контроля пригодится вторая величина. От нее считают вашу среднюю зарплату, и именно это число ФНС сопоставляет со среднеотраслевой.

«Нормальной» доли ФОТ в выручке не ищите: в открытых данных ФНС, Росстата и Минтруда такого ориентира я не нашла.

Официальный ориентир по доле в выручке один — фискальная нагрузка по страховым взносам из приложения № 3 к приказу ФНС, и считают ее от взносов, а не от фонда оплаты труда.

Стоимость сотрудника задают ставка НДФЛ, единый тариф страховых взносов и предельная база, после которой тариф падает.

НДФЛ — вообще не деньги компании и разговор о нем стоит заводить только с сотрудниками.

НДФЛ — пятиступенчатая шкала. По статье 224 НК РФ, п. 1 ставка зависит от суммы налоговых баз за год: 13% — при доходе 2,4 миллиона рублей или менее; 312 тысяч рублей и 15% с суммы сверх 2,4 миллиона; 702 тысячи рублей и 18% с суммы сверх 5 миллионов; 3 402 тысячи рублей и 20% с суммы сверх 20 миллионов; 9 402 тысячи рублей и 22% с суммы сверх 50 миллионов.

Важная деталь: пороги считаются по совокупности налоговых баз за год, а не по одной зарплате. Это проверяет ИФНС.

Сама шкала НДФЛ — не новость 2026 года: она введена Федеральным законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ с 1 января 2025 года и в 2026 году не менялась. 
Новое в 2026-м — во взносах.

Единый тариф и предельная база. По статье 425 НК РФ, п. 3 взносы считаются по ставке 30% в пределах единой предельной величины базы и 15,1% сверх нее.
Предельная база на 2026 год — 2 979 000 рублей нарастающим итогом с 1 января (постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705).

При окладе 248 250 рублей в месяц (это 2 979 000 ÷ 12) база исчерпывается ровно к концу года; у кого оклад выше, база закончится раньше, и все, что сверху, облагается уже по 15,1%. Это законное автоматическое снижение тарифа, и для него не нужны ни заявления, ни льготный статус.

Что платит компания за сотрудника в 2026 году

Чтобы контролировать ФОТ без лишней теории, сначала покажу три цифры, которые видны и понятны не только бухгалтеру и показывают самые осязаемые риски.
На их получение и анализ уходит около десяти минут, а доступ нужен только к личному кабинету юрлица на сайте налоговой — к своим же данным.

Цифра 1. Сальдо ЕНС. Единый налоговый счет работает как баланс на телефоне: на нем видно, должна компания бюджету или нет.

Зайдите в кабинет юрлица: на главной странице есть блок «Единый налоговый счет», а из него открывается страница с детализацией. В ее верхней части — показатели «Сальдо ЕНС», «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано», а также блок «Процедуры взыскания» и дата, на которую даны цифры.

Отрицательное сальдо означает долг: налог либо не заплатили, либо заплатили не вовремя. Связь с зарплатными налогами условная: долг мог возникнуть и по другому налогу, например по УСН. Для контроля ФОТ это повод выяснить у бухгалтера, из чего он сложился, и проверить, нет ли в нем страховых взносов.

Цифра 2. Ваша фискальная нагрузка по страховым взносам. Искать, с чем сравнивать, не придется: ФНС публикует отраслевые значения сама, в приложении № 3 к приказу ММ-3-06/333@. В той таблице это колонка «Справочно»: формальным критерием отбора служит не она, а налоговая нагрузка в соседней колонке. Но инспектор видит обе колонки сразу, и расхождение по взносам ему так же заметно.

Свою нагрузку вы считаете по двум строкам отчетности за год, а при квартальной проверке — за последние 12 месяцев. Формула: (страховые взносы за год ÷ выручка за год) × 100%.

Посчитали — теперь найдите строку своей отрасли:

Фискальная нагрузка по страховым взносам — ваша против отраслевой (2025 год, данные ФНС на 5 мая 2026 года)

Источник данных таблицы: приложение № 3 к приказу ФНС ММ-3-06/333@, публикация на сайте ФНС по состоянию на 5 мая 2026 года.

Цифра 3. Средняя зарплата по компании против отраслевой по Москве. Своя средняя = общий ФОТ компании за год ÷ среднюю численность сотрудников за год ÷ 12. Это вся арифметика.

Сравнивать есть с чем. Управление Росстата по Москве (Мосстат) публикует среднемесячную начисленную зарплату по полному кругу организаций. Данные для нее идут не только из формы № П-4, которую сдают далеко не все, но и из РСВ и 6-НДФЛ.

Дальше порог: при отклонении более 35% от среднего размера оплаты труда в субъекте по вашему виду деятельности компания попадает в выгрузку для комиссии.
Норма учитывает и категорию в реестре МСП (приказ Минтруда 40н, ред. 657н, п. 4).

Средняя зарплата по Москве — ваша против отраслевой (январь–июнь 2026)

Источник данных таблицы: Мосстат, «Среднемесячная начисленная номинальная заработная плата работников по полному кругу организаций города Москвы», данные за январь–июнь 2026 года (опубликованы 3 сентября 2026 года).

Порог −35% считайте на глаз: возьмите строку своей отрасли и вычтите из нее 35%. Это прикидка, а не сам критерий: у микробизнеса ориентир может отличаться от общегородской строки. Готовых пороговых сумм в рублях Росстат не публикует, их приходится считать самому. Если ваша средняя зарплата ниже порога, сначала проверьте исходные данные. Все ли начисления вошли в ФОТ, включая премии, отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск? Верно ли взята численность? Если отклонение подтвердилось, подготовьте письменное объяснение с расчетами: оно понадобится, если налоговая вызовет для пояснений.
Глубина проверки зависит от размера бизнеса. Если у вас ИП или одно юрлицо с простой выручкой, трех цифр чаще всего хватает.
Малому бизнесу — ООО с наемными сотрудниками — я советую сверять сальдо ЕНС ежемесячно, а две другие цифры — раз в квартал. Так на решение проблемы с ФОТ остается достаточно времени.
Если у вас несколько юрлиц, склады и заметный штат, три цифры остаются только первым срезом; дальше нужна полная проверка учета. Ее нужно проводить регулярно. Желательно, чтобы это делал специалист со стороны.

Два привычных приема законной налоговой оптимизации — пониженный тариф 15% «для всех МСП» и «директор на 0,1 ставки» — в 2026 году не работают. Если бюджет ФОТ заложен по ним, взносы окажутся выше плана. Третье расхождение — московский минимум зарплаты, который выше федерального МРОТ.

1. Пониженный тариф МСП перестал быть массовым. Проверьте это первым делом: от ответа зависит, платите вы 15% или 30% с первого рубля.
С 1 января 2026 года право на 15% с выплат сверх 1,5 МРОТ осталось только у МСП, чей основной ОКВЭД входит в правительственный перечень приоритетных отраслей (распоряжение Правительства от 27.12.2025 № 4125-р) и только при доле доходов от этих видов деятельности не ниже 70% (ст. 427 НК РФ, пп. 2.4, 13.3).
Для торговли, посредничества и большинства услуг — 30% с первого рубля.
Последствие здесь серьезное. Плательщик лишается права на пониженный тариф с начала расчетного периода, в котором допущено несоответствие. То есть пересчет с 1 января, а не с квартала, в котором доля «льготной» выручки упала ниже 70%.

Пониженный тариф МСП до и после 2026 года

2. Схема «директор на 0,1 ставки» больше не снижает взносы. Экономия ниже МРОТ исчезла с 2026 года.
Ст. 421 НК РФ, п. 1, абз. 2 (ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ) — если выплата единоличному исполнительному органу коммерческой организации за месяц меньше МРОТ, база по взносам принимается равной МРОТ. Пример расчета: 27 093 ₽ при тарифе 30% — 8 128 ₽ взносов в месяц даже при символической фактической выплате.
Границы нормы держите в голове. Она про коммерческие организации и единоличный исполнительный орган; на НКО и на рядовых сотрудников не распространяется.

3. В Москве ориентир не федеральный. Не 27 093 ₽, а 39 730 ₽ по московскому соглашению. Это минимум начисления работнику, базу по взносам за директора он не меняет: ее считают от федерального МРОТ.

Минимум в Москве — 39 730 ₽ (соглашение от 11 декабря 2025 года), в Московской области — 27 800 ₽ — по справочнику КонсультантПлюс «Размеры минимальной заработной платы в субъектах РФ». Действует это через ст. 133.1 ТК РФ: если работодатели в течение 30 календарных дней не представили мотивированный письменный отказ, соглашение считается распространенным на них.

Пример: компания платит 30 000 ₽ за полностью отработанный месяц при полной ставке. Это выше федерального МРОТ 27 093 ₽, но нарушает московское соглашение. ГИТ рассматривает это как основание для претензии.

Цена вопроса для того, кто платит ровно федеральный МРОТ, — 12 637 ₽ на человека в месяц: такова разница между федеральным МРОТ 27 093 ₽ и московским минимумом 39 730 ₽.

Попасть в выгрузку — еще не нарушение, но повод присмотреться к вашему ФОТ и к тому, как оформлен персонал.

Выгрузка не зависит от усмотрения инспектора: ФНС обязана передавать в межведомственные комиссии субъектов сведения по формальным порогам (ст. 67 ФЗ от 12.12.2023 № 565-ФЗ, приказ Минтруда 40н, ред. 657н). Сработал порог — компания попадает в список. Вот они:

Автопороги ФНС для выгрузки в комиссию

1. Годовой срез по самозанятым. Выгрузка идет, если компания взаимодействует более чем с 35 самозанятыми физическими лицами, у каждого среднемесячный доход свыше 35 000 ₽, а продолжительность взаимодействия — более 3 месяцев (п. 3, ред. 657н).
2. Квартальная выгрузка — новая и куда более цепкая. П. 3(1) ред. 657н: более 10 самозанятых физических лиц со среднемесячным доходом свыше 25 000 ₽, состоявших в предыдущем квартале в трудовых отношениях с той же организацией. То есть перевели человека из штата в самозанятые — и он уже идет в счет порога.
3. Зарплата ниже отраслевой — отклонение в минус более чем на 35% от среднемесячной по виду деятельности в субъекте РФ, с поправкой на категорию в реестре МСП (п. 4).

Сведения уходят в межведомственную комиссию, а вызвать компанию для пояснений может и сама налоговая. Право вызова — ст. 31 НК РФ: налоговые органы вправе вызывать для дачи пояснений.

Цена неявки директора — 2 000–4 000 ₽ (ст. 19.4 КоАП РФ).

Вызов — это еще не выездная проверка, а возможность объяснить свои цифры заранее. Поэтому к нему стоит прийти с расчетами.

Все, что выше, вместе со сроками по НДФЛ укладывается в семь пунктов: шесть стоит проверять раз в месяц, седьмой — раз в квартал.

1. Сальдо ЕНС в личном кабинете юрлица. Ушло в минус — выясните у бухгалтера, какой платеж пропущен или опоздал. Если не заплатили — заплатите, сэкономите на пенях.
2. Уплата и уведомления по НДФЛ. Налог за 1–22 число — до 28-го текущего месяца, за 23-е и далее — до 5-го числа следующего. С 1 сентября 2026 года можно подать одно уведомление на весь оставшийся год и уточнять его, только если фактическая сумма больше заявленной.
3. Начисление директору. Платите единоличному исполнительному органу коммерческой организации меньше МРОТ за месяц — взносы вы все равно должны посчитать от 27 093 рублей и перечислить в бюджет.
4. Минимальная зарплата в Москве — 39 730 рублей при полной ставке и полностью отработанном месяце. Федеральный МРОТ здесь не ориентир.
5. Не потеряли ли право на пониженный тариф МСП? Смотрите два условия: основной ОКВЭД в перечне приоритетных отраслей и долю доходов от этих видов деятельности не ниже 70%. Условия перестали выполняться — пересчет с 1 января.
6. Внештатники. Сколько самозанятых, какой у них среднемесячный доход и был ли кто-то из них в предыдущем квартале в штате: порог квартальной выгрузки — более 10 самозанятых со среднемесячным доходом свыше 25 000 рублей. Формально это не ФОТ, но пороги выгрузки для комиссии их учитывают.
7. Раз в квартал — две «отраслевые» цифры. Фискальная нагрузка по страховым взносам и средняя зарплата по компании. Отклонение по зарплате более 35% от среднеотраслевой по субъекту — порог автоматической выгрузки в комиссию.

Не сошелся хотя бы один пункт — у вас есть конкретный вопрос к бухгалтерии по расходам на персонал, с нормой и цифрой, а не «мне кажется, что-то не так».

Из последних материалов

• Почему белая зарплата лучше чем серая
• Как юридическому лицу платить самозанятому
• Страховые взносы 2026: как бизнесу подготовиться к росту тарифов и отмене льгот

Контролировать фонд оплаты труда можно самому, без бухгалтерского образования.
Начните с трех цифр — сальдо ЕНС, фискальная нагрузка по страховым взносам против отраслевой (ФНС), средняя зарплата против отраслевой по России (Росстат) или по Москве (Мосстат). Десять минут — и главные риски видны.

Не переплачивать в 2026 году — значит заметить три расхождения до пересчета и пеней. А законную экономию не упускать: сверх предельной базы тариф падает до 15,1%. Дело не в недоверии бухгалтеру, а в ваших деньгах. ФОТ и страховые взносы — крупная ежемесячная статья расходов, которую стоит контролировать.