Почему белая зарплата лучше чем серая

Если устали от мысли, что за вами завтра придут, то пора переходить на оплату «в белую». Оценивая ситуацию собственники считают, что оплачивая «белую» зарплату можно разориться на налогах (это +30,2% к фонду оплаты труда). И это правда, бизнес может не выдержать. Но риск получить «черную метку» ФНС в 2026 году еще выше.

Текущий уровень цифровизации ФНС и большое количество источников данных позволяет влегкую вычислять схемы ухода от налогов. То, что работало пять лет назад, сегодня робот ФНС вычисляет на раз-два в режиме реального времени.

В статье разберем варианты выплат сотрудникам, покажем «красные зоны», за которые может прилететь и дадим рекомендации по льготам, которые помогают снизить базу по взносам.

Платить зарплату в конверте незаконно. Работодателю за это грозит уголовная ответственность, а работник рискует потерять в деньгах или стать соучастником преступления.

Давайте зафиксируем понятия через призму взгляда предпринимателя.

Белая зарплата: актив. Собственник защищен законом. Сотрудник получает то, что прописано в трудовом договоре. Налоги уплачиваются в полном объеме. 

Серая зарплата: уязвимость. Сотруднику официально платится минимальный уровень оплаты труда, остальное — в конвертах. Любой конфликт – и ситуация в руках сотрудника, а не работодателя.

Черная зарплата: криминальный риск. Сотрудников нет, есть «призраки». С ними не заключается договор, платят наличкой. Их легко уволить без обязательств, но при возникновении несчастных случаев, проверок, собственник — фигурант уголовного дела.

Если вы думаете, что экономите 30,2% налогов, вы ошибаетесь. В реальности вы берете кредит у государства под огромный процент, платите комиссию обнальщикам. И все это с риском уголовной ответственности.

Какие риски могут быть при выдаче «серой» зарплаты в конвертах:

Финансовые потери. Обнал съедает экономию. Комиссии при обнале доходят до 18-20%. Они не идут в расходы, не уменьшают налог на прибыль.

Штрафы при обнаружении схемы. Если ФНС вскрывает схему (а через АСК НДС-2 это видно автоматически), вам пересчитают все:

• Доначислят все неуплаченные налоги за 3 года.
• «Снимут» расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС за операции при обнале.
• Сверху штраф 40% от суммы долга (за умышленное нарушение) + пени. В сумме это часто превышает стоимость бизнеса.

Юридические риски. Уголовная ответственность (ст. 199 УК РФ). Порог «крупного размера» — это неуплата налогов на сумму более 45 млн рублей за 3 года.

Управленческий риск. Это самый сложный элемент. Здесь возникают риски связанные с людьми.

«Стукачество». Обиженный сотрудник, которого уволили «одним днем» без выходного пособия, идет в прокуратуру или трудовую инспекцию. Доказать серую зарплату сегодня элементарно. Скриншоты переписки в Telegram, выписки регулярных поступлений на карту от директора, свидетельские показания коллег.

Кадровый голод. Профи не пойдут к вам, им нужна белая зарплата и уверенность в завтрашнем дне. К вам идут те, кто сам склонен к таким же схемам. И вот здесь есть риск, что у вас будут тоже воровать.

Но это не все, у сотрудников тоже могут быть проблемы, связанные с тем, что его официальная зарплата ниже фактической.

• Не дают кредиты. Банк видит только официальный доход (МРОТ). Ипотеку или автокредит с такой зарплатой не дадут.
• Болеть нельзя или дорого. Больничный и декретные считаются от официальной части. Заболел серьезно — остался без денег.
• Могут уволить или оштрафовать. Работодатель может в любой момент «оштрафовать» на всю серую часть (за опоздание, за невыполнение плана). Закон защищает только оклад в договоре.
• Не начислят пенсию и вычеты. Нет отчислений — нет пенсии. Нельзя получить налоговый вычет (260 000 руб.) за квартиру, так как НДФЛ не уплачен.

Давайте посчитаем точно на примере менеджера с зарплатой 113 100 ₽ на руки (130 000 ₽ по договору).

Чтобы сотрудник получил свои 113 100 ₽, компания тратит ~180 000 ₽ в месяц.
Это не «в два раза больше», но ощутимо — примерно +59% к сумме «на руки».

Из чего складывается эта сумма.
Смотрим на сотрудника в год, а не в один месяц.

За год по нашему менеджеру набегает:

• Зарплата по договору за 11 месяцев работы (1 месяц в отпуске):
• 130 000 ₽ × 11 = 1 430 000 ₽.
• Отпускные за 28 календарных дней: примерно 108 000 ₽.
• Страховые взносы с зарплаты, отпускных и премии (ставки для МСП): 472 328 ₽ в год.
• Премии и KPI (скромные 20% в год): 26 000 ₽.
• Обучение и сертификация: 36 000 ₽.
• Рабочее место (офис, техника, ПО, интернет): 60 000 ₽ в год.
• Первые дни больничных за счет работодателя: 25 644 ₽.

В сумме это дает 2 157 972 ₽ в год или примерно 179 831 ₽ в месяц.

Внимание: с 2025 года работает прогрессивная шкала НДФЛ, но для большинства сотрудников (доход до 2,4 млн руб. в год) ставка остается 13%. Для тех, кто зарабатывает больше 200 000 ₽ в месяц, ставка НДФЛ с суммы превышения будет 15%, а далее — до 22%.

Ранее договора ГПХ (гражданско-правового характера) позволяли экономить на взносах в ФСС. Но с 2023 года эта лазейка закрыта, теперь выплаты по ГПХ облагаются взносами так же, как и зарплата (включая больничные). Экономии — ноль, а риск переквалификации и штрафов остался.

Тогда схематозники решили: уволим всех сотрудников, пусть оформляют самозанятость или ИП. И заключим с ними договоры, как с подрядчиками.
ФНС научилась видеть такие схемы автоматически. Если вы используете эти методы, вы уже в «красной зоне».

Как работает проверка: робот видит — самозанятый получает доход только от одного ООО, в одни и те же даты, равными суммами. В ответ налоговая отправляет требование пояснить характер отношений.

Из интересного: на допрос вызывают не только директора, но и самозанятого. Ему задают простые вопросы: «У вас есть график?», «Кто ваш начальник?», «Вам давали отпуск?».Если исполнитель говорит «Да, я работаю с 9 до 18 и хожу в отпуск», отношения переквалифицируют в трудовые. Доначислят НДФЛ и взносы за весь период + штраф.

Государство дает легальные инструменты снижения базы по взносам. Ваша задача — пользоваться ими грамотно, а не «рисовать» схемы. Экономить нужно не на окладе, а используя необлагаемые выплаты, которые реально нужны бизнесу.

Выплаты, которые возмещают сотруднику его затраты, не облагаются ни взносами, ни НДФЛ (при условии документального подтверждения и соблюдения норм).

• Использование личного автомобиля. Если менеджер ездит по клиентам на своей машине, вы можете платить ему компенсацию (в пределах норм Правительства) плюс возмещать ГСМ по путевым листам. Наличие подтверждающих документов — обязательное условие.
• Дистанционная работа. Компенсация за использование личного оборудования (ноутбук, интернет, электроэнергия). Обычно это до 35 рублей в день, не облагаемых взносами.
• Командировочные (суточные). 700 ₽ в день по РФ и 2500 ₽ за границей — не облагаются ничем. Это законный способ выдать сотруднику деньги на питание без налогов при наличии командировок.
• Ипотечные проценты. Работодатель имеет право возмещать сотруднику проценты по ипотеке. Эти суммы не облагаются страховыми взносами (но облагаются НДФЛ). Это мощный инструмент удержания ключевых топов.
• Медицинские осмотры. Оплата обязательных медосмотров не облагается взносами, так как это прямая обязанность работодателя по охране труда.

Вы можете поддерживать сотрудников в важных жизненных ситуациях без налоговой нагрузки.

Материальная помощь.

• До 4 000 ₽ в год на сотрудника — вообще без налогов. Отличный вариант для подарков к дню рождения или праздникам.
• До 50 000 ₽ при рождении ребенка (выплачивается единовременно в первый год). Взносами и НДФЛ не облагается.
• В связи со смертью члена семьи — не облагается полностью (нужно подтверждение родства и свидетельство о смерти).

ДМС (Добровольное медстрахование). Платежи по договорам ДМС (на срок от 1 года) не облагаются страховыми взносами. Это дешевле для компании, чем просто повысить зарплату на стоимость полиса.

Обучение. Оплата обучения сотрудников (основные и доп. программы) не облагается взносами, если у учебного центра есть лицензия.

Негосударственное пенсионное обеспечение. Взносы работодателя в НПФ не облагаются страховыми взносами без ограничений по сумме.

Некоторые выплаты государство берет на себя или освобождает от взносов, потому что это социальная гарантия.

Больничные (пособие по временной нетрудоспособности). Взносами не облагаются (но НДФЛ удерживается). Первые 3 дня платит работодатель, дальше — СФР. Выплата за весь период считается единым необлагаемым пособием.

Пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком. Полностью освобождены от взносов. Но любые доплаты от работодателя «сверх» закона уже облагаются.

Наш опыт показывает, что попытки переименовать эти выплаты в «компенсации» всегда заканчиваются доначислениями. Робот ФНС видит суть, а не название.

Всегда облагаются взносами:

• Любые премии и KPI: 13-я зарплата, бонус за план продаж, премия за «интенсивность».
• Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении).
• Надбавки: за стаж, руководство, сложность.
• Выплаты по ГПХ: как мы уже говорили, с 2023 года они приравнены к трудовым в плане взносов.

ФНС не проверяет всех подряд. Сначала робот ищет аномалии. Если у вас совпадает два и более признака — ждите требование или блокировку.

Проверьте себя:

• Зарплата ниже рынка. Вы платите МРОТ, а в вакансиях на HeadHunter обещаете 100 000 ₽. Робот видит эту разницу.
• Массовая миграция. Сотрудники увольняются из штата и на следующий день становятся ИП/самозанятыми, продолжая работать с вами.
• Одинаковые чеки. Ваши «подрядчики» (самозанятые) присылают чеки на одинаковые суммы в одни и те же даты (дни зарплаты).
• Единственный источник. У ваших самозанятых доход на 100% формируется из выплат от вашей компании.
• Регулярные переводы. Директор или «доверенное лицо» регулярно переводит деньги на карты сотрудников со своего личного счета.