Электронные транспортные накладные: кого касается ЭТрН с 1 сентября 2026 года и как подготовить бухгалтерию

С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting.

На совещании у Президента министр транспорта Андрей Никитин доложил о готовности перехода на электронные перевозочные документы и предложил ввести переходный период: «До 1 марта 2027 года при предоставлении бумажного документа, а не электронного, ограничиваться устным замечанием при остановке машин инспекторами». Президент поддержал предложение: «Я поддерживаю предложение Минтранса о целесообразности введения такого нештрафуемого периода до 1 марта. Но в то же время, безусловно, надо переходить на новую систему. Она более прозрачная, все обеляет». (Источник — официальная стенограмма kremlin.ru.)

Формулировку «нештрафуемый период» легко прочитать как «перенесли», но это не так. Обязательность электронной транспортной накладной для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей груза по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ наступила 1 сентября 2026 года — дата не менялась ни разу с момента принятия закона. Изменилось только то, что до 1 марта 2027 года за бумажный документ вместо электронного не штрафуют, а предупреждают устно.

Логика понятна из слов самого Никитина: «Практический опыт показывает, что к моменту старта, когда бы он ни случился, всегда будет очередь из опоздавших. Мы лишь откладываем решение вопроса. Поэтому считаем целесообразным придерживаться графика, внедрять систему с 1 сентября». Систему тестировали не с чистого листа: она работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года, и за это время через нее прошло уже больше 41 млн электронных документов, ежемесячный объем отправлений — около 2 млн, на платформе работает 14 тысяч компаний, включая X5, «Магнит», Ozon и «Деловые линии». Работает система через 11 аккредитованных операторов.

Рост числа документов в системе при этом ускоряется. По данным Минтранса на 4 мая 2026 года, через систему уже прошло больше 36 млн электронных перевозочных документов; к 23 июня 2026 года, по словам министра транспорта Андрея Никитина, эта цифра выросла до более чем 41 млн — то есть меньше чем за два месяца система прибавила несколько миллионов документов.
Готовится не только автотранспорт. По словам заместителя гендиректора ОАО «РЖД» Евгения Чаркина, уже 92% клиентов компании в сфере грузовых перевозок взаимодействуют с РЖД в электронном виде, а к информационным системам компании подключено больше 30 тысяч компаний. Даже авиаперевозки постепенно переходят на цифру: гендиректор ООО «С7 КАРГО» Илья Ярославцев рассказал, что по итогам 2025 года компания оформила порядка 8 тысяч электронных грузовых накладных по авиационным форматам.

Среди игроков автомобильных грузоперевозок движение тоже заметно — по данным Т—Ж со ссылкой на пресс-службу группы компаний «Деловые линии», больше 90% перевозок грузов между терминалами компании уже переведены на электронный документооборот. А в ТК «Байкал-Сервис», по словам директора по цифровой трансформации бизнеса Сергея Майдебуры, решили не полагаться на одного оператора: компания подключилась к первому оператору ЭПД и планирует подключение ко второму «на случай технических проблем у первого». Разумный подход, который стоит перенять и небольшой компании — не тянуть с подключением до последней недели августа.

По закону транспортная накладная формируется в виде электронной, и по умолчанию ее составляет именно грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки (ч. 1 ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в редакции 140-ФЗ). Обязанность распространяется на грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, а получатель груза фактически участвует в подписании — для получателя-физлица закон отдельно разрешает подписание простой электронной подписью. Само правило при этом не новое: круг случаев, когда накладная нужна, не изменился — она и на бумаге оформлялась только там, где заключен договор перевозки. Закон № 140-ФЗ поменял форму документа, а не основания для его оформления.

Работая с компаниями, которые физически отправляют или получают товар, — торговыми и производственными, а не транспортными, — я регулярно вижу одну и ту же мысль: «мы не перевозчики, это не про нас». Формально закон действительно написан языком транспортной отрасли. Но по факту, если ваша компания отправляет или получает груз — заказывает машину у перевозчика, работает через экспедитора или просто указана в накладной как отправитель или получатель, — вы участник этого документооборота, а не сторонний наблюдатель. Отдельный случай — когда компания сама выступает перевозчиком или экспедитором: тогда обязанность лежит на ней напрямую.

Если у вас есть постоянные договоры с перевозчиками, формулировки о порядке оформления накладной и ответственности сторон стоит свериться на актуальность в свете новой обязательности — это разовая юридическая сверка, а не повод открывать отдельное направление.

И сразу оговорка, которой почти нет в отраслевых разборах. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки: «Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной» (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, ст. 785 ГК РФ). Если компания везет свой товар собственным транспортом и договор перевозки ни с кем не заключает, транспортная накладная не оформляется вообще — вместо нее путевой лист. Электронная транспортная накладная появляется ровно там, где появляется перевозчик.

Закон № 140-ФЗ ввел сразу две обязанности с разными сроками, и их регулярно сливают в одну.

Первый трек — реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Лицо, осуществляющее транспортно-экспедиционную деятельность на 1 марта 2026 года, обязано в течение 60 дней подать уведомление в реестр. Работа экспедитором без записи в реестре штрафуется уже сейчас, по статье 11.14.3 КоАП РФ (части про реестр добавлены Федеральным законом от 31.07.2025 № 281-ФЗ, сама статья действует с 2016 года): юрлицу от 100 000 до 300 000 ₽, при повторном нарушении — от 500 000 до 1 000 000 ₽. Никакого «нештрафуемого периода» здесь нет.

Второй трек — сама обязательность электронной транспортной накладной. Она стартует 1 сентября 2026 года и касается уже не только экспедиторов, а грузоотправителей, перевозчиков и получателей груза. Здесь действует объявленная 23 июня «мягкая посадка»: до 1 марта 2027 года за бумажный документ вместо электронного не штрафуют, а предупреждают устно.

Обмен электронными транспортными накладными — не переписка напрямую между компаниями, а работа через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Таких операторов, по данным совещания у Президента, 11, и между ними настроена передача данных — грузоотправитель и перевозчик могут работать с разными операторами и все равно обмениваться документами. Саму государственную систему ГИС ЭПД проектировало и реализовывало ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».

Технический порядок обмена документами — включая сами электронные транспортные накладные, электронные договоры перевозки, электронные дорожные ведомости и электронные квитанции о приеме груза — устанавливает Постановление Правительства РФ от 01.06.2024 № 753. Формат самого документа утвержден приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Каждый участник перевозки — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель — подписывает документ своей электронной подписью; для получателя-физлица закон отдельно разрешает подписание простой электронной подписью, полученной при личной явке. Это технический слой системы, отдельный от бухгалтерского вопроса — какой документ и в каком виде примет налоговая для вычета и учета расходов.

Показательно и другое: отдельного состава именно за «оформление бумажной транспортной накладной вместо электронной» для перевозчика или грузоотправителя в КоАП пока нет — это согласуется с тем, что Минтранс договорился именно о предупреждении, а не о штрафе по существующим статьям. Путать эти два трека дорого в обе стороны: расслабиться по реестру экспедиторов, думая, что «весь закон отложили», или бояться немедленного штрафа за бумажную накладную там, где на деле пока только предупреждают.

Сам закон 140-ФЗ не перечисляет исключения — он делегирует их определение Минтрансу. 1 июня 2026 года вышел приказ Минтранса России № 262, который определяет случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года. Перечень узкий — восемь случаев:

1. Перевозка грузов военного назначения, где Минобороны — грузоотправитель или грузополучатель.
2. Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо вне госреестра аккредитованных филиалов.
3. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС.
4. Перевозки для личных, семейных, домашних нужд физлица-грузоотправителя или грузополучателя.
5. Отсутствие технической возможности направить документы в ГИС из-за сбоя оборудования.
6. Отсутствие доступа к интернету (или расположение в перечисленных приказом территориях).
7. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Для подавляющего большинства торговых и производственных компаний ни один из этих пунктов неприменим на постоянной основе — то есть бумажная накладная не альтернатива «по умолчанию», а допустима только в перечисленных, по сути редких, ситуациях.

Здесь важно быть честной: однозначного ответа пока нет, и делать вид, что он есть, было бы нечестно перед вами. На том же совещании 23 июня глава Республики Бурятия Алексей Цыденов, председатель Комиссии Госсовета по транспорту, поднял вопрос, который напрямую касается бухгалтерии: «Если мы в отдельных случаях, допустимых, признаем бумажную транспортную накладную как законную, будет ли это в данном случае являться надлежащим документом для налоговых расчетов? Риск, что налоговая может не принять бумажный документ, который оформлен в исключительных случаях, как основание для налоговой базы». Он же предупредил о риске переквалификации: «инспектор при проверке на посту, обнаружив бумажный документ вместо электронного, может попытаться применить общие составы КоАП... это может привести к нежелательной судебной практике». Предложение — «Минфину и ФНС выпустить совместное разъяснение».

На момент подготовки этого материала такое разъяснение не опубликовано — вопрос остается официально открытым.

Что с этим делать на практике. Из восьми законных исключений большинство компаний реально могут попасть только в пункты про сбой техники или отсутствие интернета — то есть это должна быть объективная, разовая ситуация, а не постоянная практика «нам так удобнее». Пока официальной позиции Минфина и ФНС нет, разумнее не полагаться на бумажный документ там, где формально доступно электронное оформление, даже если контрагент предлагает работать «как раньше». Отсутствие официального разъяснения — не повод создавать себе лишний спор с инспекцией там, где документ можно оформить штатно, электронно.

Насколько велик сам риск для вычета. Обязательное условие вычета НДС — счет-фактура, а транспортная накладная подтверждает факт перевозки и реальность сделки. Формально отказать в вычете только из-за того, что накладная бумажная, инспекция не может, и я оцениваю этот риск как низкий. Но совсем не учитывать его тоже неправильно: этой осенью подход к таким документам в инспекциях на местах вполне может оказаться разным.

Ясного ответа от ведомств в ближайшее время я бы не ждала. Положительное разъяснение дало бы зеленый свет тем, кто требования 140-ФЗ не выполняет, а отрицательное не находит устойчивых обоснований в налоговом законодательстве. Скорее всего, комментарии налоговиков появятся ближе к концу нештрафуемого периода.

С похожей ситуацией мы уже сталкивались — когда обязательным становился другой формат электронного документооборота, кадровый ЭДО (КЭДО). Логика там была та же: новый обязательный формат документа означает период, когда ошибка в оформлении первички стоит дороже обычного, потому что процесс еще не отлажен ни на вашей стороне, ни на стороне контрагентов.

Похожие юридические и налоговые ловушки перехода на КЭДО мы разбирали в материале «Внедрение КЭДО: как избежать юридических и налоговых ловушек» — там же видно, какие шаги на старте снимают риск.

Обязательность уже наступила, поэтому пройти по компании этот список имеет смысл не откладывая:
  Уточнить, кто в компании физически отправляет и принимает грузы — часто это склад или логист, а не бухгалтерия, и именно там первой появится бумажная или неверно оформленная электронная накладная.
  Выяснить, подключен ли постоянный перевозчик или экспедитор к одному из 11 аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — если нет, документооборот с ним рискует встать 1 сентября.
  Свериться с юристом, что в договорах с перевозчиками формулировки о порядке оформления накладной и ответственности сторон не расходятся с новым порядком.
  Проговорить с бухгалтером регламент: как электронная накладная из ГИС ЭПД будет попадать в учет и храниться — раньше был скан или бумажный оригинал, теперь другой процесс.
  Заранее и письменно зафиксировать, подпадает ли ваш случай под одно из восьми исключений приказа № 262 — если да, зафиксировать это заранее, а не разбираться постфактум.

Отдельно стоит сказать про экономику перехода: по данным ФНС России, оплата за перевозку при электронном документообороте приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно пересылать бумажный оригинал грузоотправителю, а сами электронные документы нельзя потерять — они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов. Для бухгалтерии это не только новая обязанность, но и упрощение части процессов, если настроить их правильно с самого начала.

И финальная самопроверка.

• Ваша компания отправляет или получает грузы с привлечением перевозчика или экспедитора — или сама выступает перевозчиком либо экспедитором, — даже если это не основной вид деятельности.
• В перевозке участвует перевозчик или экспедитор — то есть заключается договор перевозки, а не просто выезжает своя машина с путевым листом. Условие не новое — так же было и с бумажной накладной.
• Ваш случай не входит в список из восьми исключений приказа Минтранса № 262 — тогда бумага не вариант по умолчанию.

Первые два пункта — про то, касается ли вас закон: совпал хотя бы один, значит касается. Третий — фильтр: если ваш случай не в списке исключений, бумага не вариант по умолчанию.