Как юридическому лицу платить самозанятому

Количество самозанятых в России уже превысило 13 млн человек, т.е. примерно 10% населения РФ, и для многих компаний это стала привычная форма работы с курьерами, водителями, дизайнерами, консультантами, юристами и т.д. В 2025–2026 годах ФНС и Роструд заметно усилили контроль: появились новые индикаторы риска, скоринг МАРМ НПД, аналитика АСК ДФЛ и совместные комиссии по незаконной занятости.

В S4 мы видим это на практике: бизнес, который привык к схеме «оформили в НПД и забыли», всё чаще получает письма от инспекции и приглашения «на беседу» для самозанятых. Сам по себе НПД остается законным и удобным режимом, но работать с ним «по‑старому» значит рисковать доначислениями, штрафами и переводом исполнителей в штат по результатам проверок.

В этом материале разберем, как сегодня ФНС отличает нормальную работу с самозанятыми от подмены трудовых отношений, какие «красные флаги» попадают в скоринговые модели ФНС и по каким правилам юридическому лицу платить самозанятому, чтобы спокойно проходить проверки.

В 2025–2026 годах ФНС перешла от пассивного мониторинга к активному: скоринговая система МАРМ НПД (Мобильное автоматизированное рабочее место) анализирует данные из приложения «Мой налог» в реальном времени, отслеживая более 20 параметров — от частоты чеков до структуры доходов самозанятых.

С января 2025 года действуют обновленные индикаторы риска по Приказу Минтруда от 28.11.2024 № 640н. Красные флаги: сотрудничество с большим количеством самозанятых, у которых выплаты от «подозреваемой компании» — единственный или практически единственный источник дохода.

АСК ДФЛ (аналитическая система контроля за доходами физических лиц), аналог АСК НДС-2, сопоставляет данные 6-НДФЛ, РСВ и «Мой налог», рассчитывая «разрыв» между фактическими выплатами и среднеотраслевыми зарплатами, присваивая риски от «минимального» до «критического» (при значительном разрыве между официальными выплатами и среднеотраслевым уровнем риск проверки ФНС заметно возрастает).

Судебная практика 2025–2026 годов подтверждает тренд: суды игнорируют формальности и оценивают фактические отношения — график, зависимость, фиксированные выплаты. Вот живой пример из практики S4. Производственная компания нанимала самозанятых курьеров, количество таких сотрудников не более 10, при этом штат более 300 сотрудников. Мы подготовили и сопроводили клиента, отвечали только на вопросы, которые относились к сути требования, без отвлечений. ФНС этим не удовлетворилась и пригласила некоторых самозанятых курьеров в ФНС и попросила ответить на следующие вопросы:

• Предоставляется ли самозанятому исполнителю отпуск?
• Хочет ли самозанятый исполнитель работать по трудовому договору и в штате?
• От каких показателей зависит сумма выплат и как часто выплачивается сумма?
• На каком ресурсе самозанятый нашел эту компанию? Сразу дают подсказку: по hh и другим «работным» сайтам.

Встречи шли нон-стопом весь декабрь.

На данный момент проверка пройдена, риск минимизирован.

Инспекторы ФНС сами активно рассказывают о «договорных матчах» с одной московской логистической компанией: у которой было 60 самозанятых-курьеров. В результате ФНС компанию заставила принять в штат 40 человек задним числом, сдать отчетность и доплатить НФДЛ и страх.взносы. Кстати, уплата самих СМЗ налога НПД зависла и не пошла в зачет НДФЛ.

ФНС Москвы и ГИТ выделяют следующие ключевые индикаторы.

• Взаимодействие >3 месяцев с 35+ самозанятыми (с 2026 года, в 2025 году было 10+), каждый с доходом >35 тыс. ₽/мес и долей >75% от вашего юрлица.
• Самозанятый зависит от одного заказчика (МАРМ фиксирует нулевое число других).
• Фиксированная ежемесячная оплата (10-го/25-го), график, выделенное рабочее место, корпоративный ноутбук/транспорт/униформа.
• Договор описывает должность («курьер», «менеджер»), а не разовую задачу с результатом («доставить 100 посылок за неделю»).
• Бывший сотрудник перешел на самозанятость менее чем через 2 года — то есть нарушил «карантин».
• Основной ОКВЭД компании-Заказчика соответствует тому типу услуг/работ, который указан как в акте, так и в чеке самозанятого.

МАРМ начисляет скоринговые баллы за совпадения, АСК добавляет свои по «разрывам» в отчетности.

Чтобы выявить трудовую занятость без оформления соответствующих отношений, ФНС действует поэтапно.

Шаг 1: отправляет юрлицу официальное письмо с требованием представить документы и объяснить, почему конкретный самозанятый получает заказы только и исключительно от этого юрлица, оперируя данными из МАРМ НПД.

Шаг 2: ФНС может вызвать самозанятого на «беседу» и задать уточняющие вопросы о фактических условиях работы «Предоставляется ли вам оплачиваемый отпуск?», «Есть ли график работы?», «Хотите ли перейти на трудовой договор?», «Обеспечивают ли вас рабочим местом и материалами». Ответы используются для оценки, не являются ли отношения трудовыми.

Переквалификация договоров ГПХ в трудовые = НДФЛ + страховые взносы в размере 30,2% за весь период сотрудничества с самозанятым ретроспективно. По закону обязанности налогового агента лежат на компании, поэтому доначисления НДФЛ и взносов предъявляют работодателю за весь период сотрудничества. При этом уплаченные фрилансером 6% в зачет компании не идут, рассчитаться с государством придется по полной. Таким образом, общая сумма доначислений налогов составит 43,2%, а сверху — еще 20–40% от размера недоимки в качестве штрафа, пени — по 1/300 ставки ЦБ за день.

Но и этим может не ограничиться. В качестве вишенки на торте — административка в размере 40–50 тыс. ₽ на юрлицо и/или 10–20 тыс. ₽ на физическое по части 3 ст. 5.27 КоАП.

Теперь, когда все индикаторы известны, можно принимать меры. Ваши мысли могут быть чисты, но ошибка в оформлении договора, подхода к оплате труда и организации его работ может сыграть злую шутку.

Чтобы минимизировать риски, следуйте 7 строгим правилам, которые мы вывели на основании опыта и подтвердили практикой:

1. Договор ГПХ оформляется строго на конкретную задачу: «разработать 10 баннеров за 7 дней» с измеримым результатом, без должностей, графиков, подчинения, предоставления чего-либо, кроме задания.
2. Проверка статуса самозанятого перед выплатой ему гонорара в сервисе ФНС. Производится по ИНН, обязательно сохраняйте скриншоты результатов.
3. Документооборот должен проходить по строгим правилам: выплаты за все работы или услуги  подтверждаются актами и чеками из приложения «Мой налог». В платежке, в акте и чеке указано одно и то же. Все бумаги/файлы храните 4 года.
4. Не должно быть никакой зависимости самозанятого от компании — ни графика, ни подчиненности, ни использования оборудования, средств связи и вообще чего-либо. Для компании важно не вмешиваться в процесс работы самозанятого, а фиксировать договорные контрольные точки и результат, если они предусмотрены договором, и результат.
5. Следите за лимитом дохода самозанятых. Превышение 2,4 млн ₽/год под НПД автоматически лишает фрилансера всех привилегий спецрежима и делает из него обычное физлицо с возложением на вас обязанностей налогового агента. Требуйте с самозанятого справку о доходах перед каждой выплатой.
6. Соблюдайте двухлетний «карантин»: не оформляйте бывших сотрудников как самозанятых раньше срока — такие ситуации легко выявляются «на счет раз».
7. Не будьте единственным источником выплаты. Просите с самозанятых подтверждение наличия у него множества (хотя бы еще одного, кроме вашей компании) заказчиков.

Ну и следите за своими показателями и настраивайте процессы так, чтобы они соответствовали требованиям ФНС и трудового законодательства.

Данный чек-лист позволяет снизить риски требований от ФНС.

Не паникуйте. Письмо с запросом объяснений — это еще не переквалификация и не доначисление налогов (ст. 88 НК РФ). Соберите пакет: все договоры ГПХ, акты, чеки, переписку по задачам, скриншоты статуса самозанятых на момент выплат.

Проведите самоаудит: проверьте нет ли у вас признаков подмены трудовых отношений (жесткий график, фиксированные даты выплат как зарплата, ситуация, когда 100% доходов фрилансер получает от вас). Если видите пробелы в документации, приведите их в порядок так, чтобы они отражали реальный характер взаимодействия.
Предупредите самозанятого о возможности вызова в ФНС и напомните ему о праве давать правдивые и полные объяснения. Если отношения действительно гражданско-правовые и оформлены корректно, это снизит риск претензий со стороны инспекций.