Ваш новый главный бухгалтер — молодец? Гайд по оценке работы в первые 90 дней

С вами снова Айгуль Шадрина, налоговый консультант и основатель компании S4 Consulting.

Мы уже поговорили о том, почему выбор бухгалтера — это вопрос выживания, разобрали, где искать профессионалов, и даже обсудили налоговую реформу 2026 года. Казалось бы, полдела сделано: вы нашли специалиста, подписали договор и выдохнули.

Но здесь начинается самое интересное. Как понять, что вы наняли того самого профи, а не «бомбу замедленного действия»?

Представьте ситуацию: вы взяли бухгалтера, он сидит тихо, вопросов не задает, что-то печатает. Вы думаете: «Отлично, процесс идет». А через полгода прилетает блокировка счета или требование на миллион. Оказывается, все это время отчеты сдавались с ошибками, а первичка просто складывалась в тумбочку.

Первые 90 дней — это не просто испытательный срок для сотрудника. Это ваша единственная возможность безболезненно проверить систему на прочность до того, как ошибки станут фатальными. Сегодня я дам вам пошаговую инструкцию: куда смотреть, что спрашивать и как понять, что пора расставаться, не дожидаясь беды.

Статистика неумолима: каждый третий новый сотрудник увольняется в первые три месяца работы. Для бухгалтерии эта цифра еще страшнее, потому что цена ухода здесь умножается на стоимость ошибок.

Почему этот период критичен:

1. Высокая цена ошибки. Если новый бухгалтер в первый же квартал неверно начислит НДС или пропустит срок сдачи отчета, вы узнаете об этом не сразу. Налоговая может прислать требование через 3–6 месяцев. К этому моменту исправление будет стоить вам нервов, денег на пени и, возможно, услуг аудиторов.
2. Стресс адаптации. По шкале Холмса-Рейха смена работы — это 39 баллов стресса (сопоставимо с болезнью члена семьи). Даже опытный главбух в новой среде может растеряться. Если вы бросите его «в воду» без поддержки и контроля, он может утонуть вместе с вашей отчетностью.
3. Иллюзия компетенции. На собеседовании все хотят казаться лучше. Реальные навыки — умение работать с вашей версией 1С, знание специфики вашей отрасли, скорость реакции — проявляются только в «бою».

Ваша задача как руководителя — не ждать чуда, а управлять этим процессом. Давайте разберем, что конкретно нужно делать.

Первые две недели — самые показательные. Новый человек еще не погрузился в рутину, его глаз «не замылился», и он может (и должен!) увидеть проблемы, оставшиеся от предшественника.

Если бухгалтер говорит: «Да я потом разберусь, давайте работать», — это тревожный звонок. Профессионал начнет с акта приема-передачи дел.

Что должно быть в акте:

• Перечень переданных документов (не просто «папки», а опись за последние 3–5 лет).
• Состояние базы 1С (до какого периода закрыт год, есть ли ошибки).
• Список несданной отчетности или ответов на требования (если такие есть).

Кейс из практики:
До ввода ЕНС к нам пришел клиент — производственная компания. Мы не сразу заказали сверку с бюджетом, т.к. в самой базе 1С задолженность перед бюджетом отсутствовала. Мы очень удивились при закрытии квартала, увидев миллионное сальдо в пользу ФНС. Пришлось пересдавать прошлые периоды и сверять каждый налог. Было стрессово, выруливание ситуации заняло 5 месяцев. Впредь мы всегда при приеме дел запрашиваем актуальную сверку с бюджетом.

Это банально, но большинство компаний забывают об этом.

• Банк: проверьте доступы старого главбуха. Старый доступ — заблокировать немедленно. На нового сотрудника нужно сделать отдельный доступ.
• 1С и сервисы: у сотрудника должна быть своя учетная запись.

Даже если вы не разбираетесь в 1С, вы можете попросить нового бухгалтера сделать одну простую вещь: запустить отчет «Экспресс-проверка ведения учета».

• Как это сделать: меню «Отчеты» → «Анализ учета» → «Экспресс-проверка».
• На что смотреть: попросите показать результат. Если там сплошные красные сообщения об ошибках (особенно в разделах «Ведение книги покупок/продаж» или «Кассовые операции») — спросите, как он планирует это исправлять. Его реакция скажет вам о многом. Если он говорит «это программа глючит» — плохой знак. Если составляет план исправлений — хороший. Если вы уже немного гуру, то запросите оборотно-сальдовую ведомость за налоговый период и задайте вопросы по красным остаткам. В базе 1С чаще всего красным помечены ошибки. Нужно выслушать ответ и логику бухгалтера.
• Если вы гуру следующего уровня, вы можете открыть анализ налога на прибыль, УСН и НДС и спросить у бухгалтера, как сформировалась налоговая база. Для вас как для собственника важна логика ответа, возможность вашего главбуха доступно и на пальцах объяснить сложные отчеты.

Прошел месяц. «Медовый месяц» закончился. Пора смотреть на реальные результаты. Если на этом этапе есть хаос, дальше будет только хуже.

С 2023 года мы все живем с Единым налоговым счетом (ЕНС). Это один из главных индикаторов здоровья.

Задание бухгалтеру: «Закажи справку о сальдо ЕНС и покажи мне».

• Положительное сальдо: отлично, у вас есть переплата.
• Нулевое: тоже хорошо (хотя редкость).
• Отрицательное: это долг, это плохо.

Важно: Если минус возник из-за старых долгов — новый бухгалтер должен был вам об этом уже доложить и предложить план погашения. Если минус стал сюрпризом для него самого — это профнепригодность. Он обязан мониторить ЛК налогоплательщика еженедельно.

Попросите показать общую «оборотку» за месяц. Вам не нужно знать план счетов, просто ищите глазами красный цвет.

• Красные минусы в остатках (например, по счету 50 «Касса», 51 «Банк», 41 «Товары») — это катастрофа. Нельзя потратить из кассы денег больше, чем там было. Нельзя продать товар, которого нет на балансе.
• Что это значит: либо документы не заведены, либо заведены с ошибками, либо кто-то ворует. Профессионал никогда не оставит «красноту» в конце месяца.

Остаток по счету 51 в программе 1С должен копейка в копейку совпадать с выпиской из вашего банк-клиента. Если есть расхождение хоть на рубль — учет недостоверен. Это базовое правило гигиены.

Первая выплата зарплаты новым бухгалтером — это стресс-тест.

• Все ли получили расчетные листки? (Да, их обязаны выдавать).
• Были ли ошибки в суммах?
• Вовремя ли ушли налоги?

Жалоба сотрудника на «недоплатили 100 рублей» может показаться мелочью. Но это повод для проверки всей компании Трудовой инспекцией.

Цифры проверили. Теперь смотрим, как человек работает. Бухгалтер — это сервисная функция. Сотрудник на этой позиции должен облегчать жизнь бизнесу, а не усложнять её.

Подойдите к рабочему столу бухгалтера (или попросите показать структуру папок на сервере, если он на удаленке).

• Хаос: документы валяются горой, «я потом разберу». Это гарантия того, что 10-15% первички будет потеряно. А значит — вы переплатите НДС и налог на прибыль.
• Система: папки подписаны («Банк», «Поставщики», «Договоры»), документы в 1С заносятся день в день или хотя бы раз в неделю.

Кейс: У нас был клиент, который год не мог добиться от штатного бухгалтера порядка. Когда мы зашли на аудит, нашли коробку (!) из-под обуви, набитую накладными на несколько миллионов рублей. Бухгалтер просто «не успевала» их провести. Компания переплатила налогов на 400 тысяч рублей просто из-за лени сотрудника.

Попросите бухгалтера показать акты сверки с 3–5 вашими ключевыми поставщиками.

• Все подписано и сходится? Отлично.
• «Они не прислали, я не виноват»? Плохой ответ. Задача бухгалтера — добыть документы. Бухгалтер, который ждет, пока ему принесут — это не партнер, а секретарь.

Задайте бухгалтеру «глупый» вопрос. Например: «Почему прибыль есть, а денег на счете нет?».

• Хороший ответ: он спокойно, на пальцах (может быть, с рисунком) объясняет про кассовые разрывы, дебиторку и запасы.
• Плохой ответ: закатывает глаза, сыплет терминами («это метод начисления, вы не поймете») или говорит «так программа посчитала».

Если вы не можете общаться с бухгалтером на одном языке сейчас, представьте, что будет в кризисной ситуации.

90 дней на исходе. Пора принимать решение: оставляем, прощаемся или переводим на аутсорс.

Профессионализм бухгалтера можно измерить. Вот 4 главных метрики:

• Своевременность: все декларации сданы в срок. Вы видите зеленые галочки («Сдано») в системе отчетности (СБИС, Контур, 1С-Отчетность).
• Чистота: сумма штрафов и пеней за эти 3 месяца — 0 рублей. Любой штраф — это ЧП.
• Качество учета: закрытие месяца в 1С проходит автоматически, без ручных правок и «костылей».
• Отсутствие блокировок: если за 3 месяца вам хоть раз заблокировали счет из-за ошибки бухгалтера (не ответил на требование, забыл недоимку в 10 рублей) — это повод для увольнения.

Если вы заметили что-то из этого списка — не ждите окончания испытательного срока.

• Скрытность: бухгалтер не дает вам доступ к базе 1С («там сложно, вы что-то сломаете»). База — это ваша собственность. Отказ в доступе — это попытка скрыть ошибки или мошенничество.
• Паника: приходит требование от ФНС, и бухгалтер впадает в ступор, истерику или начинает игнорировать проблему («само рассосется»).
• Странные контрагенты: в ОСВ мелькают названия фирм, с которыми вы не работали. Это может быть признаком вывода денег.
• «Серые» советы: бухгалтер сам, без вашего запроса, предлагает схемы обналички или «бумажного НДС», уверяя, что «все так делают». Это прямой путь к уголовному делу.

В конце каждого месяца честно ответьте себе на 5 вопросов.

1. Прозрачность: я понимаю, сколько налогов платит моя компания и почему именно столько? (Бухгалтер смог мне это объяснить).
2. Безопасность: я уверен, что у налоговой нет к нам претензий прямо сейчас? (Я видел чистую справку о сальдо ЕНС).
3. Управление: я получаю данные о прибыли и расходах вовремя, чтобы принимать решения?
4. Климат: мои сотрудники не жалуются на задержки зарплаты, а поставщики — на потерянные документы?
5. Комфорт: мне комфортно общаться с этим человеком, он не создает лишнего стресса?

Вердикт:

• 5 «Да»: поздравляю, вы нашли бриллиант. Берегите его.
• 1-2 «Нет»: поговорите с сотрудником. Возможно, это вопрос притирки или нечетко поставленных задач. Дайте испытательный срок еще на месяц с четкими KPI, по ТК РФ это можно сделать при согласовании сторон.
• 3 и более «Нет»: вам нужно расставаться. Этот сотрудник не тянет.

Увольнение бухгалтера — это всегда риск. Он может удалить базу, забрать документы или «забыть» сдать отчет перед уходом.

Если решили менять:

1. Сначала найдите замену (или заключите договор с аутсорсингом).
2. Сделайте полную копию базы 1С до уведомления об увольнении.

Проведите передачу дел в согласованные для двух сторон сроки. Расставаться всегда надо красиво.

Иногда проще и безопаснее не искать нового «кота в мешке», а обратиться к системному решению. В S4 Consulting мы выстроили процессы так, что контроль качества встроен в систему. Вам не нужно проверять нас по чек-листу — мы сами присылаем вам отчеты о здоровье вашего бизнеса, а наша ответственность застрахована.

Помните: хороший бухгалтер — это не расход, а инвестиция в ваш спокойный сон и безопасность вашего бизнеса. Не соглашайтесь на меньшее.

Это четвертая статья из серии:
Часть 1. Почему выбор бухгалтера определяет здоровье бизнеса
Часть 2. Цена ошибки — миллионы. Как выбрать бухгалтера, который защитит, а не подставит?
Часть 3. Где «водятся» хорошие бухгалтеры и как их найти: гид для руководителя