Как проверить главного бухгалтера: 3 пункта за 15 минут без знания бухгалтерии

Собственник не обязан разбираться в бухгалтерии. Но отвечает за нее деньгами. По отчетности ФНС (форма № 2-НК), средние налоговые доначисления организациям за 2025 год составили 94 млн рублей, а 98 выездных проверок из 100 заканчиваются доначислениями налогов. Хорошая новость в том, что проверить работу бухгалтера можно самостоятельно — за пятнадцать минут, без бухгалтерского образования и без конфликта с сотрудником. В этой статье показываем, с каких трех пунктов начать, что смотреть дальше и когда пора выслушать второе мнение.

С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting.

Есть распространенное представление: «учет ведет бухгалтер, с него и спрос». Законодательство на это смотрит иначе. По части 1 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» ведение учета и хранение документов организует руководитель экономического субъекта. Он же по части 3 той же статьи решает, как именно это делать: возложить ведение учета на главного бухгалтера, на другое должностное лицо организации или заключить договор на бухгалтерское обслуживание.

Выбор исполнителя — управленческое решение собственника, и отвечать за результат будет тоже он. И сразу разделим два направления, которые дальше проверяются по-разному: бухгалтерский учет (первичка, баланс, отчетность о финансах) и налоговый учет (декларации, расчеты с бюджетом, требования ФНС). У ИП все проще: вести бухучет он не обязан, и проверка для него сводится, в основном, к налоговой части.

Чем грозит запущенный учет. Это не абстрактная угроза — у нее конкретные суммы и сроки, и любой из пунктов ниже может привести к реальным потерям в пользу налоговых органов.

• Блокировка расчетного счета. Если декларацию не сдали в течение 20 рабочих дней после срока, налоговая вправе приостановить операции по расчетному счету. По статье 76 Налогового кодекса это право сохраняется за инспекцией в течение трех лет со дня истечения срока. Счет встает — бизнес замирает.
• Штрафы и пени, которые растут. За непредставление декларации — штраф 5% от неуплаченной суммы налога за каждый месяц, но не более 30% и не менее 1000 рублей (статья 119 НК). За неуплату налога — 20% от суммы, а если докажут умысел — 40% (статья 122 НК). Пени в 2026 году считаются по особому ступенчатому порядку: первые 30 дней просрочки 1/300 ключевой ставки ЦБ, с 31-го по 90-й день 1/150, с 91-го дня снова 1/300. Этот порядок не бессрочный: он продлен на 2026 год Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ и применяется до 31 декабря 2026 года. Смысл прост: чем дольше платеж по налогам висит непогашенным, тем дороже он обходится. 
• Личная ответственность при банкротстве. Если компания не может расплатиться с кредиторами из-за действий контролирующего лица, это лицо по статье 61.11 закона о банкротстве несет субсидиарную ответственность по долгам организации-должника. Отсутствие или искажение бухгалтерских документов — самостоятельное основание считать, что вина есть, пока не доказано обратное. Проще говоря, запущенный учет способен переложить долги компании, включая налоговые, на личное имущество руководителя или собственника. 
• Уголовный порог. Когда накопленная недоимка по налогам, сборам и взносам превышает 18 750 000 рублей за три года подряд, история перестает быть административной — это крупный размер по статье 199 Уголовного кодекса.

❗️ Поэтому проверка работы бухгалтера — это не недоверие сотруднику. Это защита собственных денег руководителя. Ниже — как это сделать, не открывая ни одного учебника.

Большинство инструкций по проверке состояния учета вываливают на руководителя десять равнозначных шагов, и до конца списка никто не доходит. Мы поступим иначе: чтобы проверить бухгалтера без лишней теории, сначала откроем три пункта, которые видны не-бухгалтеру и закрывают самые осязаемые риски. На них уходит около пятнадцати минут, а доступ нужен только к личному кабинету юридического лица на сайте налоговой. Этих трех экранов достаточно для первой проверки и для микробизнеса, и для растущей компании.

Пункт 1. Сальдо ЕНС. Единый налоговый счет работает как баланс на телефоне: на нем видно, должна компания бюджету или нет. Зайдите в кабинет юрлица. На главной странице раздела ЕНС три блока: «Сальдо ЕНС», «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано». Отрицательное сальдо означает долг: налог либо не заплатили, либо заплатили не вовремя. Это первый сигнал, что с расчетами по налогам что-то не так.

Пункт 2. Статус сданной отчетности. Там же, в личном кабинете, видно, какие декларации приняты и как идут камеральные проверки. Подтверждение приемки отчета  — это квитанция о приеме. Отсутствие квитанции — повод задать бухгалтеру прямой вопрос. Именно из-за молчаливо несданной отчетности и блокируют счета.

Пункт 3. Входящие требования ФНС. Письма от налоговой инспекции тоже приходят в кабинет. Письмо об уплате или о пояснениях — сигнал о том, что данные компании разошлись с тем, что видит налоговая. Само по себе оно не катастрофа, но оставленное без ответа превращается в штраф или блокировку.

Как глубина проверки бухгалтерии зависит от масштаба бизнеса.

• Микробизнес и ИП (одно юрлицо, простая выручка) — трех пунктов чаще всего достаточно: операций немного, расхождения в расчетах видны сразу.
• Малый бизнес (ООО с наемными сотрудниками) — к трем пунктам добавьте регулярность: проверять раз в квартал, а не раз в год, чтобы поймать проблему до того, как набегут пени.
• Средний бизнес (несколько юрлиц, склады, штат сотрудников) — три пункта остаются стартовой проверкой, но за ними обязательна полная самопроверка (см. следующий раздел) и периодический независимый аудит: собственник вряд ли сможет проверить все сам.

Если после трех пунктов все еще остались сомнения или просто есть еще полчаса, пройдите проверку глубже. Знание бухгалтерии по-прежнему не нужно — нужно знать, где нажать и что считать тревожным. Здесь смотрим уже не только на налоги, но также на ведение первички, кассу, учет по контрагентам и движение денег — то есть на финансы компании в целом, а не на одну только налоговую отчетность.

• Экспресс-проверка в 1С. В программе есть встроенный механизм: Отчеты → Анализ учета → Экспресс-проверка. Он автоматически пробегает по учетной политике, бухучету, кассе, книгам покупок и продаж и показывает, что где не сходится. Режим ловит грубые ошибки — но только их, на это важно делать поправку.
• Бухгалтерская отчетность через ГИР БО. Баланс и отчет о финансовых результатах компании можно также посмотреть в государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчетности по ИНН. Это публичные данные, заходить в свою 1С для этого не нужно — отчет доступен онлайн по любому ООО или ИП, и так же можно проверить контрагента.
• Справка о состоянии расчетов с бюджетом. Поручите бухгалтеру получить в налоговой справку о состоянии расчетов по налогам, сборам и пеням или акт сверки расчетов — налоговики готовят его по запросу из личного кабинета за несколько рабочих дней. Этот документ показывает все расчеты компании с бюджетом и помогает увидеть скрытую задолженность. Достаточно посмотреть на знак суммы: минус — недоимка и задолженность, плюс — переплата. Главное — бухгалтер должен суметь объяснить каждую строку. Если в ответ «не знаю» или «это они там напутали» — это повод для тревоги.
• Сверка ключевых финансовых показателей. Грубую нестыковку видно и без бухгалтера: годовая выручка в отчете о финансовых результатах, прибыль в декларации по налогу на прибыль и сумма НДС за четыре квартала должны быть сопоставимы. Расчет простой: три цифры из разных отчетов об одной и той же выручке могут расходиться, но расхождение должно быть объяснимым. Также стоит сверить доходы и расходы: расходы в декларации по прибыли и выбытия с расчетного счета должны биться между собой. Сильное расхождение по НДС, выручке или прибыли — повод спросить, откуда оно. Налоговая начинает присылать требования пояснений, когда находит подобные нестыковки в ходе камеральной проверки декларации по НДС.
• Первичка по крупнейшим контрагентам. Возьмите три-пять самых крупных поставщиков или покупателей и попросите показать договоры, а также закрывающие документы. Заодно сравните дебиторскую задолженность по этим контрагентам с актами сверки: зависшие долги и контрагенты со статусом «недействующий» — повод разобраться. Нет оригиналов договоров по крупным сделкам — это уже даже не «звоночек», а сирена.
• Движение средств по расчетному счету. Откройте банковскую выписку и пройдитесь по получателям: понятен ли каждый платеж, совпадает ли назначение платежа с потребностью бизнеса. Подозрительный вывод средств на незнакомые компании здесь виден сразу. Остаток на счете в банке должен совпадать с остатком в 1С.
• Ревизия кассы. Если есть наличные, остаток в кассовой книге должен совпадать с фактическим. А если установлен лимит остатка кассы — не превышать его: субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать. Минус в кассе невозможен по определению. Нарушение кассовой дисциплины — это штраф от 40 000 до 50 000 рублей на юрлицо по статье 15.1 КоАП.
• Оборотка глазами. Откройте оборотно-сальдовую ведомость с начала года сами — в 1С или попросите бухгалтера выгрузить. Технических знаний не нужно: ищите минусы. В бухгалтерском учете минус — это сигнал, что где-то не проведен документ или не закрыт аванс. Но главное здесь не сама строка, а реакция бухгалтера: хороший специалист объяснит каждую цифру спокойно и по делу. Если в ответ «я не знаю», «это они там напутали» или «это ерунда, не обращайте внимания» — повод для тревоги.

Иногда проблему видно не в цифрах, а в поведении бухгалтера и других косвенных признаках. Вот звоночки, которые на практике встречаются чаще всего.

• Нет доступа к учетной базе, отчетность окружена секретностью. Руководитель по умолчанию должен иметь доступ к кабинету ФНС, онлайн-банку, ЭДО и учетной системе. Если их «бережет» только бухгалтер — это риск.
• «Бухгалтерия горит» в отчетный период. Аврал перед сдачей отчетности — признак, что процесс не выстроен, а держится на ручном тушении пожаров.
• Бухгалтер уходит от прямых вопросов и не может объяснить цифры простым языком. Хороший специалист переводит сложное на человеческий; постоянное «вы не бухгалтер, вам не понять» — повод насторожиться.
• Растут долги и штрафы, приходят требования от налоговой, блокируется счет. Когда налоговики пишут раз за разом, а бухгалтер не может объяснить причину столь пристального интереса, это повод усомниться в компетенции главбуха. Санкции не возникают внезапно и почти всегда оказываются следствием незакрытых вовремя ошибок.

Чтобы тревога не превратилась в паранойю, держите в голове и обратную картину — как выглядит норма, работа главбуха, за которую можно быть спокойным. Это и есть критерии, по которым собственник без знания бухгалтерии оценивает своего бухгалтера.

• Платежи и отчетность уходят вовремя, без авралов в последний день перед сдачей.
• Акты сверки с контрагентами и с бюджетом готовятся быстро, а не «вернусь к вам через неделю». Расчеты с бюджетом под контролем: недоимок и неожиданной задолженности нет.
• Бухгалтерия автономна в отчетные периоды: не дергает руководителя по каждому вопросу и не срывает сроки.
• Нет штрафов и блокировок, нет неожиданных списаний со счета в уплату доначислений от ИФНС.
• В первичке порядок: договоры и закрывающие документы на месте, зарплата начислена и выплачена, взносы считаются корректно, вовремя перечисляются в ФНС.

Если все это про вашу компанию — формально с бухгалтерией порядок: отчетность и платежи под контролем, неожиданных требований и блокировок нет. Но даже у аккуратного бухгалтера остается область, которую самопроверка не закрывает. О ней — дальше.

Тему денег обходить не будем: бухгалтер имеет доступ к платежам, и для бизнеса ущерб от злоупотреблений здесь бывает во много раз больше, чем от ошибок. Это не повод подозревать каждого — это повод знать механику и выстроить барьеры. Разберем типовые схемы и то, как их проверить и увидеть руководителю.

Зарплатные схемы. Самая частая — «мертвые души»: после увольнения сотрудника его не убирают из штатного расписания и продолжают начислять зарплату на нужный счет; либо берут несуществующего человека на вакантную должность. Как видно: сверить штатное расписание с фактически работающими и пройтись по зарплатным платежам в выписке. Необъяснимый рост фонда оплаты труда — повод копнуть.

Подставные контрагенты и откаты. Оплата уходит на счет фирмы, подконтрольной бухгалтеру, с фиктивными закрывающими документами; либо поставщик завышает цену, а излишек делят. Как видно: проверять новых и незнакомых получателей по выписке, сверять статус контрагента (недействующий — это риск), вести ревизию дебиторской задолженности по актам сверки.

Один из известных публичных примеров того, чем это заканчивается, — дело ЗАО «Балтийский берег». По публикации «Ведомостей» главный бухгалтер компании годами выводила со счетов сотни миллионов рублей через подставные фирмы. Взыскать с нее удалось лишь часть — основной груз ущерба лег на генерального директора, который отвечал за действия подчиненных. Вывод простой: даже доказанное воровство бухгалтера не снимает ответственности с руководителя, а взыскать с виновного получается не все. Разницу гасит компания и ее директор.

Невозвращенный подотчет. Бухгалтер выписывает себе подотчетные деньги и закрывает их фиктивными документами либо оставляет «висеть» на балансе годами. Как видно: контролировать незакрытые подотчетные суммы и требовать подтверждающие документы.

Схемы со складом. При наличии склада возможен сговор с кладовщиком: списывают хороший товар, продают мимо кассы, делят выручку. Как видно: регулярная инвентаризация, хотя бы выборочная по ходовым позициям. Расхождение учетных и физических остатков — повод для детальной проверки.

Что выстроить, чтобы такие схемы не работали:
✔️ Многоступенчатое подтверждение крупных платежей: бухгалтер не подтверждает крупные операции единолично — две подписи, СМС-подтверждение, лимит по корпоративной карте.
✔️ Не отдавать бухгалтеру электронную подпись директора. Пусть оформит свою подпись физического лица плюс машиночитаемую доверенность (МЧД).
✔️ Регулярно просматривать банковские выписки и проводить инвентаризацию.
✔️ Периодический независимый аудит — он и выявляет схему, и дает доказательства.

Снимем один распространенный страх: «раз отвечает руководитель — значит, виноват буду я один, что бы ни случилось». Это не так, и Кодекс проводит четкую границу.

В примечании 1.1 к статье 15.11 КоАП сказано: ответственность за грубое нарушение требований к бухучету не применяется к тому, кто ведет учет — будь то штатный бухгалтер или компания на аутсорсе, — если искажение возникло из-за того, что первичные документы составлены другими лицами не в соответствии с реальностью или вовремя не переданы.

Проще говоря, Кодекс различает того, кто ведет учет, и того, кто готовит первичку. Если менеджер не принес вовремя акт, а кладовщик оформил накладную с ошибкой — это зона ответственности тех, кто эти документы создает и передает, а не того, кто потом сводит их в отчетность. Поэтому контроль документооборота со стороны руководителя — не придирка к бухгалтеру, а наведение порядка в той части, где ответственность действительно лежит на компании. И это же — аргумент в пользу аутсорсинга: подрядчик отвечает за корректность учета по переданным документам, а не за чужие ошибки в первичке. Заодно аутсорсинг снижает и риск налоговых штрафов: подрядчик ведет учет по нормам и отвечает за свои ошибки, поэтому до санкций ФНС чаще всего просто не доходит.

Самопроверка ловит грубые нарушения и ошибки. Но дать полную оценку качеству учета — увидеть скрытые расхождения, спорные решения, налоговые риски — может только финансовый специалист: финансист или аудитор. «Зеленая галочка» в 1С этого не заменяет: она проверяет арифметику, но не соответствие учета законодательству и не финансовую логику бизнеса. Здесь и появляется идея второго мнения.

Второе мнение — это независимая проверка ведения учета. Для него нужен только доступ к базе учетной системы и отчетности, без конфликта со штатным бухгалтером. Аудит — это не придирки к сотруднику и, тем более, не формальный повод для его увольнения, а профессиональная помощь руководству: круг задач определяется по запросу заказчика, проверка носит тематический характер. Это возможность убедиться, что учет ведется правильно. Инициативный аудит — не обязанность, а решение руководителя: планирование работ и изучение учетной политики, сбор и анализ финансовой информации, систематизация данных и итоговое аудиторское мнение о том, насколько отчетность соответствует первичным документам и законодательству. Охватывают обычно период от квартала до трех лет — а если за это время накопились ошибки, аудиторы предложат восстановление учета отдельной услугой, чтобы привести базу и отчетность в порядок.

Чем такая проверка ценна — лучше всего видно на живом примере. Ко мне обратился клиент с такой ситуацией. Основной вид деятельности в ЕГРЮЛ — розничная торговля одеждой в специализированных магазинах, а фактически торговля шла через маркетплейс. Система налогообложения — УСН «доходы минус расходы», регион — Удмуртия, где по этому виду возможна льготная ставка. Льготу можно применять по виду «торговля через маркетплейс», но он не был зарегистрирован в ЕГРЮЛ как основной — а значит, право на льготу не очевидно. Клиент затруднялся составить запрос, и мы помогли: написали обращение в УФНС по Удмуртии, ждали ответ месяц. Ответ подтвердил — применение льготной ставки в этом случае возможно. Теперь у клиента есть письменное подтверждение позиции, на которое можно опереться при проверке. Вот что дает взгляд со стороны: не «поймать бухгалтера», а заранее закрыть спорный вопрос документом.

Почему собственнику об этом сложно узнать без подсказки, точно описал наш эксперт:

Что дает эта услуга от S4 на практике:

✔️ Поквартальный аудиторский контроль работы бухгалтера — проверка идет не разово, а как система. Например, перед сдачей отчетности по НДС и налогу на прибыль.

✔️ Возмещение штрафов и пеней за свои ошибки — профессиональная ответственность застрахована.

✔️ Уровень специалиста под размер бизнеса: чем сложнее финансовая модель, тем выше квалификация на нем. Подробнее условия разбираем на консультации.

Проверить работу главного бухгалтера можно самостоятельно, без бухгалтерского образования и без знания финансовых тонкостей. Начните с трех пунктов в кабинете налоговой — сальдо ЕНС, статус отчетности, входящие письма ФНС: пятнадцать минут закрывают самые осязаемые риски. Дальше — полная самопроверка по 1С, выписке и обороткам, внимание к звоночкам и к тому, как бухгалтер отвечает на вопросы. Помните про границу ответственности: за чужую и непереданную первичку вы по Кодексу не отвечаете. А там, где самопроверки мало, работает второе мнение — независимая оценка ведения учета по доступам к базе, без конфликта со штатным бухгалтером.

Заказать такую услугу можно разовой консультацией или регулярным контролем на аутсорсинге. Это не недоверие сотруднику, а защита ваших денег.