Внедрение КЭДО: четыре юридические и налоговые ловушки при переходе на кадровый электронный документооборот

Представьте себе: сегодня 22 апреля. А 28.04.2026 нужно платить НДС за первый квартал. Компания работает с прибылью, но в платежном календаре минус. Нужно выплатить аванс, заплатить за аренду и перечислить НДС, а денег на счете на все это не хватает. Это и есть кассовый разрыв, прибыль есть, а в момент Х денег на счете нет.

В 2026 году частая причина таких разрывов в том, что ни финансист, ни бухгалтер не сориентировались относительно НДС, потому что платят его первый год. Налог живет по своим срокам, а управленческий учет еще не перестроили. В статье разберемся, как НДС на УСН приводит к кассовым разрывам и как планировать его уплату не только по Налоговому кодексу, но и в управленческом учете и бухгалтерии.

Компания ожидает поступлений от своей реально прибыльной деятельности. В какой-то момент, глядя в платежный календарь, главбух понимает, что ему завтра кровь из носу нужно заплатить за аренду, иначе собственник помещения включит пени, выдать отпускные — сейчас с этим строго, и заплатить НДС — а с ним еще строже. И, если на первые две выплаты деньги есть, то на НДС — нет. Почему так происходит.
Вот типичная картина:

• Вы отгружаете крупный заказ авансом, с отсрочкой платежа в 60–90 дней.
• Доходы по факту выставления счетов-фактур отразили в управленческом учете, но денег пока нет. В учете по УСН (КУДиР) эта операция отразится после поступления средств на расчетный счет, потому что доходы в КУДиР (Книге учета доходов и расходов) для УСН признаются по кассовому методу.
• Выставленные счета-фактуры образовали НДС к уплате. Этот факт бухгалтер отразил в квартальной декларации по НДС, в книге продаж. А значит, весь этот НДС нужно перечислить в бюджет. Шах и мат.

Почему так случилось? Потому что, несмотря на схожую методику расчетов, единый налог на УСН рассчитывается и уплачивается с поступлений. А НДС — с отгрузки. И про это часто забывают.

С 2026 года планка освобождения от НДС для УСН снижена с 60 до 20 млн ₽. То, что раньше считалось «комфортной зоной упрощенца», теперь означает: вы растете — вы платите НДС. Если выручка компании превысила 20 млн ₽ в 2025 году, с 1 января нужно платить НДС по ставке 5%. Если в 2025 заработали меньше порога, а в течение 2026 года вышли за 20 млн ₽, то НДС платим, начиная со следующего месяца после перехода «за порог».

Если же компания заработает более 250 млн ₽, то со следующего месяца НДС будет уже 7%.
Важно! Если вы на УСН и выбрали льготные ставки НДС 5% или 7%, налог фактически платится со всей суммы отгрузки — входной НДС не уменьшает его, вычетов нет. Если же вы выбираете стандартную ставку 22% (или 10% для отдельных операций), вы можете уменьшать НДС к уплате за счет входного налога по общим правилам главы 21 НК РФ.

Есть ли альтернатива? Есть — перейти на общую систему налогообложения (ОСНО). Если вы на УСН в 2026 году, то в рамках налоговой реформы 2026 года правительство предоставило бизнесу возможность сменить СНО (специальный налоговый режим) с учетом новых условий, с уведомлением до 25 апреля 2026 г.

Переход на ОСНО возможен только после честных, реальных и детальных просчетов двух финмоделей с двумя разными режимами налогообложения. Почему? Да потому что на ОСНО надо платить не просто налог плюс НДС, как на УСН, а следующие налоги:

• налог на прибыль — 25%;
• НДС — 22%;
• налог на имущество — хитрый расчет.

Неужели это может быть выгоднее, чем УСН? Ответ положительный. В некоторых случаях может. И объясняется это тем, что налог на прибыль рассчитывается от прибыли, а не по ставке 6% при объекте налогообложения «Доходы» или 15% при объекте «Доходы минус Расходы» с закрытым списком.

НДС на ОСНО, как и в случае с 22% на УСН, тоже рассчитывается не со всей отгрузки, а как разница исходящего и входящего. Бывают даже случаи, когда НДС к уплате уходит в минус и меняет свое название на «НДС к возмещению». Его даже могут вернуть из бюджета — но это отдельный квест.

У УСН и НДС разная логика начислений.

• УСН считается по деньгам: пока деньги не пришли — базы нет, налога нет.
• НДС считается по отгрузке или авансу.

Вот и разница: денег еще нет, а налог уже есть. И у него строгие сроки уплаты, государство не дает отсрочек.

Отсюда конфликт: вы еще не получили оплату, но уже должны заплатить налог.

Пример.

Компания отгрузила клиенту товар на 1 050 000 ₽ 12 марта 2026 года, сумма включает НДС 5%. Налог внутри этой суммы — 50 000 ₽.

Формально клиент может перечислить миллион через 60–90 дней, возможно несколькими частями. Но НДС уже возник, причем он относится к первому кварталу полностью. Значит, вы должны перечислить в бюджет эти 50 000 ₽ тремя частями:

• до 28 апреля;
• до 28 мая;
• до 29 июня.

Если миллион придет в июне или позже, все пятьдесят тысяч придется достать из оборотных средств.

Если вы узнаете себя хотя бы в одном сценарии — риск кассового разрыва у вас высок.

1. Крупная отгрузка с отсрочкой от 60 дней. НДС нужно заплатить сейчас, а деньги придут потом. Это потенциальный риск возникновения кассового разрыва — особенно, если об этом не подумали при составлении платежного календаря.
2. Авансы и два расчета НДС. Допустим, клиент платит частями. Отгрузки еще нет, но он перечислил аванс — на него сразу нужно начислить 5% или 7% НДС. Выставили счета-фактуры — нужно начислить НДС, учтя при этом уже начисленный с аванса. Если аванс и отгрузка в разных кварталах, то НДС платим дважды — с аванса отдельно, с отгрузки отдельно, с учетом уже перечисленного в бюджет налога.
3. Сезонный бизнес. В одном квартале выручка радует, в следующем — провал. Но отгрузка идет, НДС надо платить. И налоговая не будет ждать, пока ваш клиент оплатит счет-фактуру.
4. Неуправляемая дебиторка. Сценарий «отрузили, НДС заплатили, а клиент платит когда вспомнит» — это практически гарантированный кассовый разрыв.

Как видно, у всех сценариев один сюжет — разрыв по времени между сроками уплаты НДС и приходом денег.

Кассовый разрыв — это не только «временные неудобства».

Если из‑за ошибок в учете или занижения базы вы недоплатили НДС, налоговая доначислит налог и штраф 20% от недоимки, а если докажет, что компания сделала это специально, с умыслом — то и все 40%. Плюс пени за каждый день просрочки — в 2026 году для организаций действует трехступенчатый порядок, где ставка пеней вырастает вдвое после 30‑го дня по 90-ый, и только с 91-го снижается до 1/300 ставки ЦБ. Даже если налог рассчитан верно, но оплачен с задержкой, пени все равно съедят часть оборотки.

На управленческом слое тоже аврал: руководитель находится в постоянном режиме тушения пожара. Поэтому собственник и финдиректор обсуждают не стратегию и рост компании, а ищут средства, чтобы закрыть очередную дыру в платежном календаре. В это время бизнес работает «на налоги и зарплаты», а не на планомерные инвестиции в развитие, будущую прибыль.

Хорошая новость в том, что кассовый разрыв по НДС — штука системная, а значит, прогнозируемая и управляемая. Ключевой инструмент — платежный календарь, в котором учтены суммы, необходимые на уплату НДС.

Здесь важен еще один момент. Допустим, отдел продаж решил перевыполнить план, в последние дни квартала затащил крупный контракт и отгрузил товары или услуги. Разумеется, с отсрочкой платежа еще на три месяца. В связи с этим необходимы срочные коррективы платежного календаря — ибо вот он, НДС, на который не рассчитывали, а денег с этого контракта пока не будет.

Опытный финансист может организовать отдельный резервный фонд для уплаты НДС, как, впрочем, и других налогов — и это реальный, действующий инструмент против кассовых разрывов. Да, это сокращение оборотных средств, но оно а) сознательное и б) управляемое.

Работа с условиями оплаты и авансами. Если отсрочки платежей даются бизнесу столь болезненно, есть смысл сокращать их, хотя бы постепенно. В том числе для постоянных и уважаемых клиентов — мягко, но настойчиво. И наладить работу с дебиторкой, чтобы перекрыть новый «НДС без поступлений» оплатами старых соглашений.

Самое главное — нужен специалист уровня финдиректора, который умеет пользоваться этими инструментами, мыслит не «кассовым методом», а «методом начислений».